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摘要:項目質(zhì)量管理是項目管理的重要內(nèi)容之一,是一項需要全員共同參與、持續(xù)改進的過程管理工作。本文對科研院所預研項目質(zhì)量管理存在的主要問題進行了分析,并結(jié)合工作實踐就預研項目管理三大基本過程的主要階段提出了質(zhì)量管理在預研項目全過程管理中的實施做法。

關鍵詞:預研項目; 質(zhì)量管理; 項目管理

1 引言

在項目管理中項目質(zhì)量與項目成本、項目時間構成項目管理的三大目標,也是項目成功與否的關鍵因素。這三大目標互相影響、互相制約,最終目的就是要保證項目能夠在合理的時間內(nèi),用盡可能低的成本達到盡可能高的質(zhì)量水平。因此,項目質(zhì)量管理是項目管理的重要內(nèi)容之一。項目質(zhì)量管理對于確保實現(xiàn)項目的目標并最終使項目的顧客和相關方滿意起著決定性作用。

預研項目全過程質(zhì)量管理就是對項目立項過程、實施過程和驗收過程三個基本過程實施質(zhì)量管理。它包括兩個方面的內(nèi)容:其一是項目工作質(zhì)量的管理,其二是項目產(chǎn)生物的質(zhì)量管理,兩者的有機結(jié)合才是質(zhì)量管理的最高境界。也就是說,不僅要對項目全過程進行識別和控制,還要對科研主管部門、承研單位、項目組統(tǒng)籌考慮,協(xié)調(diào)管理,才能對預研項目實施有效的全過程質(zhì)量管理。

2 目前科研院所預研項目質(zhì)量管理存在的問題

2.1項目論證不足,前景難預料。

預研項目都是研制單位依據(jù)項目指南和技術發(fā)展需求,根據(jù)自身能力和條件而申報的項目。往往缺乏必要的論證或論證不充分,方案不完善,造成后續(xù)的研制工作先天不足,易導致技術可行性和方向性問題,而使研制工作中方案不斷變更或試驗件的不斷返工,造成人、財、物的巨大浪費。

2.2沒有質(zhì)量目標,質(zhì)量難保證。

預研項目的特點決定了項目的質(zhì)量目標很難完全用量化的方法控制,在預研項目的計劃中對項目的質(zhì)量計劃大多是定性的、功能性要求。預研項目的質(zhì)量有時需要較長時間甚至要等到物化后才能顯示和反映出來,具有隱含性,難以考核。

2.3過程管理不嚴格,狀態(tài)不受控。

在項目研制過程中,缺乏標準化,沒有對主要過程和關鍵過程設置質(zhì)量控制點;每個階段完成時,也沒有進行階段審查,使隱藏的錯誤帶入到下一階段。無法對項目的結(jié)果和品質(zhì)進行有效監(jiān)控和管理,易使研制工作處于失控狀態(tài),從而影響研制質(zhì)量。

2.4負責人的作用未發(fā)揮。

負責人作用的發(fā)揮是影響預研項目質(zhì)量的關鍵因素。影響負責人作用發(fā)揮的主要因素有科研環(huán)境、責任心、科研作風、組織能力、技能水平、時間投入等。責任心往往比技能水平更重要,應建立科學的激勵與約束機制,促使負責人的積極性不斷提高創(chuàng)造性不斷發(fā)揮、高質(zhì)量成果不斷產(chǎn)生。

2.5項目經(jīng)費緊張,使用不合理。

預研項目經(jīng)費的投入不大,通常不足以支撐整個項目的研制,統(tǒng)籌不好會導致計劃拖期或者根本無法完成任務要求。如何將最少的投入得到最有效的利用,必須平衡好項目管理中三大目標的內(nèi)在關系。經(jīng)費使用不當也是預研項目管理中比較突出的問題,盲目、濫用勢必影響項目完成質(zhì)量。

由此可見,預研項目在研制過程中一旦出現(xiàn)質(zhì)量問題,會導致研制周期延長,成本增加,最終無法按期保質(zhì)地完成任務書或合同的要求。因此,質(zhì)量管理就顯得尤為重要。只有實施項目全過程的質(zhì)量管理,才能全面保證項目研制質(zhì)量。

