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論信息系統(tǒng)項目的范圍管理3.0

【摘要】

2019年5月，我作為項目經(jīng)理參與了xx省xx國有紡織企業(yè)銷售erp信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)工作，該項目總投資180萬元人民幣，建設(shè)工期為6個月。通過該項目的建設(shè)，利用信息化技術(shù)手段，解決了該國有紡織企業(yè)銷售系統(tǒng)內(nèi)部管理不暢，管理手段落后等問題，實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部銷售合同審批、在線訂單、產(chǎn)銷存實時監(jiān)控、多維度立體化銷售數(shù)據(jù)分析等方面的功能。該項目于2019年10月底通過了業(yè)主方的驗收，贏得了用戶好評。本文結(jié)合作者的實際經(jīng)驗，以該項目為例，討論了信息系統(tǒng)項目建設(shè)過程中的范圍管理，主要從規(guī)劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創(chuàng)建WBS、確認(rèn)范圍和控制范圍幾個方面進(jìn)行了闡述。

【正文】

2019年5月，我作為項目經(jīng)理參與了xx省xx國有紡織企業(yè)銷售erp信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)工作，該項目總投資180萬元人民幣，建設(shè)工期為6個月。通過該項目的建設(shè)，利用信息化技術(shù)手段，解決了該國有紡織企業(yè)銷售系統(tǒng)內(nèi)部管理不暢，管理手段落后等問題，實現(xiàn)了以下功能：（1）在業(yè)務(wù)運行過程中，以銷售合同為主線，從合同簽訂到訂單執(zhí)行完畢的業(yè)務(wù)流程全過程的在線處理，切實提高了該企業(yè)銷售業(yè)務(wù)運營效率。（2）實現(xiàn)了客戶下單在線處理。（3）產(chǎn)銷存全過程實時在線，使各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)ιa(chǎn)、倉儲、銷售全過程運行情況及時掌握。（4）為領(lǐng)導(dǎo)層實現(xiàn)了多維度、立體化的數(shù)據(jù)分析與展現(xiàn)，使領(lǐng)導(dǎo)層能夠更加準(zhǔn)確、及時的對業(yè)務(wù)戰(zhàn)略方向做出指導(dǎo)?？紤]到軟件的易用性和可移植性，整個產(chǎn)品以業(yè)內(nèi)知名的k3/cloud為核心進(jìn)行定制開發(fā)，業(yè)務(wù)架構(gòu)上貫穿流程驅(qū)動與角色驅(qū)動思想，采用三層C/S體系結(jié)構(gòu)，Oracle11g數(shù)據(jù)庫，采用JAVA編程語言，支持各類平臺的接口。由于本項目的順利上線涉及到業(yè)務(wù)的考核，因此，在本項目中，范圍管理尤為重要，在本項目中，我作為項目經(jīng)理除了對其余管理領(lǐng)域進(jìn)行了恪盡職守的管理外，特別對項目的范圍管理從如下幾個方面進(jìn)行了管理。

一、規(guī)劃范圍

作為項目經(jīng)理的我深知，項目范圍管理影響到項目的成功，在項目工作中，范圍蔓延是項目失敗的最常見原因之一，項目往往在啟動、計劃、執(zhí)行、甚至收尾時不斷加入新功能，無論是客戶的要求還是項目團(tuán)隊成員的創(chuàng)新或新技術(shù)的出現(xiàn)，都有可能導(dǎo)致項目范圍的失控，從而使項目在進(jìn)度、成本和質(zhì)量上都受到嚴(yán)重影響。而一個好的范圍管理計劃對范圍管理的有效性、效果性更是至關(guān)重要。為此，我組織全體項目組成員與客戶方有關(guān)人員召開會議，依據(jù)項目章程、項目的整理管理計劃等因素編制了范圍管理計劃和需求管理計劃。規(guī)定了在下一步的項目工作開展過程中，如何做好項目的范圍管理和需求管理，包括如何制定項目范圍說明書、如何根據(jù)范圍說明書創(chuàng)建WBS，如何維護(hù)和批準(zhǔn)WBS，如何確認(rèn)和正式驗收已經(jīng)完成的項目可交付成果，如何處理項目范圍說明書的變更等方面的內(nèi)容。

二、收集需求

有效的需求文件是定義范圍的重要依據(jù)之一，而確定需求文件最關(guān)鍵的是采取有效的方式方法收集需求。在需求收集過程中，我首先根據(jù)干系人登記冊召集了項目組成員及客戶方干系人召開會議，說明需求收集的總體要求，根據(jù)項目章程、項目管理計劃、需求管理計劃，將需求的收集按照業(yè)務(wù)需求、干系人需求和解決方案需求分小組、分業(yè)務(wù)板塊分別開展，并告知大家在需求收集過程中我們將采取分類訪談、調(diào)查問卷等方式，請大家提前做好需求整理。在總體需求整理過程中，我們發(fā)現(xiàn)部分業(yè)務(wù)板塊交叉點出現(xiàn)了需求矛盾或不一致的地方，對這些出現(xiàn)的問題，我又組織了跨部門的引導(dǎo)式研討會，用群體決策的方法統(tǒng)一有爭議需求的確認(rèn)。最終我們形成的需求文件經(jīng)過客戶方確認(rèn)后為我們下一步定義和管理項目范圍奠定了基礎(chǔ)。

