項(xiàng)目溝通管理貫穿于項(xiàng)目管理的全過(guò)程，發(fā)揮著重要的作用。是項(xiàng)目經(jīng)理使項(xiàng)目干系人清楚項(xiàng)目的具體情況、推動(dòng)項(xiàng)目實(shí)施工作順利進(jìn)行的必要工作。

溝通管理可分為溝通規(guī)劃、信息發(fā)布、績(jī)效報(bào)告、利害干系人管理。溝通規(guī)劃在項(xiàng)目的啟動(dòng)就要開始（如：需要階段的溝通機(jī)制），在需求調(diào)研階段結(jié)束后就需要制定切合項(xiàng)目實(shí)際的溝通規(guī)劃。溝通規(guī)劃一般根據(jù)項(xiàng)目不同階段制定不同的溝通計(jì)劃。它直接決定了項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的溝通，包括信息發(fā)布、績(jī)效報(bào)告和利害干系人的管理計(jì)劃。當(dāng)然，在執(zhí)行過(guò)程發(fā)現(xiàn)不足也會(huì)反過(guò)來(lái)修改溝通的規(guī)劃內(nèi)容。

當(dāng)然，在項(xiàng)目的實(shí)際溝通中，將會(huì)有很多不可預(yù)料的情況，項(xiàng)目經(jīng)理需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行不同形式、使用不同技術(shù)進(jìn)行溝通。如：針對(duì)不同的成員可能需要采取不同的溝通方式，對(duì)同一干系方的不同人員需要發(fā)布不同的信息進(jìn)行不同形式的溝通。

所以，項(xiàng)目管理的溝通管理，需要在大理論的指導(dǎo)下根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際制定計(jì)劃，發(fā)揮項(xiàng)目經(jīng)理的個(gè)人溝通能力，進(jìn)行切實(shí)有效的溝通。推動(dòng)項(xiàng)目的順利實(shí)施。

溝通規(guī)劃的過(guò)程是確定利害關(guān)系者的信息與溝通需求，包括誰(shuí)需要何種信息，何時(shí)需要以及如何向他們傳遞。

(1) 識(shí)別項(xiàng)目的干系方，并識(shí)別他們的溝通需求。需要包括以下內(nèi)容：

1) 在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中在哪一階段需要的信息內(nèi)容、績(jī)效內(nèi)容

2) 信息的格式

3) 溝通的方式及工具

4) 需要溝通的頻率

(2) 根據(jù)項(xiàng)目干系方的需求，制定溝通機(jī)制，并取得項(xiàng)目干系方認(rèn)可（這部分內(nèi)容一般包括在《項(xiàng)目實(shí)施方案》中）。

(3) 確認(rèn)信息發(fā)布、績(jī)效發(fā)布的效果。

(4) 形成項(xiàng)目通信錄。

(1) 通信錄

(2) 信息發(fā)布模板

(3) 溝通管理計(jì)劃（這部分內(nèi)容一般包括在《項(xiàng)目實(shí)施方案》中），它需要包括以下內(nèi)容：

1) 溝通內(nèi)容

2) 目的

3) 頻率

4) 起始/終結(jié)日期

5) 格式/媒介

6) 責(zé)任

信息發(fā)布指把所需要的信息及時(shí)提供給項(xiàng)目利害關(guān)系者，包括實(shí)施溝通管理計(jì)劃，以及對(duì)預(yù)料之外的信息索取要求做出反應(yīng)。

(1) 定期向干系方發(fā)布信息，一般包括：項(xiàng)目進(jìn)度、現(xiàn)狀、遇到的問(wèn)題及解決措施、下一步計(jì)劃、需要的協(xié)助、風(fēng)險(xiǎn)列表、里程碑情況等。這些內(nèi)容一般形式周報(bào)、月報(bào)定期向干系方發(fā)送。但由于干系方關(guān)心的不同，所以發(fā)送的內(nèi)容可能要根據(jù)干系方不同有所剪裁（發(fā)送的格式一般以確定好的模板進(jìn)行編寫然后發(fā)送）。

(2) 平時(shí)需要對(duì)項(xiàng)目過(guò)程的信息進(jìn)行整理。對(duì)項(xiàng)目干系方突然的信息需求做出反應(yīng)。

(1) 整理好的項(xiàng)目過(guò)程信息資料

(2) 發(fā)布的信息內(nèi)容

搜集所有基準(zhǔn)數(shù)據(jù)，并向利害關(guān)系者提供績(jī)效信息。一般來(lái)說(shuō)，績(jī)效信息包括為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而投入的資源的使用情況。

