摘要：
2013年4月至10月，我參加了某集團(tuán)企業(yè)協(xié)同辦公管理系統(tǒng)項(xiàng)目的開發(fā)，并擔(dān)任的該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目的總體目標(biāo)是建立一個兼具企業(yè)門戶、公文管理、工作流、知識管理、移動辦公的辦公平臺，共分為10個子系統(tǒng)，分別為：企業(yè)門戶、個人辦公、信息發(fā)布、收發(fā)文管理、規(guī)章制度、日常事務(wù)、工作流管理、文檔管理、移動辦公和基礎(chǔ)平臺。協(xié)同辦公作為當(dāng)年公司業(yè)務(wù)延伸拓展的一個新的窗口，項(xiàng)目工期緊、技術(shù)復(fù)雜、人員投入較多，存在諸多不確定性因素，項(xiàng)目的進(jìn)度很難控制。本文結(jié)合我的實(shí)踐，以協(xié)同辦公管理系統(tǒng)為例，從活動的定義排序和估算、進(jìn)度計(jì)劃的制定、進(jìn)度的控制等幾個方面對時間管理作了翔實(shí)的論述；并就項(xiàng)目過程中采取的三點(diǎn)估算、關(guān)鍵路徑識別、甘特圖、箭線圖、偏差分析等技術(shù)方法及其應(yīng)用效果做了介紹；最后，列舉了該項(xiàng)目時間管理的一些不足之處,談一些自己的體會和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。
正文：
“按時、保質(zhì)地完成項(xiàng)目”大概是每一位項(xiàng)目經(jīng)理最希望做到的，工期拖延會導(dǎo)致成本的增加，用戶的不滿意，甚至市場機(jī)遇的喪失。因而合理地安排項(xiàng)目時間是項(xiàng)目管理中一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容，它的目的是保證按時完成項(xiàng)目、合理分配資源、發(fā)揮最佳工作效率。
2013年4月至10月，我參加了某集團(tuán)企業(yè)協(xié)同辦公管理系統(tǒng)項(xiàng)目的開發(fā)，并擔(dān)任的該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理。該集團(tuán)企業(yè)是一家具有國企特征的企業(yè)，大量的紙張打印、往返傳遞、審核修改，導(dǎo)致日常辦公效率低下；同時，領(lǐng)導(dǎo)出門在外時，重要公文無法及時審核、流轉(zhuǎn)和執(zhí)行。因此，急需建立一個兼具企業(yè)門戶、公文管理、工作流管理、知識管理、移動辦公的協(xié)同辦公平臺，整體提升企業(yè)辦公服務(wù)水平和工作效率。系統(tǒng)采用B\S架構(gòu)，核心技術(shù)框架根據(jù)微軟的.NET分層體系結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)，共分為10個子系統(tǒng)，分別為：辦公門戶、工作助手、信息發(fā)布、收發(fā)文管理、規(guī)章制度、日常事務(wù)、工作流管理、文檔管理、移動辦公和基礎(chǔ)平臺。
綜合來看，該項(xiàng)目涉及工作流、移動辦公、電子簽章、全文檢索等技術(shù)難點(diǎn)；從項(xiàng)目周期上看，前后只有6個月的時間，用戶領(lǐng)導(dǎo)想很快看到成果；協(xié)同辦公是公司新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，我方領(lǐng)導(dǎo)也希望將本項(xiàng)目作為公司業(yè)務(wù)延伸拓展的一個新的窗口。由此可見，項(xiàng)目工期緊、技術(shù)復(fù)雜、涉及新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、雙方領(lǐng)導(dǎo)重視、人員投入較多，工作難度很大。面對這樣一個項(xiàng)目，我首先想到的是應(yīng)該將主要精力放在項(xiàng)目的時間管理上，主要通過活動定義和資源估算，制定合理的進(jìn)度計(jì)劃，有效管理和控制項(xiàng)目進(jìn)度以及風(fēng)險(xiǎn)因素等方法，確保本系統(tǒng)如期按質(zhì)量完成。具體來說：
