據(jù)AMT咨詢公司的總結(jié)分析，從企業(yè)項目的協(xié)同復(fù)雜度以及項目數(shù)量來分析，項目管理會經(jīng)歷5個階段：

圖2 項目管理的5個階段

我國中小軟件企業(yè)多數(shù)一年有一兩百個項目，項目之間較為獨立，并且多關(guān)注項目最終的執(zhí)行結(jié)果，缺乏規(guī)范化的管理，可以判斷，我國中小軟件企業(yè)多數(shù)還是處于項目管理的第二個階段，亟待向第三個階段邁進。處于這個階段的企業(yè)的項目成本較高，質(zhì)量和進度難以保證，因此唯有提升項目管理能力，中小軟件企業(yè)才能在激烈的競爭中謀求一定的市場地位，把握利好的產(chǎn)業(yè)發(fā)展契機。

如何提升中小項目型軟件企業(yè)的項目管理能力？

如上文所述，我國中小軟件企業(yè)多數(shù)是處于項目管理的第二個階段，亟待向第三個階段邁進，這個過程需要加強項目管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理，建立公司層面的整體監(jiān)管體系，不但要使項目可視，更要可控。這就要建立公司級項目管理體系，并且需要分步驟逐步改善項目管理能力，最終還得將責(zé)任落實到組織和責(zé)任人，確定相應(yīng)的核算和考核關(guān)系，并通過項目管理軟件，提升綜合管理能力。

1) 四步法改善項目管理能力

從項目管理的第二個階段向第三個階段邁進不是一朝一夕就能完成的，流程和標(biāo)準(zhǔn)也不是制定了就馬上能夠?qū)嵤┖凸袒?，需要一步一步的來提升項目管理能力?br /> 目前我國中小企業(yè)項目管理多數(shù)處于一團迷霧的狀態(tài)，就是公司并不清楚項目執(zhí)行的情況，項目做的如何只有項目經(jīng)理知道，這是目前的現(xiàn)狀。

要讓項目過程可視，即公司能了解項目的進展，第一步需要管好“頭”和“尾”，即要做到“掐頭”和“去尾”。“掐頭”就是要規(guī)范項目審批流程，明確立項的條件和要求，并建立項目在進度、成本和質(zhì)量方面要達(dá)到的目標(biāo)和評價標(biāo)準(zhǔn)。“去尾”就是要完善項目的結(jié)項審批工作，對項目的結(jié)果進行驗證和評估，審查項目是否達(dá)到了預(yù)期的目標(biāo)。這個工作能使得一團迷霧的狀態(tài)得到一定程度的改善，至少項目經(jīng)理明確了要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)，而且這個標(biāo)準(zhǔn)不僅僅是利潤標(biāo)準(zhǔn)。

第二步就要實施狀態(tài)監(jiān)控。即將項目劃分為幾個階段，建立幾個關(guān)鍵控制點，對每個階段進行審查和評估。這個時候就需要成立一個項目管理團隊，按照統(tǒng)一的規(guī)范和要求去收集資料、分析偏差和評估關(guān)鍵點的完成情況。一般情況下，需要項目組按照標(biāo)準(zhǔn)模板定期提供項目匯報，便于評估項目的進展情況。這基本上能達(dá)到項目可視化的目標(biāo)。

第三步需要實施過程監(jiān)控。“項目的可視化”并不能改善項目的成功率，可視化僅僅是能夠讓公司的管理層看到項目的問題，只有及早采取行動才能夠提高項目的成功率。根據(jù)系統(tǒng)工程和質(zhì)量管理的理論和實踐，要改善最終的結(jié)果，就需要改進“生產(chǎn)流程”，并且需要為每一步驟制定實施的標(biāo)準(zhǔn)。在這個階段需要引入了“過程審計”這個工作，目標(biāo)就是保證每個項目在主要環(huán)節(jié)都能夠按照企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)方法來進行。這個階段是難度最大的階段，也是任何一個組織管理成熟的關(guān)鍵階段。

第四步是加強管理職能。前面的手段得到建設(shè)后，就可以獲得項目運行的準(zhǔn)確和有效的數(shù)據(jù)。公司層面的項目管理者就需要分析項目偏差、質(zhì)量問題和項目風(fēng)險，用統(tǒng)一的指標(biāo)去衡量目前正在運行的項目。項目管理的目標(biāo)就是要不斷縮小項目執(zhí)行的偏差，不斷提高項目的質(zhì)量和成功率。

當(dāng)完成以上四個步驟以后，項目就不再是不可控、不可預(yù)測的了，通過長期的積累，分類別地積累項目的成功經(jīng)驗，這樣就能夠在項目實施前預(yù)測項目的成本和風(fēng)險，項目預(yù)算和計劃也就不再是不可執(zhí)行的猜測。由此，項目預(yù)算和計劃可以作為一種項目管理手段對項目的執(zhí)行進行把控。

2) 明確核算關(guān)系，加強人員考核和激勵

項目管理規(guī)范制定了，還需要將責(zé)任落實到人和組織。通常項目的執(zhí)行者都是項目團隊或者負(fù)責(zé)項目的某一個部門。那么項目的責(zé)任部門就需要對項目的收入和利潤負(fù)責(zé)；項目經(jīng)理需要對項目的整體質(zhì)量負(fù)責(zé)，主要考核項目偏差和客戶滿意度；項目成員主要考核的是任務(wù)的完成情況。

配合考核體系需要建立一套激勵體系，這里講的激勵主要指物質(zhì)激勵。對項目責(zé)任部門的激勵通常是按照項目執(zhí)行的情況和利潤率來考核，提取一部分利潤進行獎勵。對于項目經(jīng)理和項目成員，激勵的方式主要是浮動工資和項目獎金。浮動工資考核的是個人績效，項目獎金考核的是團隊績效。

3) 應(yīng)用項目管理軟件，提升項目管理效率

對于項目型企業(yè)，僅僅關(guān)注項目管理系統(tǒng)建設(shè)，還是無法獲得綜合能力的提升。因為單一的項目管理系統(tǒng)不能解決包括客戶、流程、項目、財務(wù)、文檔、員工、合同等所有的問題，因此需要借助一定的管理工具實現(xiàn)整體協(xié)同效應(yīng)，提高項目管理的效率。通常情況下，企業(yè)需要借助項目管理軟件來實現(xiàn)這一功能。

項目管理軟件可以通過建立門戶管理、項目管理、流程管理、知識文檔管理、客戶管理、財務(wù)管理、人力資源管理、配置管理、權(quán)限管理等模塊，實現(xiàn)計劃管理、目標(biāo)管理、文檔管理、資源管理、客戶管理、合同管理、營銷管理、財務(wù)管理、問題管理等功能，最終通過簡單的門戶界面實現(xiàn)遠(yuǎn)程協(xié)同管理。目前市面上的項目管理軟件有很多，比如Project Scheduler、MS Project、VELCRO等。

通過建立公司級項目管理體系，確立考核和激勵關(guān)系，并利用項目管理軟件提升企業(yè)綜合項目管理能力，可使得中小軟件企業(yè)壓縮項目管理成本、提升項目成功率，適應(yīng)當(dāng)前較為嚴(yán)峻的外部環(huán)境。