摘要：本文簡單分析了項(xiàng)目管理在我國的發(fā)展?fàn)顩r以及遇到的困難，提出項(xiàng)目管理的重要性，最后重點(diǎn)對項(xiàng)目控制的兩個(gè)方面談了一些想法和體會。
    Abstract: This paper briefly analyzes the development status of project management and the difficulties in our country, puts forward the importance of project management, and finally mainly talks about a number of ideas and experience of two aspects of project control.
    關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；項(xiàng)目控制
    Key words: project management；project control
    0  引言
    在我國，系統(tǒng)集成項(xiàng)目的失敗幾乎成了普遍現(xiàn)象。尤其是由于對軟件業(yè)認(rèn)識的誤區(qū)，許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)盲目認(rèn)為軟件業(yè)是低成本、高回報(bào)的產(chǎn)業(yè)，絲毫不考慮風(fēng)險(xiǎn)，鼓吹軟件工程師無所不能，用戶和市場人員的無知和膽大是銀彈綜合癥的病因；由于觀念的落后，更多的用戶則認(rèn)為軟件在中國是不值錢的，對他們來講，一個(gè)應(yīng)用軟件要花掉上百萬元簡直是不可思議的事，非常宏大的企業(yè)信息化建設(shè)項(xiàng)目，卻投資很少的錢，早早給盲目膽大的軟件企業(yè)挖下了陷阱；由于經(jīng)驗(yàn)的不足，有許多項(xiàng)目在需求調(diào)研階段就沒有明確的范圍或偏離了方向，進(jìn)度、資金、工作量估計(jì)嚴(yán)重不足，而業(yè)主往往在項(xiàng)目交付后才學(xué)會提需求，使項(xiàng)目沒完沒了；由于管理水平的低下和軟件本身的智力密集性，研發(fā)過程很難控制，個(gè)人英雄主義普遍存在，致使軟件項(xiàng)目的成敗把握在個(gè)別人手里……等等，總結(jié)起來，總是教訓(xùn)多，經(jīng)驗(yàn)少。有資料把系統(tǒng)集成項(xiàng)目失敗的原因歸納為四大類：項(xiàng)目組織原因、缺乏需求管理、缺乏計(jì)劃與控制和估算錯(cuò)誤。這四大類原因無一不在項(xiàng)目管理的范疇之內(nèi)。有效的管理雖然不是項(xiàng)目成功的全部，但缺乏管理的項(xiàng)目肯定是成功不了的。管理學(xué)的創(chuàng)始人是彼得·德魯克說過：“如果沒有管理，那也就只會有一群烏合之眾，而不會有一個(gè)機(jī)構(gòu)?！澳敲?，怎樣組織一個(gè)協(xié)調(diào)、高效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，做到項(xiàng)目成功，客戶滿意，企業(yè)和合作伙伴互利雙贏呢？答案當(dāng)然是項(xiàng)目管理。
1  項(xiàng)目管理的重要性
眾多IT企業(yè)經(jīng)過多次失敗后，也逐漸認(rèn)識到項(xiàng)目管理的重要性，于是為提高企業(yè)自身的項(xiàng)目管理水平，國內(nèi)的IT企業(yè)紛紛引入CMM（軟件成熟度模型），本人所在的公司也不例外，2003年初公司將“山東省農(nóng)村信用社聯(lián)行匯劃項(xiàng)目“（以下簡稱“聯(lián)行項(xiàng)目“）作為CMM試點(diǎn)項(xiàng)目，該項(xiàng)目的目標(biāo)是：為山東省農(nóng)村信用社建立全省范圍內(nèi)的聯(lián)行匯劃系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)省內(nèi)資金的劃撥。作為項(xiàng)目的主要需求、設(shè)計(jì)和開發(fā)人員，本人深刻的感覺到了項(xiàng)目管理在項(xiàng)目實(shí)施中的重要作用，它就像是一個(gè)催化劑，能讓你的能量得到更大的釋放，讓你更有效率。項(xiàng)目管理在該項(xiàng)目中的應(yīng)用不僅使參加項(xiàng)目的相關(guān)人員自身價(jià)值和能力都得到了提升，同時(shí)也使公司以后在實(shí)施類似項(xiàng)目的時(shí)候，用更少的資金，更少的資源在合適的期間之內(nèi)對項(xiàng)目進(jìn)行更好控制。其實(shí)這點(diǎn)也正是項(xiàng)目管理的精髓所在。