首先，對項(xiàng)目進(jìn)行活動定義，合理的估算項(xiàng)目工作量及技術(shù)難度。詳細(xì)的WBS是活動定義和估算的基礎(chǔ)，因此，因此，我們采用MS Project作為項(xiàng)目管理工具，建立了項(xiàng)目的WBS，對WBS的每個任務(wù)明確了其可交付物。在具體活動的定義上，考慮到功能的復(fù)用性，例如，收發(fā)文管理、規(guī)章制度、日常事務(wù)都具有申請、會簽、審批、發(fā)布、電子簽章、在線word編輯、流程監(jiān)控等業(yè)務(wù)功能，完全可以抽取成工作流、電子簽章、在線編輯等3個組件包；而移動辦公頁面顯示模塊僅僅要適應(yīng)分辨率的不同，其他業(yè)務(wù)功能與普通程序基本相同；此外，為了提高開發(fā)效率，項(xiàng)目采用了公司的一套開發(fā)平臺，一些添刪改查等基礎(chǔ)操作也可以直接利用，權(quán)限控制模塊我們就是復(fù)用以前的案例，僅作少量修改。在工作量的估算上，采用三點(diǎn)估計(jì)的方法，并結(jié)合專家法和類比估計(jì)。邀請其他項(xiàng)目組一起，結(jié)合公司項(xiàng)目歷史績效數(shù)據(jù)以往類似的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，估算出每個活動的正常值、樂觀值、悲觀值，然后利用PERT公式[1 ( 4 * M + A + B)/6]計(jì)算取整，這樣就使活動的工作量和工期估算的更加準(zhǔn)確，為工作進(jìn)度安排提供了依據(jù)。
其次，制定合理的進(jìn)度計(jì)劃，識別關(guān)鍵路徑和關(guān)鍵任務(wù)，建立項(xiàng)目里程碑。沒有切實(shí)可行的計(jì)劃，項(xiàng)目就不可能如期完成。在具體計(jì)劃的編寫時我同樣采用MS Project作為編寫工具，制定每個任務(wù)的資源、工期和依賴關(guān)系。利用Project可以方便的生成甘特圖，自動統(tǒng)計(jì)每個人每個時間段的工作量，讓開發(fā)人員直觀的知道自己所承擔(dān)任務(wù)的時間表。安排工作時要充分考慮到每項(xiàng)工作的技術(shù)難度，技術(shù)難度大的任務(wù)安排一些經(jīng)驗(yàn)豐富的程序員，這樣不至于因?yàn)槟骋患夹g(shù)細(xì)節(jié)而影響整個工程進(jìn)度。工作流管理是整個辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)，收發(fā)公文、規(guī)章制度、信息發(fā)布、日常事務(wù)功能等都是建立在該部分的基礎(chǔ)之上。因此該部分是整個系統(tǒng)的關(guān)鍵部分，在進(jìn)度安排要分派核心的開發(fā)人員并留出充分的時間。制定完初步的進(jìn)度計(jì)劃后，還要在保證質(zhì)量的前提下對計(jì)劃進(jìn)行壓縮。這里我使用了箭線圖，先找出關(guān)鍵路徑，分析各個任務(wù)之間的關(guān)系，然后進(jìn)行優(yōu)化和平衡資源，注意不要為節(jié)假日安排工作，并預(yù)留額外時間，作為應(yīng)對應(yīng)急情況時的一種補(bǔ)充。最終，在和用戶溝通后，把一些次要功能推遲上線，滿足了用戶上線時間的要求，并確定了項(xiàng)目的里程碑。
再次，隨時跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度，必要時做好進(jìn)度調(diào)整。工作日報(bào)周報(bào)是了解每個小組成員工作情況的很好的方式，我們要求每個小組成員對自己每天的工作做詳細(xì)記錄，每周五下班前提交項(xiàng)目周報(bào)，把各自完成的任務(wù)進(jìn)度情況和下周任務(wù)計(jì)劃進(jìn)行匯報(bào)，報(bào)告要求按百分比嚴(yán)格量化任務(wù)完成情況。我每周把各項(xiàng)任務(wù)實(shí)際完成數(shù)據(jù)輸入到進(jìn)度計(jì)劃中，Project自動生成工作量統(tǒng)計(jì)表，清楚顯示任務(wù)的完成和延時信息，通過查看甘特圖就可以較好地把握項(xiàng)目總體的進(jìn)度。根據(jù)項(xiàng)目的質(zhì)量、成本、進(jìn)度等情況，對項(xiàng)目的進(jìn)度狀態(tài)進(jìn)行偏差分析，如偏差大于10%，則必須調(diào)整計(jì)劃，通過申請高效率開發(fā)人員、并行趕工、技術(shù)培訓(xùn)和交流等方式提高工作效率。
