信管網(wǎng)提醒：這篇關(guān)于采購(gòu)管理的論文在結(jié)構(gòu)和寫(xiě)作內(nèi)容上并不適合信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師論文相關(guān)要求，但提到的一些管理方法在我們寫(xiě)信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師考試相關(guān)論文的時(shí)候可以作為參考

【前言】IT項(xiàng)目的系統(tǒng)集成，相對(duì)于其他行業(yè)的項(xiàng)目，更著眼于高新技術(shù)的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用，更強(qiáng)調(diào)人的智力在工程中的作用。文章作者與IT打交道十幾年，歷經(jīng)IT應(yīng)用系統(tǒng)生命周期的重要階段，以自己的親身經(jīng)歷描述采購(gòu)管理。

2008年初,筆首參與了公司開(kāi)發(fā)測(cè)試系統(tǒng)集成項(xiàng)目的建設(shè),并擔(dān)任該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理。本項(xiàng)目的建設(shè)是為了妥善處理好公司業(yè)務(wù)創(chuàng)新、技術(shù)進(jìn)步與可靠技術(shù)保障之間的關(guān)系,通過(guò)采購(gòu)一批新的設(shè)備,建立獨(dú)立的開(kāi)發(fā)與測(cè)試環(huán)境,并將其與生產(chǎn)環(huán)境物理隔離,以實(shí)現(xiàn)減少發(fā)生技術(shù)故障隱患的目的

本次項(xiàng)目采購(gòu)數(shù)額較大,且涉及的設(shè)備種類(lèi)包括網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)、存儲(chǔ)等多種類(lèi)型和型號(hào)。因此為了保證采購(gòu)的設(shè)備滿(mǎn)足開(kāi)發(fā)測(cè)試系統(tǒng)需求,盡量降低采購(gòu)成本,保質(zhì)保量按時(shí)完成系統(tǒng)集成項(xiàng)目,就必須合理運(yùn)用項(xiàng)目管理中的采購(gòu)管理理論知識(shí),以確保項(xiàng)目采購(gòu)的順利成功進(jìn)行。

1制定采購(gòu)計(jì)劃

根據(jù)采購(gòu)管理理論,在采購(gòu)前必須制定詳盡和實(shí)施性強(qiáng)的采購(gòu)計(jì)劃,這樣才能保證采購(gòu)工作能按計(jì)劃順利實(shí)施。而在制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí),又可以按照以下三個(gè)步驟具體實(shí)施。

1·1采購(gòu)分析

在采購(gòu)分析中,主要對(duì)采購(gòu)可能發(fā)生的直接成本、間接成本、自行制造能力、采購(gòu)評(píng)標(biāo)能力等進(jìn)行分析比較,并決定是否從單一的供應(yīng)商或從多個(gè)供應(yīng)商采購(gòu)所需的全部或部分貨物和服務(wù)。采購(gòu)分析在項(xiàng)目管理節(jié)點(diǎn)上,應(yīng)該是項(xiàng)目規(guī)劃和項(xiàng)目方案已經(jīng)產(chǎn)出,采購(gòu)需要根據(jù)方案做充分采購(gòu)預(yù)算、步驟及順序。

其過(guò)程是,分解方案,分解方案任務(wù),列舉采購(gòu)元素。在這個(gè)過(guò)程中,分解要細(xì),估算要準(zhǔn),否則采購(gòu)就會(huì)出問(wèn)題;采購(gòu)不足,或者采購(gòu)過(guò)量,都會(huì)帶來(lái)麻煩。

在本文項(xiàng)目建設(shè)中,筆者首先完成了開(kāi)發(fā)測(cè)試系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì)方案。在設(shè)計(jì)方案中,我給出了開(kāi)發(fā)測(cè)試系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)圖和主機(jī)存儲(chǔ)架構(gòu)圖,明確了系統(tǒng)架構(gòu)建設(shè)的需求。另外,還在設(shè)計(jì)方案中寫(xiě)明了結(jié)構(gòu)圖中每一個(gè)網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)及存儲(chǔ)設(shè)備的詳細(xì)配置、性能和功能要求。

事后證明,如果不是當(dāng)時(shí)方案細(xì)節(jié)分析到位,采購(gòu)到的產(chǎn)品很可能無(wú)法滿(mǎn)足開(kāi)發(fā)測(cè)試環(huán)境的需要。因此充分的采購(gòu)分析,是大型項(xiàng)目建設(shè)必不可少的,需要做得全面和具體。

