項目溝通管理貫穿于項目管理的全過程，發(fā)揮著重要的作用。是項目經(jīng)理使項目干系人清楚項目的具體情況、推動項目實施工作順利進行的必要工作。

溝通管理可分為溝通規(guī)劃、信息發(fā)布、績效報告、利害干系人管理。溝通規(guī)劃在項目的啟動就要開始（如：需要階段的溝通機制），在需求調(diào)研階段結(jié)束后就需要制定切合項目實際的溝通規(guī)劃。溝通規(guī)劃一般根據(jù)項目不同階段制定不同的溝通計劃。它直接決定了項目實施過程的溝通，包括信息發(fā)布、績效報告和利害干系人的管理計劃。當然，在執(zhí)行過程發(fā)現(xiàn)不足也會反過來修改溝通的規(guī)劃內(nèi)容。

當然，在項目的實際溝通中，將會有很多不可預(yù)料的情況，項目經(jīng)理需要根據(jù)實際情況進行不同形式、使用不同技術(shù)進行溝通。如：針對不同的成員可能需要采取不同的溝通方式，對同一干系方的不同人員需要發(fā)布不同的信息進行不同形式的溝通。

所以，項目管理的溝通管理，需要在大理論的指導下根據(jù)項目實際制定計劃，發(fā)揮項目經(jīng)理的個人溝通能力， 進行切實有效的溝通。推動項目的順利實施。

1.1 溝通規(guī)劃

溝通規(guī)劃的過程是確定利害關(guān)系者的信息與溝通需求，包括誰需要何種信息，何時需要以及如何向他們傳遞。

1.1.1 主要工作

(1) 識別項目的干系方，并識別他們的溝通需求。需要包括以下內(nèi)容：

1) 在項目實施過程中在哪一階段需要的信息內(nèi)容、績效內(nèi)容

2) 信息的格式

3) 溝通的方式及工具

4) 需要溝通的頻率

(2) 根據(jù)項目干系方的需求，制定溝通機制，并取得項目干系方認可（這部分內(nèi)容一般包括在《項目實施方案》中）。

(3) 確認信息發(fā)布、績效發(fā)布的效果。

(4) 形成項目通信錄。

1.1.2 主要成果

(1) 通信錄

(2) 信息發(fā)布模板

(3) 溝通管理計劃（這部分內(nèi)容一般包括在《項目實施方案》中），它需要包括以下內(nèi)容：

1) 溝通內(nèi)容

2) 目的

3) 頻率

4) 起始/終結(jié)日期

5) 格式/媒介

6) 責任

1.2 信息發(fā)布

信息發(fā)布指把所需要的信息及時提供給項目利害關(guān)系者，包括實施溝通管理計劃，以及對預(yù)料之外的信息索取要求做出反應(yīng)。

1.2.1 主要工作

(1) 定期向干系方發(fā)布信息，一般包括：項目進度、現(xiàn)狀、遇到的問題及解決措施、下一步計劃、需要的協(xié)助、風險列表、里程碑情況等。這些內(nèi)容一般形式周報、月報定期向干系方發(fā)送。但由于干系方關(guān)心的不同，所以發(fā)送的內(nèi)容可能要根據(jù)干系方不同有所剪裁（發(fā)送的格式一般以確定好的模板進行編寫然后發(fā)送）。

(2) 平時需要對項目過程的信息進行整理。對項目干系方突然的信息需求做出反應(yīng)。

1.2.2 主要成果

(1) 整理好的項目過程信息資料

(2) 發(fā)布的信息內(nèi)容

1.3 績效報告

搜集所有基準數(shù)據(jù)，并向利害關(guān)系者提供績效信息。一般來說，績效信息包括為實現(xiàn)項目目標而投入的資源的使用情況。

1.3.1 主要工作

(1) 整理項目的績效信息。一般需要包括以下內(nèi)容：

1) 項目實際進度與預(yù)期進度的對比

2) 項目實際費用開支與預(yù)期開支的對比

3) 項目人力投入

4) 項目范圍的變化及其引起的其它變化

5) 存在的風險和發(fā)生的問題所采取的措施及所需成本

6) 對存在偏差的事項提出糾正的措施。如：項目人力投入方面

(2) 向干系方發(fā)送績效信息。發(fā)送績效信息一般會附上項目相關(guān)的其它信息，如：項目現(xiàn)狀、下一步計劃（一般以附件形式）?？冃畔⒌陌l(fā)布一般也是定期進行，如：以月為單位、項目里程碑結(jié)束的績效報告等。