此外，項(xiàng)目評審是項(xiàng)目進(jìn)度能得到很好控制的有效措施。我們在項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃中根據(jù)項(xiàng)目設(shè)計(jì)定義了相關(guān)的里程碑，在每個里程碑我們都采取小組會議形式對本階段的工作進(jìn)行確認(rèn)、總結(jié)，對本階段的進(jìn)展情況做出結(jié)論，并決定是否調(diào)整下一階段的進(jìn)度計(jì)劃。每一次的項(xiàng)目評審都給我們帶來了很多很好的建議，讓我們充分發(fā)現(xiàn)了我們系統(tǒng)的不足之處，發(fā)現(xiàn)了許多進(jìn)度上的偏差。
最后，有效管理和控制風(fēng)險(xiǎn)因素，以避免風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生引發(fā)項(xiàng)目進(jìn)度上的延期。我們把需求和范圍定義不清、WBS分解粒度不夠細(xì)化、用戶參與不足、缺乏領(lǐng)導(dǎo)支持、技術(shù)問題等作為項(xiàng)目的主要風(fēng)險(xiǎn)事件，為每個風(fēng)險(xiǎn)做了應(yīng)對計(jì)劃，并指定了責(zé)任跟蹤風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率和影響度的變化。為了讓項(xiàng)目組在各個階段保持良好的風(fēng)險(xiǎn)意識，我把項(xiàng)目中各主要風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)按級別排序張貼在公告欄上。事實(shí)表明，這種做法效果明顯。特別是客戶方面，我定期把風(fēng)險(xiǎn)事件列表通過Email發(fā)給客戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)。隨著項(xiàng)目的推進(jìn)，雙方領(lǐng)導(dǎo)也對項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)和風(fēng)險(xiǎn)情況很關(guān)心，多次出現(xiàn)在項(xiàng)目例會和階段性評審會議上。由于有效的風(fēng)險(xiǎn)控制，加之領(lǐng)導(dǎo)的重視，項(xiàng)目小組人員受到鼓舞，士氣高漲，積極性和自信心明顯增強(qiáng)，使得項(xiàng)目得以順利實(shí)施。
正是由于項(xiàng)目初期就引入了項(xiàng)目時間管理的理念和方法，項(xiàng)目如期保質(zhì)地完成，客戶很滿意，也為今后公司類似項(xiàng)目積累了經(jīng)驗(yàn)，得到了公司管理層的高度評價。我想，這歸功于整個團(tuán)隊(duì)的配合。但是回顧起來，也有一些不足的地方：因?yàn)楣て诰o，任務(wù)重，所以經(jīng)常加班，導(dǎo)致大家非常疲憊，積極性不高，工作效率低下。我也采取了一些補(bǔ)救的措施，請示管理層做了一些鼓勵和表揚(yáng)，適當(dāng)聚餐、看電影、組織健身活動，一定程度上緩解了緊張的氛圍，項(xiàng)目績效得到了大幅改善。
總之，項(xiàng)目進(jìn)度的管理方式多種多樣，因人而異、因項(xiàng)目規(guī)模而異，管理方式不是一成不變的。適合自己的管理模式才是最好的模式，這些都有待于我們進(jìn)一步研究、探索、實(shí)踐和總結(jié)。