掙值管理(Earned value management,EVM)在專業(yè)的項目管理團體中正不斷得到發(fā)展,現(xiàn)有相關(guān)文獻(xiàn)主要關(guān)注促進(jìn)其應(yīng)用,并且闡述其在各種項目中的運用。本文將要闡述的是目前相關(guān)文獻(xiàn)中少有提及的掙值管理知識,同時也是所有項目管理人員必須了解的十大要點。
(1)如果一個項目有范圍、進(jìn)度和預(yù)算,掙值管理就可以作為一個有效的項目管理工具。這是因為,只要項目的這三個要素可測量,不管項目的規(guī)模、類型和性質(zhì)如何,掙值管理都完全依賴這三個約束要素之間的關(guān)系來描述項目的過去、現(xiàn)在和未來。
過去30年中,掙值管理的應(yīng)用已經(jīng)有力地證明了它的有效性,掙值管理作為一種項目管理方法,對項目成功的貢獻(xiàn)也得到了驗證。
(2)掙值管理原理是項目成功的可靠預(yù)測因素。掙值管理隱含的一系列規(guī)則均可在ANSI/EIA—740標(biāo)準(zhǔn)中找到,這些原理與項目成功有著強烈的正相關(guān)關(guān)系,這意味著在一個項目中掙值管理原理運用得越多,項目的成功度就越高。
(3)為了有效利用掙值管理,最重要的是需要專家計劃。掙值管理是一個非常好的計劃工具,目前大部分掙值管理的定義都忽視了這一點。例如,定義如下:“考慮到在項目的整個生命周期內(nèi)對綜合績效的持續(xù)衡量,掙值管理是一種把項目工作的技術(shù)范圍、進(jìn)度和成本進(jìn)行整合的方法。”
還有一個定義如下:“掙值管理是對范圍、進(jìn)度和資源進(jìn)行整合并衡量項目績效與進(jìn)展的一種方法。”這兩個定義都提到了衡量——一種監(jiān)督和控制職能,而沒有提及計劃。然而,研究表明掙值管理最大的影響在于明確了將要完成的工作。
掙值管理對計劃的重要影響在于使用“自下而上的詳盡的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)”來確定工作范圍和預(yù)算。使用掙值管理需要徹底地對整個項目工作進(jìn)行定義、制定進(jìn)度和預(yù)算的能力,所以項目信息越詳盡,使用掙值管理的頻率就會越低。
(4)在協(xié)作型組織即存在團隊合作和經(jīng)常性溝通的組織中掙值管理能很好地發(fā)揮作用。由于掙值管理要求自下而上地定期搜集項目信息,并對其進(jìn)行綜合、分析和傳播,所以這種方法需要整個組織具有很高的協(xié)作和溝通水平,從而產(chǎn)生及時的掙值管理數(shù)據(jù)。
在大型項目中,由于項目團隊成員來自不同部門甚至不同公司,高效的合作和溝通聯(lián)系變得尤其重要。項目計劃制訂者、工作成本專家、工程師、職能經(jīng)理、計劃和控制專家以及其他關(guān)鍵項目人員在整個項目生命周期中都需要頻繁而緊密的聯(lián)系。
(5)掙值管理與其他項目管理技術(shù)互相映襯。雖然使用掙值管理的項目從業(yè)人員高度認(rèn)可它,但掙值管理只不過是眾多項目管理工具之一,并不能孤立地去使用它。經(jīng)常與掙值管理一起使用的一項技術(shù)是關(guān)鍵路徑法(Criticalpathmethod,CPM),掙值管理中的WBS活動可以容易地轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€項目網(wǎng)絡(luò),由此決定關(guān)鍵路徑。
掙值管理和關(guān)鍵路徑法這兩種技術(shù)是相輔相成的。其他可以和掙值管理一起使用的技術(shù)包括甘特圖、平衡線圖和里程碑圖,以及標(biāo)準(zhǔn)的延時影響分析技術(shù)、工作授權(quán)法、質(zhì)量控制技術(shù)和決定管理儲備量的方法等。把掙值管理與其他被普遍接受的技術(shù)聯(lián)合使用提高了所有技術(shù)的效果。