3 質(zhì)量管理在預研項目全過程管理中的實施

預研項目按過程管理可劃分為三大基本過程:立項過程、實施過程和驗收過程;按管理階段可劃分為規(guī)劃與指南、論證和審批、年度計劃、組織實施、驗收與鑒定五個階段。全過程質(zhì)量管理應該貫徹到過程的各個階段,每一階段達到預定結(jié)果后才能進入下一階段。其流程如下圖所示。

3.1立項過程

立項過程是科研活動的起點,好的開始是成功的一半,立項的質(zhì)量直接影響到項目最終完成的質(zhì)量。立項過程環(huán)節(jié)多、時間長、牽涉面廣、不確定因素多、決策要求高。

3.1.1規(guī)劃和指南

在項目申請之初,上級主管部門會讓各個院所編制科技發(fā)展規(guī)劃,經(jīng)過篩選形成項目指南正式下發(fā)所屬院所,期限一般為五年。規(guī)劃和指南是科研立項的直接依據(jù),用于指導預研項目的論證和審批。其如何編制直接影響到規(guī)劃和指南的質(zhì)量,更關系到科研院所的切身利益。

所科技部門會從總體發(fā)展目標、發(fā)展思路、重點支持的領域和方向、重大預研項目、政策措施等方面組織研究部來編制規(guī)劃與指南,因為強調(diào)宏觀把握和頂層設計要求,編制好的規(guī)劃和指南經(jīng)單位技術專家審核、同意后,在部門之間、學科之間、領域之間進行權衡后方可上報。

3.1.2論證和審批

首先是上報項目建議書,上級主管部門對預研項目分類進行論證和審批。這是立項過程中最關鍵的階段,嚴把質(zhì)量關才能確保項目順利通過論證和審批。

科技部門會根據(jù)下發(fā)的預研項目規(guī)劃和指南,圍繞預研項目的必要性、研究目標和主要內(nèi)容、研究經(jīng)費的合理性、應用前景等方面組織研究部開展預研項目論證,編制預研項目建議書,力求從格式、內(nèi)容、經(jīng)費等方面使建議書更符合上級的要求,然后經(jīng)分管技術專家審核后報上級主管部門。

項目建議書批復下來后,科技部門會按照批復中明確的時限要求和規(guī)定的格式上報預研項目任務書。任務書與建議書編制的側(cè)重點不同,任務書重點論證研究方案可行性、主要進度節(jié)點和階段目標要求、任務分工、研究周期、研究經(jīng)費細化測算等?？萍疾块T會組織專家對編制好的任務書進行所內(nèi)評審,主要審查預研項目與建議書批復要求的符合程度和任務書格式的完整性?？萍疾块T還要確定項目參研人員、相關項目立項情況、已有條件與配套措施、自籌經(jīng)費的落實等方面。修改后的任務書報分管所領導審核蓋所公章報出,等待批復。

3.2實施過程

項目任務書批復以后,科技部門嚴格按照年度計劃要求和有關規(guī)定,指導、督促承研單位完成科研任務,及時協(xié)調(diào)處理各種問題。重大事項,報上級主管部門協(xié)調(diào)解決。此過程是預研項目全過程管理的重點和核心,主要是指預研項目立項后組織實施直至項目驗收前的這一過程。

3.2.1年度計劃

項目任務書批復下來后,上級主管部門會要求上報年度計劃建議,對其進行審核和綜合平衡,分批下達預研項目年度計劃。年度計劃是預研項目組織實施和監(jiān)督檢查的重要依據(jù),明確當年科研任務的目標要求、主要研究內(nèi)容、科研進度節(jié)點和成果形式、年度經(jīng)費安排數(shù)等。

科技部門在部署年度計劃編制時,嚴格以批復的項目任務書要求為輸入,編報里程碑計劃節(jié)點。上報的計劃要適度,松了必然影響進度不能按期驗收,緊了勢必造成后續(xù)的管理環(huán)節(jié)步步被動,難以保證完成主管部門的考核。這個度是由技術專家來把握的,確保年度計劃的準確性、可考核性和可實施性。

