1、引言
　　產(chǎn)品軟件的研發(fā),特別是針對(duì)具體客戶定制軟件的開發(fā),由于其業(yè)務(wù)的復(fù)雜性,需求的可變性,功能的多樣性和事先的不可見(jiàn)性,決定了相關(guān)項(xiàng)目的成功率和滿意度都比較低。那么,我們?cè)撊绾翁岣哕浖?xiàng)目的成功率,如何改善項(xiàng)目干系人的滿意度呢?根據(jù)自己多年從事軟件項(xiàng)目管理、帶領(lǐng)開發(fā)團(tuán)隊(duì)的經(jīng)驗(yàn),結(jié)合查閱一些IT項(xiàng)目管理方面的資料,在這里想對(duì)這一很多項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常關(guān)注而又難以處理的問(wèn)題進(jìn)行探討、分析。希望提供給同行參考,哪怕是帶來(lái)點(diǎn)滴的啟示或激發(fā)些許的靈感。
　　首先,必須明確什么是項(xiàng)目范圍管理。項(xiàng)目范圍管理是指對(duì)項(xiàng)目包括什么與不包括什么的定義與控制過(guò)程。這個(gè)過(guò)程用于確保項(xiàng)目組和項(xiàng)目干系人對(duì)作為項(xiàng)目結(jié)果的項(xiàng)目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過(guò)程有一個(gè)共同的理解。它包括用以保證項(xiàng)目能按要求的范圍完成所涉及的所有過(guò)程:確定項(xiàng)目的需求、定義和規(guī)劃項(xiàng)目的范圍、范圍管理的實(shí)施、范圍的變更控制管理以及范圍核實(shí)等。
　　其次,必須認(rèn)識(shí)到范圍管理的重要性。項(xiàng)目的成敗受到四個(gè)方面的影響,即項(xiàng)目組內(nèi)環(huán)境、項(xiàng)目所處的組織環(huán)境、客戶環(huán)境、自然社會(huì)環(huán)境。從可控角度,通常需著重考慮前三個(gè)方面。把前三個(gè)方面放在整個(gè)項(xiàng)目生命周期進(jìn)行考察,可以得到影響項(xiàng)目成敗的因素。美國(guó)凱勒管理研究院的項(xiàng)目經(jīng)理威廉·V·黎巴認(rèn)為,缺少正確的項(xiàng)目定義和范圍核實(shí)是導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的主要因素。
　　軟件項(xiàng)目范圍管理如此重要,怎樣才能做好呢?難以有效管理的影響因素是什么呢?
　　2、阻礙范圍管理的常見(jiàn)因素及分析
　　阻礙軟件項(xiàng)目范圍管理的因素很多,個(gè)人覺(jué)得常有以下幾種情況:
　　(1)客戶本身無(wú)法確定清晰的范圍定義?，F(xiàn)實(shí)項(xiàng)目中經(jīng)常存在著這種現(xiàn)象,就是客戶對(duì)自己要開發(fā)的內(nèi)容說(shuō)不清楚。這種情況可以通過(guò)以下幾種途徑解決:一是向?qū)Ψ浇榻B或帶領(lǐng)參觀已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的相關(guān)工程,消除對(duì)方的疑慮,清晰對(duì)方的思維;二是根據(jù)雙方溝通的情況,以快速原型法迅速提供一個(gè)版本,在此基礎(chǔ)上界定范圍;三是請(qǐng)業(yè)務(wù)專家、相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c,按照RUP統(tǒng)一規(guī)范的軟件開發(fā)過(guò)程,了解用戶的業(yè)務(wù)模型,分析用例模型,設(shè)計(jì)原型界面,形成需求清單、需求分析報(bào)告、功能規(guī)格說(shuō)明書等文檔。供雙方溝通確認(rèn)。
