一、問題描述
　　項目范圍蔓延及變更在以往的項目實施過程中一直是難以控制的事情。寶信軟件在最近實施的一個項目中，采用了SAP的ASAP實施方法，并借鑒了其他公司的管理經(jīng)驗，進(jìn)行了有效的項目范圍管理。在項目實施過程中，為了防范范圍變更的風(fēng)險，在項目組織上，管理制度上，實施策略及實施方法上制定了有效的項目范圍管理方法，因而取得了良好的效果，在整個實施過程中，只在項目業(yè)務(wù)藍(lán)圖階段發(fā)生過二次小的業(yè)務(wù)變更，一次大的業(yè)務(wù)變更，且并未對整個項目的實施進(jìn)度產(chǎn)生重大影響。
　　1.項目背景
     在系統(tǒng)實施前，**鋼廠的信息化建設(shè)非常落后。幾乎沒有系統(tǒng)硬件及網(wǎng)絡(luò)平臺；企業(yè)各業(yè)務(wù)部門的管理幾乎都處于手工管理狀態(tài)或信息孤島狀態(tài),大大制約了企業(yè)管理效率和管理水平的提高。
　　2.系統(tǒng)環(huán)境
    經(jīng)過4個月的艱苦努力，為**鋼廠搭建了網(wǎng)絡(luò)，硬件，軟件平臺（SAP）。**鋼廠管理信息系統(tǒng)生產(chǎn)服務(wù)器采用兩臺DELL PowerEdge 6450服務(wù)器和DELL Powervault 210盤陣構(gòu)成雙機(jī)容錯群集系統(tǒng)。兩臺服務(wù)器通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)心跳線（Heart Beating Line），互相偵聽對方的運行狀態(tài)，一旦對方出現(xiàn)運行故障自動接管其運行的任務(wù)，實現(xiàn)系統(tǒng)不間斷運行；管理信息系統(tǒng)運行的軟件環(huán)境為WINDOWS NT 4.0和SQL SERVER，ERP應(yīng)用軟件采用SAP R/3；管理信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)為100M交換式快速以太網(wǎng)，利用交換機(jī)上10M/100M端口連接服務(wù)器、圖形工作站、下級網(wǎng)絡(luò)。各連網(wǎng)的計算機(jī)按部門采用單獨的VLAN,通過路由與管理信息系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備全部采用美國思科系統(tǒng)公司生產(chǎn)的交換機(jī)和路由器；網(wǎng)絡(luò)管理軟件采用CISCOWORKS。
　　3.項目效果
    管理信息系統(tǒng)的建立使**鋼廠實現(xiàn)了對企業(yè)資源一體化的控制和管理，有效地提高了管理水平及管理效率，實現(xiàn)了企業(yè)的物流，信息流，資金流的高度統(tǒng)一。如此高效的項目實施效率得益于項目組全體成員和客戶的努力工作，但有效的項目范圍管理無疑奠定了項目成功的基礎(chǔ)。
　　二、 解決方法
　　1.項目啟動階段的范圍管理
    (1)分階段實施的實施策略。 **鋼廠ERP項目整個項目范圍覆蓋了企業(yè)管理的各個方面，涉及范圍廣泛。全面啟動，必然需要大量的人員配備，很長的實施周期。同時由于實施初期用戶對ERP的認(rèn)識不夠，使得整個實施過程達(dá)不到預(yù)期的效果。    因此在**鋼廠的實施過程中我們采用整體規(guī)劃、分步實施、建立模板，不斷推進(jìn)的策略，將整個實施分為二個階段，第一階段集中精力，重點投入，保證企業(yè)的核心業(yè)務(wù)的順利運行。第二階段在總結(jié)一期實施經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，全面推廣，將業(yè)務(wù)擴(kuò)展到企業(yè)管理的各個方面。     第一階段實施內(nèi)容包括了建立企業(yè)網(wǎng)絡(luò)，硬件，軟件平臺，完成企業(yè)的核心業(yè)務(wù)：采購，庫存，銷售，生產(chǎn)，財務(wù)，成本模塊的上線。第二階段實施內(nèi)容包括質(zhì)量管理，設(shè)備維護(hù)，人事管理模塊。