3.2.2組織策劃

科技部門組織項目負責人對實施過程進行策劃,策劃是建立在項目組充分討論的基礎上的,最終形成項目的技術實施方案,其內(nèi)容包括:項目意義和作用、研究目標與成果、主要研究內(nèi)容及關鍵技術、技術方案、任務分工、進度及經(jīng)費安排、重要節(jié)點的設置與檢查方法等等。策劃的輸出都形成書面材料,并經(jīng)所內(nèi)專家評審,層層嚴格把關,最后通過上級主管部門組織的方案評審。這些策劃真實客觀地反應了項目的實施路線,同時也是考核個人工作的依據(jù)。

3.2.3監(jiān)督檢查

監(jiān)督檢查是實施過程控制的主要手段,內(nèi)容有季度檢查、半年度檢查、年度檢查和中期評估,方式有書面報告、抽查、現(xiàn)場檢查和階段評審等?？萍疾块T采用逐級檢查的方式,即分系統(tǒng)向總體匯報,總體對分系統(tǒng)匯報情況進行匯總,向科技部門匯報,科技部門再匯總向技術專家匯報,經(jīng)審核后報上級主管部門。這種方式保證了報告的質(zhì)量和檢查的效果,又提高了工作效率。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時分析原因并采取相應措施,確保項目保質(zhì)保量完成。

3.2.4經(jīng)費管理

科研經(jīng)費管理的核心是:預算合理、執(zhí)行嚴肅、結(jié)算準確、撥款及時。按職責,經(jīng)費預算和決算是由科技部門來完成的。上報給主管部門的項目季報和年報中經(jīng)費使用情況也是由科技部門填報的,因為財務提供的數(shù)據(jù)中挪用公攤費占了許多,經(jīng)費使用比例不合理,也不是?？顚Ｓ??？萍疾块T通常以當年任務書為依據(jù),根據(jù)經(jīng)費開支情況,合理填報八大經(jīng)費,有事業(yè)費撥款的單位工資費不允許出現(xiàn),使預決算相對應,并符合主管部門經(jīng)費管理規(guī)定,以保證通過項目最終驗收時的經(jīng)費使用審查。

3.3驗收過程

驗收過程是由主管部門來組織對承研單位的科研完成情況進行全面檢查的過程,是科研過程中的最后一環(huán)。主要審查任務書規(guī)定的各項目標和內(nèi)容完成情況、經(jīng)費使用情況、研究成果應用情況及知識產(chǎn)權管理和成果轉(zhuǎn)化情況。

3.3.1材料準備

驗收材料的合理組織是驗收的基礎,應“繁簡適當、重點突出”。 驗收過程主要是對驗收書的審查,驗收書包括科研工作總結(jié)報告和財務決算審計報告,驗收書如何編寫關系到驗收的效果。科技部門對照任務書的有關內(nèi)容(如研究目標、研究內(nèi)容、預期成果、關鍵技術、技術文件)來設置編寫提綱,并仔細核算財務決算報告和審計報告,保持一致。驗收書上報前要進行所內(nèi)預審,由分管所副總工程師專家對預研項目全過程、結(jié)果和應用、突破關鍵技術以及驗收意見等的描述總把關,確保項目通過驗收。

3.3.2成果鑒定

鑒定是確定預研成果水平的重要手段。鑒定時應盡可能收集證明成果水平的客觀評價資料,如文章發(fā)表的檔次、數(shù)量、引用情況,查新報告,成果的反響與應用情況等,鑒定結(jié)論應準確科學,注重對水平的評價。

綜上所述,科學編制規(guī)劃和指南,發(fā)揮承研單位的審查作用,是提高立項過程效率與質(zhì)量的有效手段;對實施過程進行認真策劃,注重負責人作用的發(fā)揮,加強科研經(jīng)費管理,是保證實施過程質(zhì)量的有效手段;合理組織驗收材料,加強成果的鑒定,是保證驗收過程質(zhì)量和科研成果效益最大化的有效手段。對預研項目的主要過程實施分階段質(zhì)量管理,有利于掌握研制進度和解決關鍵技術,從而實現(xiàn)預研項目全過程質(zhì)量管理,同時,發(fā)揮了技術負責專家的技術引領和指導作用。

4 結(jié)語

預研項目的全過程質(zhì)量管理是一個持續(xù)改進的過程,需要全員共同參與完成,以人為核心,人是質(zhì)量控制與管理的動力,項目是質(zhì)量控制與管理的結(jié)果。以人的工作質(zhì)量保證項目的質(zhì)量,才能達到質(zhì)量管理的最終目標。