1·2合同類(lèi)型的選擇

當(dāng)決定需要采購(gòu)時(shí),合同類(lèi)型的選擇成為買(mǎi)賣(mài)雙方關(guān)注的焦點(diǎn),因?yàn)椴煌暮贤?lèi)型決定了風(fēng)險(xiǎn)在買(mǎi)方和賣(mài)方之間分配。買(mǎi)方的目標(biāo)是把最大的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)放在賣(mài)方,同時(shí)維護(hù)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)、高效執(zhí)行的獎(jiǎng)勵(lì);賣(mài)方的目標(biāo)是把風(fēng)險(xiǎn)降到最低,同時(shí)使利潤(rùn)最大化。

常見(jiàn)的合同可分為以下5種。不同合同類(lèi)型適用于不同的情形,買(mǎi)方可根據(jù)具體情況進(jìn)行選擇。一般來(lái)說(shuō),其適用情況如下:

①成本加成本百分比(CPPC)合同:由于不利于控制成本,目前很少采用;

②成本加固定費(fèi)用(CPFF)合同:適合于研發(fā)項(xiàng)目;

③成本加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)(CPIF)合同:主要用于長(zhǎng)期的、硬件開(kāi)發(fā)和試驗(yàn)要求多的合同;

④固定價(jià)格加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用(FPI)合同:長(zhǎng)期的高價(jià)值合同;

⑤固定總價(jià)(FFP)合同:買(mǎi)方易于控制總成本,風(fēng)險(xiǎn)最小;賣(mài)方風(fēng)險(xiǎn)最大而潛在利潤(rùn)可能最大,因而最常用。

在本文項(xiàng)目采購(gòu)中,為了便于控制總成本,降低合同風(fēng)險(xiǎn),采用了固定總價(jià)的合同。由于本項(xiàng)目為集成項(xiàng)目,成本較為明確,實(shí)施時(shí)間較短,因此宜采用固定成本合同。

1·3采購(gòu)計(jì)劃編制

根據(jù)采購(gòu)分析的結(jié)果和所選擇的合同類(lèi)型編制采購(gòu)計(jì)劃,說(shuō)明如何對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行管理。具體包括:合同類(lèi)型、組織采購(gòu)的人員、管理潛在的供應(yīng)商、編制采購(gòu)文檔、制定評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等

在本文項(xiàng)目采購(gòu)中,筆者就是依據(jù)采購(gòu)分析結(jié)果及所選合同類(lèi)型,制定了采購(gòu)計(jì)劃。該計(jì)劃包括以下主要內(nèi)容:采購(gòu)內(nèi)容、采購(gòu)流程、采購(gòu)方式、采購(gòu)時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃、采購(gòu)預(yù)算等。有了以上具體的采購(gòu)計(jì)劃和實(shí)施步驟,接下來(lái)就需要嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)劃并將其轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)。

2采購(gòu)過(guò)程管理

2·1詢(xún)價(jià)

詢(xún)價(jià)就是從可能的賣(mài)方那里獲得誰(shuí)有資格完成工作的信息,該過(guò)程的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)叫供方資格確認(rèn)。獲取信息的渠道有:招標(biāo)文件、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應(yīng)商目錄、約定專(zhuān)家擬定可能的供應(yīng)商名單等。通過(guò)詢(xún)價(jià)獲得供應(yīng)商的投標(biāo)建議書(shū)。

招標(biāo)文件的詢(xún)價(jià)方式是最為通用和可靠的,本文項(xiàng)目采購(gòu)就是采用該詢(xún)價(jià)方式。招標(biāo)文件的編寫(xiě)是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的基礎(chǔ)工作。其編制質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到招標(biāo)工作能否正常進(jìn)行,甚至影響授標(biāo)后能否順利履行合同。

故招標(biāo)文件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整、詳盡,用詞準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn),避免招標(biāo)雙方對(duì)文件的理解和解釋產(chǎn)生分歧,增加評(píng)標(biāo)工作量,影響招標(biāo)工作的順利進(jìn)行。招標(biāo)文件通常由下列文件組成:

①技術(shù)文件:設(shè)備、部件及其附件的技術(shù)條件和要求;

②商務(wù)文件:包括詢(xún)價(jià)函、報(bào)價(jià)須知及供貨一攬表、合同基本條件及包裝、運(yùn)輸?shù)取?/p>

招標(biāo)文件定稿前要反復(fù)推敲、審查、修改。對(duì)于關(guān)鍵件的選用,應(yīng)在廣泛了解市場(chǎng)及使用情況的基礎(chǔ)上,在招標(biāo)文件中予以明確設(shè)備配套關(guān)鍵件的規(guī)格型號(hào)及供貨廠(chǎng)商。這樣做有利于提高各投標(biāo)文件的響應(yīng)性,防止投標(biāo)文件內(nèi)容及標(biāo)價(jià)差異過(guò)大,從而減少評(píng)標(biāo)工作量。