既然項(xiàng)目管理的精髓在于控制，那么如何進(jìn)行有效的項(xiàng)目控制呢？控制是一個(gè)過程，衡量朝項(xiàng)目項(xiàng)目目標(biāo)方向的進(jìn)展，監(jiān)控偏離計(jì)劃的偏差，采取糾正的措施是進(jìn)展和計(jì)劃相匹配，項(xiàng)目符合既定的目標(biāo)。項(xiàng)目的控制階段超越項(xiàng)目生命周期的其他階段，它涉及到9個(gè)項(xiàng)目管理知識領(lǐng)域中的7個(gè)領(lǐng)域：①項(xiàng)目的綜合要求整體變更控制，輸出包括項(xiàng)目計(jì)劃的更新、糾正措施和吸取的教訓(xùn)。②項(xiàng)目的范圍管理包括范圍變更控制，關(guān)鍵的輸出是范圍變更。③項(xiàng)目的時(shí)間管理包括進(jìn)度控制，關(guān)鍵的輸出是進(jìn)度計(jì)劃更新。④項(xiàng)目的成本管理設(shè)計(jì)到成本控制，輸出包括修改的成本估算、預(yù)算更新、完成估算。⑤項(xiàng)目的質(zhì)量管理包括質(zhì)量控制，輸出是質(zhì)量提高、接受決策、返工、完成的檢查表和過程調(diào)整。⑥項(xiàng)目的溝通管理包括績效報(bào)告，輸出是績效報(bào)告和變更請求。⑦項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理設(shè)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施控制，輸出是風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃的更新。
2  項(xiàng)目控制的兩個(gè)方面的想法和體會
2.1 項(xiàng)目范圍變更的控制  項(xiàng)目管理最重要也是最難做的一件工作就是確定項(xiàng)目的范圍，本人在以往做過的項(xiàng)目中，經(jīng)常會遇見這樣的問題，客戶并不了解他們真正的需求是什么，于是在項(xiàng)目實(shí)施的過程中不斷的提出新的需求使整個(gè)項(xiàng)目跌入需求變化的怪圈，導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目的延期。在“聯(lián)行項(xiàng)目“中，我們在項(xiàng)目的開始階段做了充分的需求調(diào)研，讓客戶將所有的想法盡可能的闡述清楚，并把所有的需求羅列出來，我們對客戶的需求進(jìn)行分析、歸納和整理，充分的挖掘客戶潛在的需求，理解客戶業(yè)務(wù)，使用客戶的語言，站在客戶的角度思考問題，同時(shí)取得客戶的信任；在充分的需求分析基礎(chǔ)上，我們做了良好的需求管理，在軟件需求規(guī)格說明書經(jīng)過正式的評審之后納入基線，建立需求功能矩陣，對需求的變更遵循文檔化的變更流程使軟件的開發(fā)計(jì)劃、工作產(chǎn)品和活動與需求保持一致，進(jìn)行軟件的需求追溯使項(xiàng)目在變更影響分析、跟蹤、再設(shè)計(jì)、測試等方面都有了很好的依據(jù)，同時(shí)保證了產(chǎn)品的完整性和準(zhǔn)確性。范圍管理水平的低下是項(xiàng)目失敗的主要因素之一。對于IT項(xiàng)目來說，要實(shí)現(xiàn)高水平的項(xiàng)目范圍管理，重點(diǎn)要做好用戶參與、明確的需求說明以及范圍變更管理的程序設(shè)置等。
2.2 項(xiàng)目的進(jìn)度控制  簡單說，進(jìn)度控制就是比較實(shí)際狀態(tài)和計(jì)劃之間的差異，并作出必要的調(diào)整使項(xiàng)目向有利的方向發(fā)展?！鞍磿r(shí)、保質(zhì)地完成項(xiàng)目”大概是每一位項(xiàng)目經(jīng)理最希望做到的。但工期托延的情況卻時(shí)常發(fā)生。因而合理地安排項(xiàng)目時(shí)間是項(xiàng)目管理中一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容，它的目的是保證按時(shí)完成項(xiàng)目、合理分配資源、發(fā)揮最佳工作效率。它的主要工作包括定義項(xiàng)目活動、任務(wù)、活動排序、每項(xiàng)活動的合理工期估算、制定項(xiàng)目完整的進(jìn)度計(jì)劃、資源共享分配、監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度等內(nèi)容。其實(shí)計(jì)劃和實(shí)際狀態(tài)之間總會存在一些差異，也就是“計(jì)劃跟不上變化”，有的人因此得出結(jié)論“計(jì)劃沒用”。那么，面對不斷變化的實(shí)際情況，計(jì)劃到底有沒有用？