　　(2)由用戶參與的項目組織結(jié)構(gòu)。在項目實施過程中我們組建了包括用戶經(jīng)理和用戶業(yè)務(wù)經(jīng)理，關(guān)鍵用戶在內(nèi)的項目組織結(jié)構(gòu)。在項目實施過程中，用戶方項目經(jīng)理參與關(guān)鍵事項的討論及決策，用戶業(yè)務(wù)經(jīng)理需參與項目業(yè)務(wù)流程定義，系統(tǒng)測試驗收并負(fù)責(zé)本部門對口業(yè)務(wù)的項目推進(jìn)工作。關(guān)鍵用戶應(yīng)全職參與項目，并成為項目中堅力量。
　　組建由用戶參加的項目組織結(jié)構(gòu)，不僅增加了實施人員與用戶溝通和交流的機(jī)會，使用戶在與項目實施人員的一起工作過程中充分了解項目的范圍，實施進(jìn)展，面臨的問題及其解決方法。而且在共同工作的過程中對項目的實施形成了共識，并為著同一目標(biāo)共同努力。避免對項目范圍及進(jìn)展理解上的差異，有利于項目的順利實施。
　　(3)充分的需求分析調(diào)研。業(yè)務(wù)需求分析是準(zhǔn)確確定項目范圍的基礎(chǔ)，為了保證用戶需求分析的全面，準(zhǔn)確。在向用戶進(jìn)行需求分析調(diào)研時，我們首先制定需求分析計劃，明確規(guī)定需求調(diào)研時間，用戶參加人員，調(diào)研內(nèi)容，實施人員；同時要求各個實施人員依據(jù)項目背景資料及以前其他項目的實施經(jīng)驗做好需求調(diào)研準(zhǔn)備，認(rèn)真編制需求分析問詢表，詳細(xì)列出調(diào)研問題提綱。以避免在調(diào)研中過程遺漏相關(guān)內(nèi)容；在調(diào)研過程中實施人員對用戶進(jìn)行啟發(fā)和誘導(dǎo)，使用戶能有條理，系統(tǒng)地描述需求，并在調(diào)研中詳細(xì)記錄調(diào)研問題的答案。在此基礎(chǔ)上編制用戶需求說明書。
　　2.計劃階段的項目范圍管理
　　合理，精準(zhǔn)的范圍定義是項目范圍管理的基礎(chǔ)，在范圍計劃階段，我們采取了以下措施，保證項目范圍的精準(zhǔn)定義。
　　(1)制定范圍計劃
　　在對企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)調(diào)查和需求分析的基礎(chǔ)上,明確定義系統(tǒng)范圍，這是整個項目管理的脊梁。
　　在實施過程中，我們首先制定范圍說明書。在范圍說明書中明確定義項目范圍，各階段的交付物，采用的實施方法（SAP ASAP），并對相應(yīng)用功能進(jìn)行細(xì)致描述，避免理解上的二義性。
　　(2)范圍定義
　　在范圍說明書的基礎(chǔ)上，我們采用由上而下的方法，按照項目的不同階段劃分WBS。范圍細(xì)化至每個特定的功能。使得分解后的任務(wù)可管理，可定量檢查。使項目實施人員有章可循，同時便于項目經(jīng)理在不同階段有效控制中間成果同時不至于陷入到項目細(xì)節(jié)中去。
　　3.在各個階段執(zhí)行過程中的范圍管理
　　(1)項目例會制度
　　為了加強(qiáng)對于項目進(jìn)度的有效監(jiān)控，對重要問題及時做出決策，對項目的成果和問題及時通報，建立了ERP項目組例會制度（如下圖）。 通過項目例會制度，用戶與實施人員之間不僅進(jìn)行了充分的溝通和交流，而且用戶不斷對項目范圍及已經(jīng)取得的成果進(jìn)行確認(rèn)。避免了在項目實施后期范圍變更的巨大風(fēng)險。