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論項(xiàng)目成本管理

【摘要】

近年來，受國際和國內(nèi)市場影響，國內(nèi)很多煉化企業(yè)被限產(chǎn)或停產(chǎn)。面對重重困難，各煉化企業(yè)通過加強(qiáng)精益管理，提高產(chǎn)品質(zhì)量，加大研發(fā)投資，有效提高企業(yè)競爭力。我公司作為信息技術(shù)公司，看到了煉油行業(yè)巨大的商機(jī)，2020年，公司投資a煉化企業(yè)200萬元實(shí)施lims（實(shí)驗(yàn)室信息管理）系統(tǒng)，項(xiàng)目于2020年9月初開始建設(shè)，歷時5個月，于2021年6月份通過項(xiàng)目驗(yàn)收，目前系統(tǒng)運(yùn)行正常。系統(tǒng)采用了國內(nèi)先進(jìn)的掃碼、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)存儲和快速數(shù)據(jù)處理等先進(jìn)技術(shù)、b/s網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)和java開發(fā)語言，建設(shè)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)管理平臺，實(shí)現(xiàn)對實(shí)驗(yàn)室相關(guān)的人、機(jī)、料、法的全方位管理，大大提高了企業(yè)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和智能化水平。

【正文】

為了開拓?zé)捇髽I(yè)市場，我公司憑借starlims品牌優(yōu)勢， 2020年，公司以200萬元中標(biāo)某煉化企業(yè)。我擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施。本文主要從成本管理角度論述項(xiàng)目管理的過程。

本項(xiàng)目是公司進(jìn)軍煉化企業(yè)的首個項(xiàng)目，存在諸如實(shí)施周期短、質(zhì)量要求高、費(fèi)用控制嚴(yán)和甲方期望值高等難點(diǎn)問題。為此，我們采取了必要的措施，在既要保證項(xiàng)目管理和產(chǎn)品質(zhì)量符合用戶要求，又要確保項(xiàng)目實(shí)際成本控制在批準(zhǔn)的預(yù)算之內(nèi)，我主要從項(xiàng)目規(guī)劃成本管理、估算成本、制定預(yù)算和控制成本4個過程進(jìn)行項(xiàng)目管理論述。

一、規(guī)劃成本管理

為了保證項(xiàng)目的使用效果和有效控制成本，我們對成本估算、預(yù)算制定和控制預(yù)算過程進(jìn)行有效規(guī)劃。我組織專家團(tuán)隊(duì)對成本構(gòu)成、成本核算以及預(yù)算控制方法等內(nèi)容展開討論。經(jīng)分析，本項(xiàng)目主要涉及的成本主要包括軟件、定制開發(fā)和硬件采購及網(wǎng)絡(luò)部署等內(nèi)容，我們對每個子項(xiàng)又進(jìn)行了細(xì)化。在成本管理過程中，我們采用以元為計(jì)量單位進(jìn)行成本管理，并明確了不同級別工程師不同成本計(jì)價方式。實(shí)施過程中要求建立虛擬團(tuán)隊(duì)，根據(jù)資源日歷要求，高級開發(fā)人員優(yōu)先通過遠(yuǎn)程的方式參入項(xiàng)目，其它工程師分批次到達(dá)現(xiàn)場開展相關(guān)業(yè)務(wù);硬件采購與部署服務(wù)，要求直接與dell和h3c廠家直接采購;網(wǎng)絡(luò)布線施工，要求采用外包的方式，雇傭當(dāng)?shù)厝藛T，有效節(jié)省成本。

考慮到可能發(fā)生的質(zhì)量成本，要求項(xiàng)目組認(rèn)真分析各階段的實(shí)施活動，識別質(zhì)量保證和控制活動，并列入活動清單，并對其可能發(fā)生的質(zhì)量成本進(jìn)行估算。另，項(xiàng)目組還為每個關(guān)鍵階段設(shè)置成本臨界值，為后續(xù)過程進(jìn)行掙值分析和成本控制提供基準(zhǔn)。