其實(shí)，沒有“計(jì)劃”便無從談“變化”，也就是說計(jì)劃只是一個(gè)基準(zhǔn)，它是對未來的“預(yù)測”，或者說計(jì)劃好象一個(gè)準(zhǔn)星，它指定的方向可以命中目標(biāo)，但在子彈飛行過程中會受各種因素影響，不能保證一定命中目標(biāo)。但可以肯定的是，沒有準(zhǔn)星命中的可能性會大大降低，因?yàn)槟銦o法記錄偏差和修正彈道。工作中計(jì)劃的作用是協(xié)調(diào)工作、分析變化，如果不根據(jù)計(jì)劃執(zhí)行并進(jìn)行必要的控制，計(jì)劃沒有什么意義。也就是說控制過程中計(jì)劃才能發(fā)揮作用。進(jìn)度控制可以分成四個(gè)步驟：計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和行動。首先是制定計(jì)劃，所謂磨刀不誤砍柴功，制定計(jì)劃以前應(yīng)該先完成項(xiàng)目管理工作中的范圍管理部分。如果只圖節(jié)省時(shí)間，把這些前期工作省略，后面的工作必然會走彎路，反而會耽誤時(shí)間。項(xiàng)目一開始首先要有明確項(xiàng)目目標(biāo)、可交付產(chǎn)品的范圍定義文檔和項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。由于一些是明顯的、項(xiàng)目所必須的工作，而另一些則具有一定的隱蔽性，所以要以經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，列出完整的完成項(xiàng)目所必需的工作，同時(shí)要有專家審定過程，以此為基礎(chǔ)才能制定出可行的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，進(jìn)行合理的時(shí)間管理額和進(jìn)度控制。在聯(lián)行的項(xiàng)目中我們首先將項(xiàng)目工作分解為更小、更易管理的工作包也叫活動或任務(wù)，這些小的活動應(yīng)該是能夠保障完成交付產(chǎn)品的可實(shí)施的詳細(xì)任務(wù)。在項(xiàng)目實(shí)施中，要將所有活動列成一個(gè)明確的活動清單，并且讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的每一個(gè)成員能夠清楚有多少工作需要處理。活動清單采取文檔形式，以便于項(xiàng)目其他過程的使用和管理。當(dāng)然，隨著項(xiàng)目活動分解的深入和細(xì)化，工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）需要修改。在產(chǎn)品描述、活動清單的基礎(chǔ)上，要找出項(xiàng)目活動之間的依賴關(guān)系和特殊領(lǐng)域的依賴關(guān)系、工作順序。在這里，我們既考慮了團(tuán)隊(duì)內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，也考慮了內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴關(guān)系以及為完成項(xiàng)目所要做的一些相關(guān)工作，例如在平臺的開發(fā)必須在集成測試之前完成等，設(shè)立項(xiàng)目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是項(xiàng)目中關(guān)鍵的事件及關(guān)鍵的目標(biāo)時(shí)間，是項(xiàng)目成功的重要因素。里程碑事件是確保完成項(xiàng)目需求的活動序列中不可或缺的一部分。比如在聯(lián)行項(xiàng)目中我們將軟件需求書的最終評審、設(shè)計(jì)的完成，編碼階段的完成等關(guān)鍵任務(wù)作為項(xiàng)目的里程碑。項(xiàng)目工期估算是根據(jù)項(xiàng)目范圍、資源狀況計(jì)劃列出項(xiàng)目活動所需要的工期。估算工期時(shí)要充分考慮活動清單、合理的資源需求、人員的能力因素以及環(huán)境因素對項(xiàng)目工期的影響。聯(lián)行項(xiàng)目中我們采用了delphi的估算方法，在對每項(xiàng)活動的工期估算中應(yīng)充分考慮風(fēng)險(xiǎn)因素對工期的影響。項(xiàng)目工期估算完成后，我們采用關(guān)鍵路徑法（CPM）確定了整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃。