一、 閱讀下述關(guān)于項(xiàng)目溝通管理的敘述,回答問題1 至問題3,將解答填入答題紙的對應(yīng)欄內(nèi)。
【說明】
老張是某個(gè)系統(tǒng)集成公司的項(xiàng)目經(jīng)理。他身邊的員工始終在抱怨公司的工作氛圍不好,溝通不足。老張非常希望能夠通過自己的努力來改善這一狀況,因此他要求項(xiàng)目組成員無論如何每周都必須按時(shí)參加例會(huì)并發(fā)言,但對例會(huì)具體應(yīng)如何進(jìn)行,老張卻不知如何規(guī)定。很快項(xiàng)目組成員就開始抱怨例會(huì)目的不明,時(shí)間太長,效率太低,缺乏效果等等,而且由于在例會(huì)上意見相左,很多組員開始相互爭吵,甚至影響到了人際關(guān)系的融洽。為此,老張非常苦惱。
【問題1】(5 分)
針對上述情況,請分析問題產(chǎn)生的可能原因。
【問題2】(15 分)
針對上述情況,你認(rèn)為應(yīng)該怎樣提高項(xiàng)目例會(huì)的效率。
【問題3】(5 分)
針對上述情況,你認(rèn)為除了項(xiàng)目例會(huì)之外,老張還可以采取哪些措施來促進(jìn)有效溝通?
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問題一:<br>解答:可能存在以下幾點(diǎn)原因:<br>1、周例會(huì)的議程沒有內(nèi)容討論<br>2、具體例會(huì)的參加人員和組織人員不明確<br>3、會(huì)議召開前沒有發(fā)放資料給每一位參會(huì)人員<br>4、沒有明確會(huì)議的目的和想得到的結(jié)果<br><br>問題二:<br>解答:我認(rèn)為要提高項(xiàng)目例會(huì)的效率,可以做好以下幾點(diǎn)<br>1、事先制定一個(gè)例會(huì)進(jìn)度<br>2、放棄可開可不開的會(huì)議<br>3、明確會(huì)議的目的和期望的結(jié)果<br>4、發(fā)布會(huì)議通知<br>5、在會(huì)議前將資料分發(fā)給參會(huì)人員<br>6、可以借助視頻設(shè)備<br>7、明確會(huì)議的議程和規(guī)則<br>8、會(huì)議的紀(jì)要,會(huì)后的總結(jié)<br>9、做好會(huì)議的后勤保障<br><br>問題三:<br>解答:老張還可以采取以下措施進(jìn)行溝通<br>1、讓項(xiàng)目成員集中辦公,促進(jìn)溝通信息交流<br>2、組織團(tuán)建活動(dòng),讓成員多融合一起,<br>3、制定基本規(guī)則<br>4、進(jìn)行集中的成員培訓(xùn),
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1老張沒準(zhǔn)備充足例會(huì)內(nèi)容,時(shí)間又長。導(dǎo)致開了例會(huì)也沒辦法解決問題。.2.項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該多和組員溝通,要向有經(jīng)驗(yàn)的人請教。每次要擬好例會(huì)內(nèi)容再開始。3老張可以跟每個(gè)人進(jìn)行一次談心。
二、 閱讀以下關(guān)于溝通管理的敘述,回答問題1至問題3,將解答填入答題紙的對應(yīng)欄內(nèi)。
[說明]
某系統(tǒng)集成商B負(fù)責(zé)某大學(xué)城A的3個(gè)校園網(wǎng)的建設(shè),是某弱電總承包商的分包商。田某是系統(tǒng)集成商B的高級項(xiàng)目經(jīng)理,對三個(gè)校園網(wǎng)的建設(shè)負(fù)總責(zé)。關(guān)某、夏某和宋某是系統(tǒng)集成商B的項(xiàng)目經(jīng)理,各負(fù)責(zé)其中的一個(gè)校園網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目。項(xiàng)目建設(shè)方聘請了監(jiān)理公司對項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)理。
系統(tǒng)集成商B承攬的大學(xué)城A校園網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目,計(jì)劃從2002年5月8日啟動(dòng),至2004年8月1日完工。期間因項(xiàng)目建設(shè)方的資金問題,整個(gè)大學(xué)城的建設(shè)延后5個(gè)月,其校園網(wǎng)項(xiàng)目的完工日期也順延到2005年1月1日,期間田某因故離職,其工作由系統(tǒng)集成商B的另一位高級項(xiàng)目經(jīng)理鮑某接替。鮑某第一次拜訪客戶時(shí),客戶對項(xiàng)目狀況非常不滿。和鮑某一起拜訪客戶的有系統(tǒng)集成商B的主管副總、銷售部總監(jiān)、銷售經(jīng)理和關(guān)某、夏某和宋某3個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理??蛻舻囊庖娙缦拢?br />
你們負(fù)責(zé)的校園網(wǎng)項(xiàng)目進(jìn)度一再滯后,你們不停地保證,又不停地延誤。
你們在實(shí)施自己的項(xiàng)目過程中,不能與其他承包商配合,影響了他們的進(jìn)度。
你們在項(xiàng)目現(xiàn)場,不遵守現(xiàn)場的管理規(guī)定,造成了現(xiàn)場的混亂。
你們的技術(shù)人員水平太差,對我方的詢問,總不能提供及時(shí)的答復(fù)。
聽到客戶的意見,鮑某很生氣,而關(guān)某、夏某和宋某也向鮑某反映項(xiàng)目現(xiàn)場的確很亂,他們已完成的工作經(jīng)常被其他承包商攪亂,但責(zé)任不在他們。至于客戶的其他指控,關(guān)某、夏某和宋某則顯得無辜,他們管理的項(xiàng)目不至于那么糟糕,他們項(xiàng)目的進(jìn)展和成績客戶一概不知,而問題卻被擴(kuò)大甚至扭曲。
[問題1](12分)
請簡要敘述發(fā)生上述情況的可能原因有哪些?