二、估算成本

估算成本是對完成項(xiàng)目活動所需要資金進(jìn)行近似估算的過程。在成本管理計(jì)劃指導(dǎo)下，根據(jù)項(xiàng)目基準(zhǔn)文件和項(xiàng)目管理計(jì)劃，參照兄弟單位項(xiàng)目預(yù)算，我們對每個活動所發(fā)生的設(shè)備成本、人力成本和其它成本進(jìn)行估算。為了確保估算的準(zhǔn)確性，我們把項(xiàng)目劃分為項(xiàng)目啟動、業(yè)務(wù)調(diào)研、藍(lán)圖設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開發(fā)、用戶測試、上線運(yùn)行和項(xiàng)目驗(yàn)收共7個階段，每個階段又細(xì)化為項(xiàng)目子活動，采用類比估算法對每個活動發(fā)生成本進(jìn)行估算?？紤]到可能發(fā)生的項(xiàng)目管理和可交付成果質(zhì)量不合格的問題，我們對藍(lán)圖設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開發(fā)和用戶測試3個關(guān)鍵階段分別設(shè)置了2%應(yīng)急儲備，并把一系列質(zhì)量保證和控制活動列入wbs分解活動清單，各活動發(fā)生的成本列入成本估算范圍。

另，在項(xiàng)目實(shí)施之前需要引進(jìn)外部專家對項(xiàng)目成員進(jìn)行培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)煉化企業(yè)項(xiàng)目成功案例，為此我們把專家費(fèi)用列入估算范圍，并按天進(jìn)行估算。硬件采購，按照市場價格進(jìn)行估算，網(wǎng)絡(luò)布線施工，根據(jù)甲方當(dāng)時人工成本進(jìn)行估算等等。

本過程，我們采用自下而上的統(tǒng)計(jì)方法，將所有活動發(fā)生的成本匯總形成項(xiàng)目的總成本。

3、成本預(yù)算

成本預(yù)算是匯總所有單個活動或工作包的估算成本，是經(jīng)過批準(zhǔn)的預(yù)算。在編制項(xiàng)目成本預(yù)算時，我們考慮了范圍、進(jìn)度、質(zhì)量、人力資源以及項(xiàng)目風(fēng)險等相關(guān)因素，并組織公司領(lǐng)導(dǎo)、開發(fā)顧問、系統(tǒng)設(shè)計(jì)等全部項(xiàng)目人員組織開展分析和評估，并初步確定了本項(xiàng)目成本預(yù)算。我們根據(jù)預(yù)算的總金額，計(jì)提5%作為管理儲備，以防止未知風(fēng)險發(fā)生。然而，在我們提報了初版預(yù)算后，被領(lǐng)導(dǎo)駁回，主要原因是利潤空間太少，成本太高。經(jīng)仔細(xì)分析，wbs分解太粗，我們對項(xiàng)目成本估算還不夠細(xì)致，存在諸多無根據(jù)的活動估算，比如用戶接受測試的成本，我們參照類似項(xiàng)目估算了20人天，其實(shí)本項(xiàng)目業(yè)務(wù)較以前類似項(xiàng)目發(fā)生了很大的變化，成本預(yù)算時并沒有考慮在內(nèi)。我們組織專家重新對活動進(jìn)行再細(xì)化，對子活動進(jìn)行資源再估算，把用戶接受測試活動又細(xì)分為編制測試用例，審核，測試，問題反饋與解決等子活動，重新估算活動資源，工作量由原來的20人天降低為10人天，大大降低了成本。經(jīng)過二次成本估算，本次預(yù)算較初稿更細(xì)致、更合理、成本更低，成本預(yù)算最終通過領(lǐng)導(dǎo)審批。

根據(jù)wbs分解結(jié)果和活動清單，我們將得到批準(zhǔn)的項(xiàng)目估算總成本逐項(xiàng)分?jǐn)偟矫恳粋€工作階段每個活動中，并制定了每個階段的成本控制標(biāo)準(zhǔn)，確保項(xiàng)目所有工作階段預(yù)算累加和不超過項(xiàng)目總預(yù)算。