那么制定好了項(xiàng)目計(jì)劃后，我們主要采用畫掙值圖的方式來反映項(xiàng)目的實(shí)際狀態(tài)與計(jì)劃的偏差，使項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目成員及時(shí)的了解項(xiàng)目的情況，當(dāng)出現(xiàn)偏差時(shí)能夠及時(shí)采取糾正措施。委派在進(jìn)度的控制中有非常重要的地位，很多時(shí)候計(jì)劃失控并非因?yàn)槟硞€(gè)人不努力，而僅僅是因?yàn)闆]有弄清要求。正確的委派活動要控制好三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：時(shí)間點(diǎn)、交付物、責(zé)任人。時(shí)間點(diǎn)是指任務(wù)明確的開始/結(jié)束時(shí)間，最后同時(shí)交代清楚工作上下游關(guān)系；交付物是指任務(wù)的結(jié)果，一般是工作產(chǎn)品。交付物應(yīng)明確指明具體要求；責(zé)任人是指“出了問題你該找的那個(gè)人”。如果需要幾個(gè)人協(xié)作完成任務(wù)，一定要明確指明誰負(fù)責(zé)，不能為了搞平衡而讓他們共擔(dān)責(zé)任，這可能造成誰都不擔(dān)責(zé)任。任務(wù)委派最好有文字記錄，在聯(lián)行的項(xiàng)目中我們采用下發(fā)任務(wù)單的方式，項(xiàng)目經(jīng)理在分派任務(wù)時(shí)，在任務(wù)單上對任務(wù)作出明確地描述，并指出需要完成的時(shí)間，同時(shí)和責(zé)任人進(jìn)行當(dāng)面溝通和確認(rèn)，并得到責(zé)任人的承諾。任務(wù)委派完成后當(dāng)然就是執(zhí)行了。執(zhí)行過程中項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)溝通情況和交流進(jìn)展，調(diào)度和協(xié)調(diào)資源，處理變更和應(yīng)付意外。檢查可以在執(zhí)行過程中的檢查點(diǎn)進(jìn)行，也可以在特地的時(shí)點(diǎn)進(jìn)行。檢查的目的是比較實(shí)際情況與計(jì)劃差異，以確定當(dāng)前的狀態(tài)。我們在項(xiàng)目中主要采用的檢查方式有例會、周報(bào)、口頭詢問等。另外，交付物的質(zhì)量和提交情況、變更記錄也是重要的檢查手段。檢查后如果發(fā)現(xiàn)“變化”就要行動，如果項(xiàng)目出現(xiàn)延期的情況，要及時(shí)地進(jìn)行調(diào)整，比如增加投入：增加人力資源，加班，或指派更有經(jīng)驗(yàn)的人，一般這都會帶來成本的上升；進(jìn)行調(diào)整后可能產(chǎn)生新的工作計(jì)劃，這個(gè)計(jì)劃應(yīng)該及時(shí)通知相關(guān)各方，至此項(xiàng)目又會進(jìn)入新的一輪項(xiàng)目控制過程。其實(shí)，項(xiàng)目的進(jìn)度控制正是不斷重復(fù)著兩個(gè)動作。
總之，項(xiàng)目實(shí)施過程中可變因素很多，但項(xiàng)目管理會促使大家向一個(gè)相對較好的目標(biāo)去努力。項(xiàng)目管理中的需求管理，可以了解項(xiàng)目的細(xì)節(jié)問題，從而把未知因素降到最低，是需求能夠得到更好的控制；項(xiàng)目管理中的項(xiàng)目計(jì)劃，在關(guān)鍵點(diǎn)設(shè)立檢查點(diǎn)，使得項(xiàng)目經(jīng)理能夠隨時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目的進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，能對出現(xiàn)的異?，F(xiàn)象做出快速反應(yīng)；項(xiàng)目管理中的設(shè)計(jì)和過程的文檔化，可以保證項(xiàng)目流程的清晰和計(jì)劃性，也能使經(jīng)驗(yàn)得到充分的積累和總結(jié)。這些無疑都保證了項(xiàng)目實(shí)施的可控性?？刂乒ぷ鹘?jīng)常是很事務(wù)性的，人們不愿意做有規(guī)律的堅(jiān)持。如果用一句話表達(dá)控制的重要性，不妨一問：控制的反面叫失控——誰愿意自己的項(xiàng)目失控呢？曾有人在談到什么是管理的時(shí)候說，管理就是制定計(jì)劃，然后按計(jì)劃執(zhí)行。這話足夠精練。試想，如果所有的事情都能夠按照計(jì)劃執(zhí)行，管理將成為一件簡單的作業(yè)。但是實(shí)際情況并不那么簡單，由于環(huán)境的變化、認(rèn)識的偏差、能力的不足等，造成了實(shí)際狀況與計(jì)劃的偏離。而要保證項(xiàng)目圍繞計(jì)劃開展，就得用到項(xiàng)目控制。