本次項(xiàng)目采購(gòu)的招標(biāo)文件就是完全按照上述要求進(jìn)行編寫(xiě)的,注明了每一臺(tái)采購(gòu)設(shè)備的具體配置和詳細(xì)技術(shù)要求,并且對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、供貨、合同基本條件等作了詳細(xì)說(shuō)明。這項(xiàng)工作耗費(fèi)了項(xiàng)目組采購(gòu)階段最多的時(shí)間和精力,但是這些工作都是非常值得的,它確保了合同采購(gòu)設(shè)備能夠滿(mǎn)足項(xiàng)目實(shí)施的所有需求。

2·2供方選擇

這個(gè)階段根據(jù)既定的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)選擇一個(gè)承包商。評(píng)價(jià)方法有以下幾種:

①合同談判:雙方澄清見(jiàn)解,達(dá)成協(xié)議。這種方式也叫“議標(biāo)”;

②加權(quán)方法:把定性數(shù)據(jù)量化,將人的偏見(jiàn)影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評(píng)標(biāo)法”。

綜合評(píng)標(biāo)價(jià)法是指以投標(biāo)價(jià)為基礎(chǔ),將評(píng)定各要素按預(yù)定的方法換算成相應(yīng)的價(jià)格,在原投標(biāo)價(jià)上增加或扣減該值而形成的評(píng)標(biāo)價(jià)格。評(píng)標(biāo)價(jià)格最低的投標(biāo)書(shū)為最優(yōu)。采購(gòu)機(jī)組、車(chē)輛等大型設(shè)備時(shí),較多采用這種方法。

評(píng)標(biāo)時(shí),投標(biāo)價(jià)格以外還需考慮的因素和折算為價(jià)格的方法,一般包括以下幾個(gè)方面。

(1)運(yùn)輸費(fèi)用。這部分由招標(biāo)單位可能支付的額外費(fèi)用包括運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)和其他費(fèi)用,如運(yùn)輸超大件設(shè)備需要對(duì)道路加寬、橋梁加固所需支出的費(fèi)用等。換算為評(píng)標(biāo)價(jià)格時(shí),可按照運(yùn)輸部門(mén)(鐵路、公路、水運(yùn))、保險(xiǎn)公司,以及其他有關(guān)部門(mén)公布的取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),計(jì)算貨物運(yùn)抵最終目的地將要發(fā)生的費(fèi)用。

(2)交貨期。以招標(biāo)文件“供貨一覽表”中規(guī)定的具體交貨時(shí)間作為標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)投標(biāo)書(shū)中提出的交貨期早于規(guī)定時(shí)間,一般不給予評(píng)標(biāo)優(yōu)惠,因?yàn)槭┕み€不需要時(shí)的提前到貨,不僅不會(huì)使項(xiàng)目法人獲得提前收益,反而要增加倉(cāng)儲(chǔ)管理費(fèi)和設(shè)備保養(yǎng)費(fèi)。

如果遲于規(guī)定的交貨日期,但推遲的時(shí)間尚在可以接受的范圍之內(nèi),則交貨日期每延遲一個(gè)月,按投標(biāo)價(jià)的某一百分比(一般為2%)計(jì)算折算價(jià),將其加到投標(biāo)價(jià)上去。

(3)付款條件。投標(biāo)單位應(yīng)按照招標(biāo)文件中規(guī)定的付款條件來(lái)報(bào)價(jià),對(duì)不符合規(guī)定的投標(biāo)可視為非響應(yīng)性投標(biāo)而予以拒絕。但在訂購(gòu)大型設(shè)備的招標(biāo)中,如果投標(biāo)單位在投標(biāo)致函內(nèi)提出,若采用不同的付款條件(如增加預(yù)付款或前期階段支付款)可降低報(bào)價(jià)的方案供招標(biāo)單位選擇時(shí),這一付款要求在評(píng)標(biāo)時(shí)也應(yīng)予以考慮.