4、成本控制

項(xiàng)目成本控制是監(jiān)督項(xiàng)目資金使用狀態(tài)，管理成本基準(zhǔn)變更的過程。我們要時刻關(guān)注影響成本的風(fēng)險因素，及時更新與采取應(yīng)急措施，以保證成本管理向有力的方向發(fā)展。我們每周召開周例會，通過項(xiàng)目管理工具，記錄并審核每一項(xiàng)實(shí)際成本費(fèi)用的發(fā)生，并每周進(jìn)行掙值分析，監(jiān)控項(xiàng)目狀態(tài)，如成本超出控制臨界值，及時采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。在藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段，我們選派10名開發(fā)顧問和業(yè)務(wù)顧問到達(dá)現(xiàn)場開展相應(yīng)的調(diào)研工作，由于甲方現(xiàn)場業(yè)務(wù)與以前實(shí)施過的項(xiàng)目存在諸多相似之處，工作開展起來比較順利。經(jīng)過掙值分析，項(xiàng)目成本績效明顯超支，進(jìn)度績效超前。為了有效控制成本，我們只保留3名員工在甲方現(xiàn)場參入工作，嚴(yán)格控制人員出差頻次，減少現(xiàn)場項(xiàng)目費(fèi)用開支。經(jīng)過人員調(diào)整，成本控制在預(yù)算之內(nèi)，項(xiàng)目進(jìn)度恢復(fù)正常。在用戶集成測試階段，由于自身經(jīng)驗(yàn)不足，我們編制的測試用例不合格，多次被退回，一周后經(jīng)過掙值分析，項(xiàng)目進(jìn)度明顯落后，成本嚴(yán)重超支。我馬上組織項(xiàng)目人員開會，通報了項(xiàng)目存在的問題以及對未來項(xiàng)目的影響。經(jīng)過溝通得知，甲方人員擁有實(shí)施sap erp項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，他們同意與我們一起編制測試用例。參照技術(shù)協(xié)議中內(nèi)容，以業(yè)務(wù)流程為主線，甲方配合我們完成了項(xiàng)目測試用例的編制工作并通過審核。甲方提前為我們搭建了硬件和網(wǎng)絡(luò)測試環(huán)境。我們部署軟件環(huán)境，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員進(jìn)行集中測試，并記錄測試結(jié)果，測試完成后打印文檔并簽字確認(rèn)。在項(xiàng)目實(shí)施后期，我們內(nèi)部人員也加強(qiáng)了溝通頻次，每日組織召開內(nèi)部視頻工作會，每日通報工作進(jìn)度、存在的問題以及解決情況，有效保證項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度，提高項(xiàng)目質(zhì)量，有效減少了返工，降低人工成本。

針對項(xiàng)目中涉及成本基準(zhǔn)的變更，我們專門制定了變更管理流程，嚴(yán)格控制變更范圍，深入分析基準(zhǔn)變更內(nèi)容，變更申請經(jīng)審批后方可進(jìn)行變更成本基準(zhǔn)。

2021年3月，項(xiàng)目歷時5個月，提前1個月成功上線運(yùn)行，系統(tǒng)功能滿足了用戶的需求，并得到公司領(lǐng)導(dǎo)和客戶的一致好評。項(xiàng)目上線后，實(shí)現(xiàn)了化驗(yàn)儀器數(shù)據(jù)的自動采集、業(yè)務(wù)流程線上申請、線上審批、留樣管理和資源管理等功能。公司管理人員通過辦公電腦就可以及時了解到中間產(chǎn)品、產(chǎn)成品的質(zhì)檢數(shù)據(jù)，及時做出決策及時進(jìn)行生產(chǎn)調(diào)整，借助平臺，有效加強(qiáng)了生產(chǎn)過程的精益管理，提高產(chǎn)品質(zhì)量，為公司創(chuàng)造了質(zhì)量效益。

【結(jié)尾語】

項(xiàng)目的成功，離不開項(xiàng)目自身具備的先天品牌優(yōu)勢，離不開公司一把手的高度重視，更離不開用戶的高度參入。項(xiàng)目實(shí)施過程中也存在不足之處，比如集成測試和用戶接受測試時，數(shù)據(jù)未選取非正常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，造成系統(tǒng)運(yùn)行時產(chǎn)生bug，程序返工造成成本增加。項(xiàng)目上線后，我們將會認(rèn)真總結(jié)本項(xiàng)目存在的問題，并制定相關(guān)的改進(jìn)措施，爭取在下一個信息化項(xiàng)目實(shí)施過程中，取得更好的成績。