1.3.2 主要成果

(1) 績效報告

(2) 預(yù)測

(3) 請求的變更

(4) 推薦的糾正措施

(5) 組織過程資產(chǎn)（更新）

1.4 利害關(guān)系者管理

對項目干系方進行管理，識別干系方在項目實施過程中溝通需求的變化、地位變化、人員變動等一系列的變化，并對這些變化做出相應(yīng)的措施。對項目干系方在項目實施過程發(fā)生的問題進行管理。

1.4.1 主要工作

(1) 經(jīng)常評審制定項目溝通規(guī)劃，識別干系方在實施過程中溝通需求的變化。這些變化往往會由于干系方在項目中的角色變化、影響力變化，或干系方人員發(fā)生變化引起。

(2) 對于項目干系方的變化做出相應(yīng)的措施。在這方面，項目干系方主要人員發(fā)生變化或地位變化所引起的工作量、對項目的影響較大。

(3) 記錄、解決溝通管理過程出現(xiàn)的問題，形成問題登記表。這類問題一般有項目干系方變動、溝通不及時、項目干系方不響應(yīng)、項目干系方經(jīng)常失約等。需要把這些問題記錄在案，以便向相關(guān)負責人說明情況或進一步溝通。

1.4.2 主要成果

(1) 解決的問題以及解決過程所使用的資料

(2) 批準的變更請求

(3) 批準的糾正措施

1.5 心得體會

1.5.1 項目會議組織

1.5.2 項目會議組織流程

(1) 會議提綱議定

(2) 如有需要，進行提前溝通

(3) 以文檔的形式發(fā)布：會議通知、會議提綱

(4) 會議召開，視具體情況注意簽到的必要性

(5) 會議紀要發(fā)送，并做好配置工作

1.5.3 干系方人員變動會議組織

如果項目干系方發(fā)生主要人員變動，如：領(lǐng)導、項目負責人變動。此時召開會議，項目經(jīng)理不能按常理進行會議主題的組織。需要與變動的人員進行提前的交流，了解他們最想了解的內(nèi)容、了解會議的內(nèi)容是否會有讓新的人員無法做決定或無所適從。通過提前溝通，解決新人員的問題，再進行會議的召開。

如果會議已經(jīng)提上日程。則需要就會議內(nèi)容與新的人員提前溝通，找到在會上解決矛盾的平衡點。

1.5.4 項目干系方時間

生活習慣

提前識別出差時間

1.5.5 項目干系方變動

如果項目干系方發(fā)生變化，或者干系方的主要人員發(fā)生變化，需要進行以下工作（按順序）：

(1) 項目規(guī)劃的匯報、解釋。此時不要答應(yīng)對項目規(guī)劃的更改，解釋要整體的原因。

(2) 項目現(xiàn)階段現(xiàn)狀的匯報、解釋。此時要強調(diào)工作已經(jīng)進行到什么程度，并解釋各干系方的情況。

(3) 詳細解釋項目的需求，結(jié)合項目規(guī)劃、現(xiàn)狀，取得新負責人的認可。如果對方提出變更，則首先分析利弊（從各干系方出發(fā)），再分析對項目各方面的影響。

(4) 詳細解釋實施方案，結(jié)合目前的實施情況、各干系方的銜接情況。如果對方提出變更，則首先分析利弊（從各干系方出發(fā)），再分析對項目各方面的影響。進而取得認可，把工作銜接上。

詳細解釋下一步的工作及需要配合的工作。