(6)掙值管理的度量標(biāo)準(zhǔn)非常可靠。掙值管理最顯著和獨特的特點就是它用來評估和預(yù)測項目績效的度量標(biāo)準(zhǔn),這一度量標(biāo)準(zhǔn)多年來一直是項目管理文獻(xiàn)中的一個研究主題。它把項目績效的三個維度(范圍、進(jìn)度和成本)融合到統(tǒng)一的項目度量指標(biāo)中,這不僅使其與其他績效衡量方法相區(qū)別,而且已經(jīng)證實了它的切實可行性和準(zhǔn)確性。
20世紀(jì)90年代早期美國空軍進(jìn)行的研究表明,當(dāng)一個項目完成20%時,項目的累計成本績效指數(shù)(CPI)在項目剩余部分的變化不會超過±10%。一方面,穩(wěn)定的CPI表明對項目的管理控制有效;
另一方面,如果項目在完成20%時從財務(wù)上看運行不良,那么它一般不會隨時間而變得更好,除非采取重大的糾正措施。不管在哪種情況下,只要恰當(dāng)?shù)亻_發(fā)和計算,就可以依靠掙值管理的度量標(biāo)準(zhǔn)來了解項目績效。
(7)合同類型不會影響掙值管理的收益。自從掙值管理與最初美國國防部(DOD)的早期政策這一背景脫離后,掙值管理適合在成本加成合同項目中應(yīng)用這一觀點就開始流行。
大部分大型公共組織如美國國防部政策的制定必然是對各種機構(gòu)、行業(yè)、國會監(jiān)督部門以及可用資源等各方利益進(jìn)行平衡的結(jié)果。美國國防部在30%(或者更少)的合同中使用掙值管理是所有相關(guān)方都可以接受的一個權(quán)衡結(jié)果,并沒有完全反映掙值管理的用途。
最近的研究表明,實際上掙值管理的收益在范圍、進(jìn)度和成本都固定的合同項目中更大,這說明不管合同是什么類型,掙值管理對任何項目都是有效的。
(8)在項目進(jìn)行過程中調(diào)整掙值管理不是一個好主意。對于使用掙值管理進(jìn)行項目管理所帶來的每一個收益,如果試圖改變掙值管理,都可能帶來同樣有害的影響。掙值管理會極大地影響項目工作范圍及預(yù)算定義的方式,對項目進(jìn)度制定的影響則較小,主要原因是掙值管理需要一種“自下而上”的方法,通過使用“以可交付成果為導(dǎo)向”的WBS來定義項目工作的全部范圍。
試圖為進(jìn)行中的項目重新定義其掙值管理的工作范圍無異于一場災(zāi)難,這不僅會干擾工作,而且會擾亂組織、資源、溝通、里程碑、預(yù)算和進(jìn)度,并最終破壞項目績效。實施掙值管理的時機應(yīng)該是項目的預(yù)計劃階段,即項目啟動階段。
(9)為了最大化收益,可以單獨強調(diào)掙值管理的某一技術(shù)細(xì)節(jié)。掙值管理有三種主要技術(shù),即WBS、S曲線及其統(tǒng)一度量標(biāo)準(zhǔn),可以根據(jù)不同的項目環(huán)境,在不同程度上單獨強調(diào)某一種技術(shù),從而保證最佳的項目計劃、實施與控制。例如,在成本加合同項目中,有一種控制成本的方式是遵循“時間就是金錢”的邏輯來控制進(jìn)度。
掙值管理的使用者發(fā)現(xiàn),WBS非常有助于制定項目進(jìn)度,這反過來又能更好地控制時間,從而更好地控制金錢。類似地,實踐表明掙值管理的度量標(biāo)準(zhǔn)在固定總價合同環(huán)境中對評估和處理分階段付款需求非常有幫助。在必要的時候單獨關(guān)注掙值管理的這三種主要技術(shù)將有助于最大化項目成果。
(10)為了提高人們對掙值管理的接受和認(rèn)可程度,需要自上而下積極的支持。 “有測評才會有執(zhí)行”這一說法在企業(yè)項目管理中有一個推論,即“技術(shù)有推廣才會有應(yīng)用”。當(dāng)掙值管理得到企業(yè)高層管理者的支持時更容易被接受和使用,一個明顯原因是掙值管理需要時間和資源才能實施。
在簡單的項目中,掙值管理可以使用易于得到的工具如MSExcel¨和MS Project¨來實施。在復(fù)雜項目中,就需要更尖端的技術(shù)、更精密的核算和更好的組織支持。不管項目規(guī)模大小或者項目類型是什么,所有項目人員都需要接受掙值管理這種方法的培訓(xùn)。
組織高層支持掙值管理需要長時間的努力,要使掙值管理成為一種大家普遍使用的工具還有很長一段路需要走,要提高組織項目績效也還有很長一段路需要走。
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