(1) 整理項(xiàng)目的績(jī)效信息。一般需要包括以下內(nèi)容：

1) 項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度與預(yù)期進(jìn)度的對(duì)比

2) 項(xiàng)目實(shí)際費(fèi)用開支與預(yù)期開支的對(duì)比

3) 項(xiàng)目人力投入

4) 項(xiàng)目范圍的變化及其引起的其它變化

5) 存在的風(fēng)險(xiǎn)和發(fā)生的問(wèn)題所采取的措施及所需成本

6) 對(duì)存在偏差的事項(xiàng)提出糾正的措施。如：項(xiàng)目人力投入方面

(2) 向干系方發(fā)送績(jī)效信息。發(fā)送績(jī)效信息一般會(huì)附上項(xiàng)目相關(guān)的其它信息，如：項(xiàng)目現(xiàn)狀、下一步計(jì)劃（一般以附件形式）?？?jī)效信息的發(fā)布一般也是定期進(jìn)行，如：以月為單位、項(xiàng)目里程碑結(jié)束的績(jī)效報(bào)告等。

(1) 績(jī)效報(bào)告

(2) 預(yù)測(cè)

(3) 請(qǐng)求的變更

(4) 推薦的糾正措施

(5) 組織過(guò)程資產(chǎn)（更新）

對(duì)項(xiàng)目干系方進(jìn)行管理，識(shí)別干系方在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中溝通需求的變化、地位變化、人員變動(dòng)等一系列的變化，并對(duì)這些變化做出相應(yīng)的措施。對(duì)項(xiàng)目干系方在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程發(fā)生的問(wèn)題進(jìn)行管理。

(1) 經(jīng)常評(píng)審制定項(xiàng)目溝通規(guī)劃，識(shí)別干系方在實(shí)施過(guò)程中溝通需求的變化。這些變化往往會(huì)由于干系方在項(xiàng)目中的角色變化、影響力變化，或干系方人員發(fā)生變化引起。

(2) 對(duì)于項(xiàng)目干系方的變化做出相應(yīng)的措施。在這方面，項(xiàng)目干系方主要人員發(fā)生變化或地位變化所引起的工作量、對(duì)項(xiàng)目的影響較大。

(3) 記錄、解決溝通管理過(guò)程出現(xiàn)的問(wèn)題，形成問(wèn)題登記表。這類問(wèn)題一般有項(xiàng)目干系方變動(dòng)、溝通不及時(shí)、項(xiàng)目干系方不響應(yīng)、項(xiàng)目干系方經(jīng)常失約等。需要把這些問(wèn)題記錄在案，以便向相關(guān)負(fù)責(zé)人說(shuō)明情況或進(jìn)一步溝通。

(1) 解決的問(wèn)題以及解決過(guò)程所使用的資料

(2) 批準(zhǔn)的變更請(qǐng)求

(3) 批準(zhǔn)的糾正措施

(1) 會(huì)議提綱議定

(2) 如有需要，進(jìn)行提前溝通

(3) 以文檔的形式發(fā)布：會(huì)議通知、會(huì)議提綱

(4) 會(huì)議召開，視具體情況注意簽到的必要性

(5) 會(huì)議紀(jì)要發(fā)送，并做好配置工作

如果項(xiàng)目干系方發(fā)生主要人員變動(dòng)，如：領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人變動(dòng)。此時(shí)召開會(huì)議，項(xiàng)目經(jīng)理不能按常理進(jìn)行會(huì)議主題的組織。需要與變動(dòng)的人員進(jìn)行提前的交流，了解他們最想了解的內(nèi)容、了解會(huì)議的內(nèi)容是否會(huì)有讓新的人員無(wú)法做決定或無(wú)所適從。通過(guò)提前溝通，解決新人員的問(wèn)題，再進(jìn)行會(huì)議的召開。

如果會(huì)議已經(jīng)提上日程。則需要就會(huì)議內(nèi)容與新的人員提前溝通，找到在會(huì)上解決矛盾的平衡點(diǎn)。

生活習(xí)慣

提前識(shí)別出差時(shí)間

如果項(xiàng)目干系方發(fā)生變化，或者干系方的主要人員發(fā)生變化，需要進(jìn)行以下工作（按順序）：

(1) 項(xiàng)目規(guī)劃的匯報(bào)、解釋。此時(shí)不要答應(yīng)對(duì)項(xiàng)目規(guī)劃的更改，解釋要整體的原因。

(2) 項(xiàng)目現(xiàn)階段現(xiàn)狀的匯報(bào)、解釋。此時(shí)要強(qiáng)調(diào)工作已經(jīng)進(jìn)行到什么程度，并解釋各干系方的情況。

(3) 詳細(xì)解釋項(xiàng)目的需求，結(jié)合項(xiàng)目規(guī)劃、現(xiàn)狀，取得新負(fù)責(zé)人的認(rèn)可。如果對(duì)方提出變更，則首先分析利弊（從各干系方出發(fā)），再分析對(duì)項(xiàng)目各方面的影響。

(4) 詳細(xì)解釋實(shí)施方案，結(jié)合目前的實(shí)施情況、各干系方的銜接情況。如果對(duì)方提出變更，則首先分析利弊（從各干系方出發(fā)），再分析對(duì)項(xiàng)目各方面的影響。進(jìn)而取得認(rèn)可，把工作銜接上。