小李是國內(nèi)某知名IT公司的項目經(jīng)理，負責西南某省的一個企業(yè)信息系統(tǒng)項目建設(shè)的管理。在該項目合同中，簡單列出了項目承建方應(yīng)該完成的工作，據(jù)此小李自己制定了項目的范圍說明書，甲方的有關(guān)工作由其信息中心組織和領(lǐng)導(dǎo)，信息中心主任兼任該項目的甲方經(jīng)理?？墒窃陧椖繉嵤┻^程中，有時是甲方的財務(wù)部直接向小李提出變更需求，有時是甲方的銷售部直接向小李提出變更需求，而且又是這些需求又是矛盾的，面對這些變更需求，小李試圖用范圍說明書來說服甲方，甲方卻動輒用合同的響應(yīng)條款作為依據(jù)，而這些條款要么太粗，不夠明確，要么小李與他們理解不同，因此小李對這些變更需求不能簡單的接受或拒絕而左右為難，他感到很沮喪，如果不改變這種狀況，項目看來是遙遙無期。

問題一、針對上述情況，請分析問題產(chǎn)生的原因

問題二、如果你是小李，你怎樣在合同談判、計劃和執(zhí)行階段分別進行范圍管理

問題三、說明合同的作用，詳細范圍說明書的作用，以及兩者之間的關(guān)系

問題解答：

問題一、問題產(chǎn)生的原因：

1、合同沒有制定好，沒有對具體完成的工作形成明確清晰的條款

2、甲方?jīng)]有對各部門的需求及其變更進行統(tǒng)一的組織和管理

3、缺乏變更/拒絕的準則

4、由于乙方對項目的干系人及其關(guān)系分析不到位，缺乏足夠的信息來源，范圍定義不全面，不準確

5、甲乙雙方對項目的只認可和承諾

6、缺乏項目全生命周期的范圍控制

7、缺乏客戶/用戶參與

問題二、在合同談判、計劃和執(zhí)行階段應(yīng)該：

合同談判階段

1、確定明確的工作說明書或更細化的合同條款

2、在合同中明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，尤其是關(guān)于變更問題

3、采取措施，確保合同簽約雙方對合同的條款理解是一致的

計劃階段

1、編制項目范圍說明書

2、創(chuàng)建工作的分解結(jié)構(gòu)

3、制定項目的范圍管理計劃

執(zhí)行階段

1、在項目執(zhí)行過程中加強對易分解的各項任務(wù)的跟蹤和記錄

2、建立與項目干系人進行溝通的統(tǒng)一渠道

3、建立整體變更控制的規(guī)程并執(zhí)行

4、加強對項目階段性成果的審核確認