[問題2](8分)
針對監(jiān)理的作用,承建方如何與監(jiān)理協(xié)同?
[問題3](5分)
簡要指出如何制定有多個(gè)承包商參與的項(xiàng)目的溝通管理計(jì)劃?
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1.第一,溝通不到位。對于造成項(xiàng)目延期的原因是建設(shè)方的資金問題,b方的高級項(xiàng)目經(jīng)理沒有及時(shí)與客戶a進(jìn)行溝通匯報(bào)。第二,b方的三位項(xiàng)目經(jīng)理與其他承包商的溝通不夠,雙方產(chǎn)生誤解。第三,b方的項(xiàng)目經(jīng)理與a方的現(xiàn)場管理人員缺乏有效溝通。第四,b方內(nèi)部的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間缺乏有效溝通,導(dǎo)致項(xiàng)目組成員對整體項(xiàng)目不清楚,無法及時(shí)響應(yīng)客戶問題。第五,b方?jīng)]有建立溝通反饋機(jī)制,項(xiàng)目組成員沒有將客戶的問題向上級反映。<br>2.<br>3.
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1.(1)項(xiàng)目沒有制定溝通管理計(jì)劃并有效實(shí)施;(2)項(xiàng)目發(fā)生變更時(shí),沒有按照變更控制流程進(jìn)行,形成變更記錄,通知到相關(guān)干系人;(3)沒有建立項(xiàng)目管理委員會(huì),統(tǒng)一進(jìn)行項(xiàng)目的管理和協(xié)調(diào);(4)沒有做好項(xiàng)目現(xiàn)場管理方面的培訓(xùn),建立獎(jiǎng)罰制度;(5)沒有做好項(xiàng)目干系人的識別和管理,技術(shù)人員缺乏相應(yīng)培訓(xùn);(6)沒有做好項(xiàng)目溝通管理,定時(shí)向客戶方通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r,項(xiàng)目績效報(bào)告;(7)沒有對客戶的溝通需求和溝通風(fēng)格進(jìn)行分析,采取合適的方式及時(shí)進(jìn)行溝通。<br>2.(1)制定項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃;(2)對監(jiān)理的溝通需求和溝通風(fēng)格進(jìn)行分析,采取合適的溝通方式;(3)定期向監(jiān)理通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展績效情況;(4)定期對階段性成果進(jìn)行驗(yàn)收,取得監(jiān)理的簽字認(rèn)可;(5)發(fā)生變更時(shí),邀請監(jiān)理一起對項(xiàng)目的變更影響進(jìn)行評估,形成書面記錄(6)和監(jiān)理加強(qiáng)溝通,遇到問題,及時(shí)解決。<br>3.(1)建立由各個(gè)承包商、監(jiān)理方和客戶代表組成的項(xiàng)目管理委員會(huì);(2)建立項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃,并對計(jì)劃進(jìn)行評審,取得各個(gè)承包商,監(jiān)理方和客戶代表的確認(rèn)和簽字;(3)定期召開項(xiàng)目溝通會(huì)議,通報(bào)溝通管理績效;(4)對于項(xiàng)目變更,提交項(xiàng)目變更委員會(huì)審批,按照變更控制流程執(zhí)行。
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問題一<br>1)沒有定期和客戶溝通,反映項(xiàng)目進(jìn)度和問題<br>2)沒有規(guī)定項(xiàng)目成員遵守現(xiàn)場的制度,導(dǎo)致現(xiàn)場混亂<br>3)沒有與其他承包商定時(shí)溝通配合,導(dǎo)致項(xiàng)目總體進(jìn)度延后<br>4)跟客戶保證進(jìn)度時(shí),沒有對目前的項(xiàng)目狀況進(jìn)行良好分析,盲目的答應(yīng)客戶<br>5)技術(shù)人員沒有及時(shí)回答客戶問題<br><br>問題二<br>1、承建方在建設(shè)項(xiàng)目過程中,應(yīng)該與監(jiān)理方協(xié)同合作<br><br><br>
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1:項(xiàng)目實(shí)施過程中,沒有嚴(yán)格按照施工方案來實(shí)施。監(jiān)理方?jīng)]有起到監(jiān)理作用,對于施工進(jìn)度質(zhì)量掌握不到位。<br>2:承建方應(yīng)與監(jiān)理方對于每日、每周、每月的施工進(jìn)度進(jìn)行檢驗(yàn)與調(diào)整,對于出現(xiàn)滯后問題,應(yīng)立即協(xié)調(diào)項(xiàng)目方案。<br>3:每個(gè)承包商都應(yīng)與總承包商,監(jiān)理方對于施工方案、進(jìn)度條、施工步驟、施工應(yīng)急預(yù)案都明確,明白每個(gè)承包商在什么時(shí)候應(yīng)該做什么,做到什么程度等
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問題一<br>1)沒有定期跟客戶匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度、績效問題等,導(dǎo)致客戶對項(xiàng)目的實(shí)際情況不了解<br>2)對導(dǎo)致進(jìn)度滯后的原因沒有進(jìn)行深刻分析并找出應(yīng)對策略,只是不停跟客戶保證<br>3)沒有安排專門為客戶答疑的人,導(dǎo)致客戶的問題得不到及時(shí)回復(fù)<br>4)沒有制定整體管理計(jì)劃,導(dǎo)致各個(gè)分項(xiàng)目一直獨(dú)立運(yùn)行,不能相互配合,影響整體進(jìn)度<br><br>問題二<br>1)
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