當(dāng)支付要求的偏離條件在可接受范圍內(nèi)的情況下,應(yīng)將偏離要求而給項(xiàng)目法人增加的費(fèi)用(資金利息等),按招標(biāo)文件中規(guī)定的貼現(xiàn)率換算成評(píng)標(biāo)時(shí)的凈現(xiàn)值,加到投標(biāo)致函中提出的更改報(bào)價(jià)上后作為評(píng)標(biāo)價(jià)格。

(4)零配件和售后服務(wù)。零配件以設(shè)備運(yùn)行兩年內(nèi)各類(lèi)易損備件的獲取途徑和價(jià)格作為評(píng)標(biāo)要素。售后服務(wù)內(nèi)容包括安裝監(jiān)督、設(shè)備調(diào)試、提供備件、負(fù)責(zé)維修、人員培訓(xùn)等工作,評(píng)價(jià)提供這些服務(wù)的可能性?xún)r(jià)格。評(píng)標(biāo)時(shí)如何對(duì)待這兩筆費(fèi)用,要視招標(biāo)文件的規(guī)定區(qū)別對(duì)待。

當(dāng)這些費(fèi)用已要求投標(biāo)單位包括在投標(biāo)價(jià)之內(nèi),則評(píng)標(biāo)時(shí)不再考慮這些因素;若要求投標(biāo)單位在投標(biāo)價(jià)之外單報(bào)這些費(fèi)用,則應(yīng)將其加到報(bào)價(jià)上。如果招標(biāo)文件中沒(méi)有做出上述任何一種規(guī)定,評(píng)標(biāo)時(shí)應(yīng)按投標(biāo)書(shū)技術(shù)規(guī)范附件中由投標(biāo)單位填報(bào)的備件名稱(chēng)、數(shù)量,計(jì)算可能需購(gòu)置的總價(jià)格,以及由招標(biāo)單位自行安排的售后服務(wù)價(jià)格,然后將其加到投標(biāo)價(jià)上。

(5)設(shè)備性能和生產(chǎn)能力。投標(biāo)設(shè)備應(yīng)具有招標(biāo)文件技術(shù)規(guī)范中規(guī)定的生產(chǎn)效率。如果所提供設(shè)備的性能、生產(chǎn)能力等某些技術(shù)指標(biāo)沒(méi)有達(dá)到技術(shù)規(guī)范要求的基準(zhǔn)參數(shù),則每種參數(shù)比基準(zhǔn)參數(shù)降低1%時(shí),應(yīng)以投標(biāo)設(shè)備實(shí)際生產(chǎn)效率單位成本為基礎(chǔ)計(jì)算,在投標(biāo)價(jià)上增加若干金額。

將以上各項(xiàng)評(píng)審價(jià)格加到投標(biāo)價(jià)上去后,累計(jì)金額即為該標(biāo)書(shū)的評(píng)標(biāo)價(jià)。篩選方法:為一個(gè)或多個(gè)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)確定最低限度履行要求。如最低價(jià)格法。獨(dú)立估算:采購(gòu)組織自己編制“標(biāo)底”,作為與賣(mài)方的建議比較的參考點(diǎn)。

標(biāo)底是設(shè)備的預(yù)期價(jià)格,是衡量投標(biāo)單位標(biāo)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn),是發(fā)包方財(cái)務(wù)準(zhǔn)備的依據(jù),也是評(píng)標(biāo)的準(zhǔn)備工作。正確確定設(shè)備標(biāo)底,對(duì)籌集資金,正確選擇供貨單位,形成合理的合同價(jià),都具有十分重要的意義。

招標(biāo)單位根據(jù)招標(biāo)文件和初步設(shè)計(jì)的要求,了解市場(chǎng)價(jià)格及供求關(guān)系,分類(lèi)分次認(rèn)真核算,做出相對(duì)準(zhǔn)確的標(biāo)底做為評(píng)標(biāo)依據(jù)。標(biāo)底在開(kāi)標(biāo)之前應(yīng)嚴(yán)加保密,不得泄漏。否則將無(wú)法正確地對(duì)投標(biāo)單位進(jìn)行綜合評(píng)比和優(yōu)選,給評(píng)標(biāo)工作造成被動(dòng),也就意味著招標(biāo)工作的失敗。

一般情況下,要求參與競(jìng)爭(zhēng)的承包商不得低于三個(gè)。本次項(xiàng)目采購(gòu)就是采用綜合評(píng)標(biāo)法,綜合考慮了投標(biāo)價(jià)、運(yùn)費(fèi)、交貨期、付款條件、售后服務(wù)、設(shè)備性能這6個(gè)方面的價(jià)格成本后,選擇了評(píng)標(biāo)價(jià)最低的一個(gè)供應(yīng)商。