三、定義范圍

做過多年項目的我深知，在收集需求的過程中識別出的所有需求未必都包含在項目中。我們依據(jù)范圍管理計劃、項目章程、需求文件以及通過對企業(yè)以往管理過程組織資產(chǎn)的檢索，整理了初步的范圍定義，最終定義范圍時，我們組織了一次企業(yè)相關(guān)專家會議，根據(jù)專家判斷及對產(chǎn)品的詳細(xì)分析，最終經(jīng)過企業(yè)方確認(rèn)了項目范圍說明書，更新了項目文件。

四、創(chuàng)建WBS

有了項目范圍說明書，再參照范圍管理計劃和需求文件，我們隨即對項目工作進(jìn)行WBS分解。在工作分解過程中，我們采取由上而下分解的辦法，為方便修改，我們采用列表的方式，以主要可交付成果作為第二層，將整個項目按照可交付成果劃分為若干工作包，對于能夠明確具體工作步驟的，我們按照8/80原則劃分了詳細(xì)的工作包，對于當(dāng)前無法分解到詳細(xì)活動的，我們暫時采用規(guī)劃包的方式進(jìn)行分解。在WBS分解過程中，我們遵循每個分解單元中都有可交付成果和里程碑的原則，并據(jù)此創(chuàng)建了WBS和WBS詞典，使后續(xù)的項目管理工作，尤其是項目控制工作有了明確的依據(jù)。

五、確認(rèn)范圍

有著多年項目管理經(jīng)驗的我深知，在信息系統(tǒng)集成項目中，確認(rèn)范圍并不是容易的事情，他的不容易主要體現(xiàn)在與用戶的溝通上，特別是本項目屬于客戶定制產(chǎn)品，更是如此。在項目的每個里程碑節(jié)點，我重點組織與客戶的溝通，尤其是重點與客戶方的IT部門溝通，首先征得他們的理解，并通過他們向業(yè)務(wù)部門進(jìn)一步說明，提高了溝通效果。在階段可交付物確認(rèn)之前，我們本著對項目負(fù)責(zé)、對客戶負(fù)責(zé)的原則對確認(rèn)的可交付成果進(jìn)行檢查，采用了審查、代碼走查、內(nèi)部審計等方式對每個可交付成果、工作績效信息進(jìn)行驗證，并告知客戶，確認(rèn)的這些范圍并不是不可修改的，只不過這些修改會引起項目的時間、進(jìn)度和資源上的變化。通過我有效的溝通，在項目的每個里程碑節(jié)點，客戶方都順利進(jìn)行了確認(rèn)。

六、控制范圍

控制范圍的作用是在整個項目期間保持對范圍基準(zhǔn)的維護(hù)，防止范圍蔓延，尤其是對項目開展過程中的變更請求都要經(jīng)過整體變更控制過程處理，都要經(jīng)過CCB的批準(zhǔn)。在項目開展過程的一次審查會上，我發(fā)現(xiàn)項目組成員小李開發(fā)的一項數(shù)據(jù)查詢功能并未出現(xiàn)在需求文件中，經(jīng)過詢問得知，是客戶方倉庫保管員臨時提出的需求建議，小李感覺合理就直接增加了。發(fā)現(xiàn)問題后我立即要求客戶方走正式變更申請，并召集會議，對小李這種行為進(jìn)行批評，要求不管客戶方提出的要求是否合理，只要不在項目范圍說明書和需求文件中，都必須走正式的變更申請，由CCB批準(zhǔn)。通過這件事，小李以及全體項目組成員都認(rèn)識到變更控制過程的重要性，在后續(xù)的工作中，再也沒有發(fā)生類似事件。

【結(jié)尾語】

經(jīng)過我們團(tuán)隊的不懈努力，歷時半年，本項目終于于2019年10月底，通過了業(yè)主方組織的驗收，為用戶解決了通過對銷售業(yè)務(wù)全過程的在線管理，實現(xiàn)企業(yè)多個產(chǎn)品模塊多維度、立體化的實時數(shù)據(jù)分析與展現(xiàn)，使企業(yè)的銷售運營管理上了一個新的臺階，得到了業(yè)主的好評。本項目的成功得益于我成功的范圍管理。當(dāng)然，在本項目中，還有一些不足之處，比如，在項目的實施過程中，個別需求變更出現(xiàn)了不遵循變更控制程序的問題，不過，經(jīng)過我后期的糾偏，并沒有對項目產(chǎn)生什么影響。在后續(xù)的學(xué)習(xí)和工作中，我將不斷地充電學(xué)習(xí)，進(jìn)一步加強(qiáng)與同行的交流，提升自己的業(yè)務(wù)和管理水平，力爭為我國的信息化建設(shè)做出自己的努力。

【備注】

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