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論項目系統(tǒng)的范圍管理4.0

【摘要】

2017年6月，我參加了XX市經(jīng)信委系統(tǒng)綜合管理平臺項目的開發(fā)，擔任本項目的項目經(jīng)理。該項目投資380萬人民幣，建設(shè)工期為一年，該項目是為了實現(xiàn)了該市經(jīng)信委的辦公自動化和經(jīng)信系統(tǒng)的信息化系統(tǒng)綜合管理，提高經(jīng)信系統(tǒng)協(xié)同辦公的質(zhì)量和效率。主要建設(shè)內(nèi)容有綜合管理平臺、移動辦公平臺和辦公自動化平臺，實現(xiàn)了第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)PC端和移動端的掛載和聚合，遵循國際上成熟的、通用的標準、規(guī)范和協(xié)議，為電子政務(wù)應(yīng)用整合打下堅實基礎(chǔ)。該項目于2018年6月通過驗收，贏得了用戶的好評。本文結(jié)合作者的實踐，以該項目為例，討論了信息系統(tǒng)項目建設(shè)過程中的范圍管理，主要從以下方面進行了闡述：規(guī)劃范圍管理，收集需求，定義范圍，創(chuàng)建WBS，確認范圍，控制范圍。

【正文】

2017年6月，我作為項目經(jīng)理參與了XX市經(jīng)濟和信息化委員會系統(tǒng)綜合管理平臺建設(shè)項目，該項目投資共380萬元人民幣，建設(shè)工期為一年，通過該項目的建設(shè)，實現(xiàn)了該市經(jīng)信委的辦公自動化和經(jīng)信系統(tǒng)的信息化系統(tǒng)綜合管理，提高經(jīng)信系統(tǒng)協(xié)同辦公的質(zhì)量和效率。

整個系統(tǒng)采用“平臺+應(yīng)用”的方式進行搭建，主要建設(shè)內(nèi)容有綜合管理平臺、移動辦公平臺和辦公自動化平臺。綜合管理平臺，實現(xiàn)了第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)PC端掛載和聚合。移動工作平臺是綜合管理平臺移動端的前臺展示，兩個平臺均能夠掛載各部門的第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)/APP，能夠?qū)λ薪尤肫脚_的應(yīng)用進行統(tǒng)一的管理和配置，所有功能都是模塊化開發(fā)。移動辦公平臺支持VPN方式無縫接入基于安卓、IOS系統(tǒng)的各類手機和平板。辦公自動化平臺以綜合管理平臺為支撐，建設(shè)涵蓋市經(jīng)信系統(tǒng)日常辦公的方方面面的，包括個人辦公、公文管理、溝通交流、行政辦公、信息資源等，滿足經(jīng)信委所有線下公文、審批、辦事的網(wǎng)上全流程流轉(zhuǎn)。系統(tǒng)遵循國際上成熟的、通用的以及國家頒布的電子政務(wù)標準、規(guī)范和協(xié)議，便于后期系統(tǒng)升級建設(shè)以及日后的電子政務(wù)應(yīng)用整合。

本項目采用滿足J2EE標準的B/S架構(gòu)技術(shù)，以O(shè)racle數(shù)據(jù)庫為支撐，符合“金保工程”技術(shù)規(guī)范和聯(lián)網(wǎng)要求。開發(fā)過程應(yīng)用輕量級J2EE架構(gòu)，基于MVC模式的Struts框架，以Ibatis作為持久化層，采用Spring進行中間層（業(yè)務(wù)層）建設(shè)，應(yīng)用服務(wù)器采用浪潮高性能服務(wù)器。由于本項目的順利上線涉及到業(yè)務(wù)的考核，因此，在本項目中，范圍管理尤為重要，在本項目中，我作為項目經(jīng)理除了對其余管理領(lǐng)域進行恪職盡守的管理外，特別對范圍管理從如下幾個方面進行了管理：

一、規(guī)劃范圍管理

俗話說得好，“磨刀不誤砍柴工”，在實施項目開發(fā)之前，做好應(yīng)有的準備工作是很有必要的。完備的計劃是項目實施的根本前提。我在該項目中，特別注重項目的范圍計劃的制定，在正式制定計劃之前，我先查找了公司組織過程資產(chǎn)，找出制定范圍管理計劃的模板，再結(jié)合公司以往項目的經(jīng)驗，制定出一份初步的計劃，然后召集項目組成員和項目干系人，對計劃進行修改和完善，在全體參與下，最終完成了一份詳細、科學的管理計劃，用于指導項目如何定義、制定、監(jiān)督、控制和確認項目范圍。