2·3采購(gòu)合同簽署

選定供方后,經(jīng)談判,買(mǎi)賣(mài)雙方簽訂合同。這一環(huán)節(jié)重點(diǎn)在于制定采購(gòu)的測(cè)試、驗(yàn)收及售后服務(wù)的細(xì)節(jié)。詳細(xì)的采購(gòu)合同是今后作為項(xiàng)目經(jīng)理綜合調(diào)度的“憲法”,合同中定義不清楚或者不定義,在項(xiàng)目建設(shè)時(shí),項(xiàng)目經(jīng)理就無(wú)法控制各個(gè)供應(yīng)商

從法律之外,也許可以通過(guò)人際關(guān)系或者公司合作關(guān)系,促成有效的合作。但筆者認(rèn)為最直接有效的還是采購(gòu)合同。在此筆者想多提一些見(jiàn)解。在我國(guó)的信息項(xiàng)目建設(shè)時(shí),項(xiàng)目經(jīng)理往往從技術(shù)崗位上提升上來(lái),對(duì)市場(chǎng)、合同知識(shí)了解不多,我特別提醒的是,作為項(xiàng)目經(jīng)理,這方面知識(shí)十分重要。

項(xiàng)目管理知識(shí)體系中,也單獨(dú)分出一章合同知識(shí)。對(duì)于信息項(xiàng)目采購(gòu),其又添加很多專(zhuān)業(yè)知識(shí)在其中。對(duì)于采購(gòu)的產(chǎn)品及服務(wù),其功能、性能、質(zhì)量、實(shí)施、部署、測(cè)試、驗(yàn)證、驗(yàn)收,每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要詳細(xì)的規(guī)定。如果說(shuō)前面段落將的都是草稿,那么合同就采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)分析、采購(gòu)工作說(shuō)明書(shū)、采購(gòu)選擇結(jié)果的綜合產(chǎn)出正式文稿就是采購(gòu)合同。

筆者在提及項(xiàng)目采購(gòu)過(guò)程中,詳細(xì)做了合同制定。事后證明,這個(gè)工作十分重要。有的供應(yīng)商推委責(zé)任,或者相互推委,這時(shí)就拿出合同,讓他們老老實(shí)實(shí)地做事,項(xiàng)目才得以順利進(jìn)行。

2·4合同管理

合同管理是確保買(mǎi)賣(mài)雙方履行合同要求的過(guò)程,一般包括以下幾個(gè)層次的集成和協(xié)調(diào):

①授權(quán)供應(yīng)商一直以來(lái),環(huán)境、房型、價(jià)格這些正是購(gòu)房者買(mǎi)房時(shí)關(guān)注的重點(diǎn),如今人們買(mǎi)房已不是只注重這些,一項(xiàng)新的參考指標(biāo)也逐漸為購(gòu)房者所接受,那就是小區(qū)的物業(yè)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間進(jìn)行工作;

②監(jiān)控供應(yīng)商成本、進(jìn)度計(jì)劃　房地產(chǎn)物業(yè)管理價(jià)值分析和技術(shù)績(jī)效;

③檢查和核實(shí)分包商產(chǎn)品的質(zhì)量;

④變更控制,以保證變更能得到適當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn),并保證所有應(yīng)該知情的人員獲知變更;

⑤根據(jù)合同條款,建立賣(mài)方執(zhí)行進(jìn)度和費(fèi)用支付的聯(lián)系;

⑥采購(gòu)審計(jì);

⑦正式驗(yàn)收和合同歸檔。

這一部分相對(duì)比較輕松了,只要根據(jù)合同要求,監(jiān)督供應(yīng)商的到貨時(shí)間和質(zhì)量就可以了。設(shè)備到貨并通過(guò)到貨驗(yàn)收后,整個(gè)項(xiàng)目的采購(gòu)過(guò)程就算是大功告成了。

以上就是筆者在采購(gòu)管理的基本過(guò)程。但在實(shí)際應(yīng)用中,也出現(xiàn)一些不足之處。其主要有:

①采購(gòu)分析難以100%精確,還是存在一些遺漏,尚需要在實(shí)際的實(shí)施中微微調(diào)整;

②各供應(yīng)商合同不能完全成為調(diào)度的“憲法”,有時(shí)需要通過(guò)談判、相互讓步。這兩點(diǎn)在采購(gòu)管理執(zhí)行時(shí),需要作為技巧來(lái)學(xué)習(xí),以讓自己的采購(gòu)管理技術(shù)及技巧更加完善。

最后,筆者想說(shuō)明的是采購(gòu)管理是信息項(xiàng)目管理知識(shí)體系重要的一章。做好采購(gòu)分析,明確采購(gòu)內(nèi)容制定采購(gòu)工作說(shuō)明書(shū),同時(shí)制定采購(gòu)順序,最后還要制定好采購(gòu)合同。