二、收集需求

需求是軟件項目成功的核心，收集需求是為實現(xiàn)項目目標而確定、記錄并管理干系人的需要和需求的過程，為定義和管理項目范圍奠定基礎(chǔ)。我們按照范圍管理計劃、需求管理計劃以及項目章程等文件，有針對性的設(shè)計了與項目需求相關(guān)的問題，制作成問卷調(diào)查表，下發(fā)給業(yè)主方干系人，通過對調(diào)查問卷的整理和分析，獲得一部分基礎(chǔ)信息，然后針對分析的結(jié)果進行小范圍的干系人訪談，作為補充，為了保證與干系人的有效合作，我們選定了一部分干系人，并邀請了幾名相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜乙黄痖_會討論需求內(nèi)容，根據(jù)討論內(nèi)容和結(jié)果，最終整理形成了需求文件和需求跟蹤矩陣。

三、定義范圍

一個成功的項目，應(yīng)該做且只做成功完成項目所需的全部工作，為了這一點，就需要在項目前期定義一個明確的項目范圍。根據(jù)前期形成的需求文件進行產(chǎn)品分析，明確所收集的需求哪些將包含在項目范圍內(nèi)，哪些將排除在項目范圍內(nèi)，明確產(chǎn)品、成果的邊界，并形成了項目范圍說明書。項目范圍說明書明確了什么工作應(yīng)該做，什么工作不要做，直接決定著項目管理團隊控制項目范圍的有效程度。項目范圍說明書主要包括產(chǎn)品范圍描述、產(chǎn)品驗收標準、可交付成果等。

四、創(chuàng)建WBS

基于項目范圍說明書，我和我的團隊開始對項目范圍進行分解，以形成該項目的WBSo在創(chuàng)建WBS中，IT項目開發(fā)中常見的問題是過于隨意，過于粗略，給進度計劃制定、成本控制等過程帶來很多不便，也為項目開發(fā)中的一些問題留下隱患。我們嚴格遵循分解8/80的原則，既沒有太粗略，也沒有過于細致，最終保證每個WBS能夠被用于進度安排、成本控制等過程中。分解中，根據(jù)項目范圍說明書，采用自上而下逐層細化分解的辦法，將項目可交成果劃分為小的、可以被管理的工作包，沒有出現(xiàn)WBS分解不全和WBS過多的情況。

五、確認范圍

確認范圍是正式驗收項目已完成的可交付成果的過程，其主要作用是使驗收過程具有客觀性，同時，通過驗收每個可交付成果，提高最終產(chǎn)品、服務(wù)或成果獲得驗收的可能性。我們需要根據(jù)項目工作的進展，不斷與業(yè)主方進行范圍的確認，從而完成階段性驗收。

六、控制范圍

控制范圍就是監(jiān)督項目的范圍狀態(tài)，管理范圍基礎(chǔ)變更的過程，是為了在項目期間保持范圍基準的維護。

在項目中，我定期組織召開項目狀態(tài)審查會，審查項目的范圍，找出范圍偏差，并做分析，嚴格杜絕一切的范圍蔓延以及鍍金。

例如，在一次狀態(tài)審查會上，我發(fā)現(xiàn)項目的功能模塊中，綜合管理平臺里面多了桌面風格管理的功能，我查了下系統(tǒng)變更日志，未找到有類似的變更記錄，于是我參照責任分配矩陣，找到這個模塊開發(fā)的負責人詢問原因，A成員告訴我，他增加這個功能，是因為業(yè)主方有人在一次電話中，向他提過希望增加這樣一個功能。

針對這種情況，我首先向A成員強調(diào)了范圍基準、以及變更流程的重要性;其次，針對這一項多出來的弄弄，我要求相關(guān)人員提交正式的變更請求，走正常的變更控制流程。

經(jīng)過我們團隊不懈的努力，歷時1年，本項目終于于2018年6月，通過了業(yè)主方組織的驗收，為用戶搭建一個具有完整技術(shù)框架、具備共性應(yīng)用支撐組件的綜合管理平臺，在綜合平臺之上全面實現(xiàn)該市經(jīng)信委的辦公自動化;同時使用“平臺+業(yè)務(wù)應(yīng)用”的模式，實現(xiàn)經(jīng)信系統(tǒng)的信息化系統(tǒng)綜合管理，得到了業(yè)主的好評。

【結(jié)尾語】

本項目的成功得益于我成功的整體管理。當然，在本項目中，還有一些不足之處，比如：軟件測試不系統(tǒng)，用例準備仍不夠充分，忽視了壓力測試，系統(tǒng)實際運行后隨著使用人員和第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)/APP的增加，運行速度下降很快，雖然通過升級硬件緩解了這個問題，但是造成資金的額外投入。在后續(xù)的學習和工作中，我將不斷的充電學習，和同行進行交流，提升自己的業(yè)務(wù)和管理水平，力爭為我國信息化建設(shè)做出自己的努力。

【備注】

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