　　(2)客戶有意拖延明確的范圍定義?，F(xiàn)在的IT市場(chǎng)基本上屬于甲方的市場(chǎng),IT產(chǎn)商在簽訂合同之前往往非常被動(dòng)。激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)導(dǎo)致IT產(chǎn)商在做前期的商務(wù)談判時(shí)無(wú)法對(duì)客戶進(jìn)行有效的約束。在簽訂合同后,有的客戶就不作清晰的范圍定義,留下了充足的時(shí)間再作觀察、思考和收集,有時(shí)也是出于敷衍了事,前面說(shuō)了需求到了后期自己都會(huì)推倒重來(lái)。這種情況如果處理不好,不但無(wú)法做好范圍管理,還會(huì)影響和客戶的關(guān)系,影響到可能存在的第二、第三單的業(yè)務(wù)。此時(shí)需要項(xiàng)目經(jīng)理組織人員做好攻關(guān),軟硬兼施,讓客戶負(fù)責(zé)人真心投入,提高對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)的重視程度,加深項(xiàng)目干系人對(duì)各階段性工作的印象,擴(kuò)大范圍定義在對(duì)方單位的認(rèn)知度和影響面。
　　(3)項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)做好范圍定義的重要性認(rèn)識(shí)不足。在中小型企業(yè)里,經(jīng)常技術(shù)骨干就是項(xiàng)目經(jīng)理。而這些技術(shù)骨干對(duì)技術(shù)實(shí)現(xiàn)比較感興趣,對(duì)開發(fā)的范圍和時(shí)間進(jìn)度意識(shí)不夠強(qiáng)烈。IT領(lǐng)域的特殊性造成有些工程師過(guò)于追求技術(shù)的先進(jìn)性。另外IT人才跳槽是比較普遍的,部分IT企業(yè)對(duì)技術(shù)骨干存在著某種程度的縱容和缺乏責(zé)任教育。對(duì)這些技術(shù)骨干要經(jīng)常培養(yǎng)項(xiàng)目范圍管理意識(shí)、成本意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。
　　(4)項(xiàng)目組對(duì)引導(dǎo)客戶明確開發(fā)需求的經(jīng)驗(yàn)、能力不足。理由同上,技術(shù)骨干有時(shí)是技術(shù)天才,同時(shí)在人際溝通等方面存在著不足。這種項(xiàng)目組人員構(gòu)成有些問(wèn)題,但現(xiàn)實(shí)中有很多這樣的項(xiàng)目組存在。具備技術(shù)背景的管理人才在IT項(xiàng)目的開發(fā)實(shí)施方面占據(jù)明顯優(yōu)勢(shì),這大概就是這種現(xiàn)象存在的有效解釋。技術(shù)專家培養(yǎng)成管理人才需要一個(gè)過(guò)程。
　　在下認(rèn)為,利用客戶方熟悉業(yè)務(wù)的人員和技術(shù)力量共同組成項(xiàng)目組,讓客戶專職參與結(jié)合有效的協(xié)調(diào)溝通,大家同舟共濟(jì),對(duì)項(xiàng)目的范圍管理和總體開展會(huì)有很大的益處。我曾經(jīng)組織過(guò)這樣的項(xiàng)目,出于保證項(xiàng)目的成功和后期的維護(hù)考慮,客戶不但不要任何參與開發(fā)的補(bǔ)貼費(fèi)用,還很積極的配合,對(duì)項(xiàng)目的成功起了很大的推動(dòng)作用。
　　3、范圍說(shuō)明書的編制及評(píng)審確認(rèn)
　　經(jīng)過(guò)盡量仔細(xì)地了解客戶的需求后,就必須整理有關(guān)的需求材料,出項(xiàng)目范圍說(shuō)明書,一般來(lái)說(shuō),項(xiàng)目范圍說(shuō)明書要由項(xiàng)目班子來(lái)編寫,它是項(xiàng)目班子和任務(wù)委托者之間簽訂協(xié)議的基礎(chǔ),也是未來(lái)項(xiàng)目實(shí)施的基礎(chǔ),是對(duì)項(xiàng)目范圍管理的關(guān)鍵一個(gè)步驟,這個(gè)階段的核心目的是要讓客戶明確并且接受這些所要開發(fā)的內(nèi)容、表現(xiàn)形式以及運(yùn)行效果等。雖然隨著項(xiàng)目的不斷往前推進(jìn),還可能對(duì)范圍說(shuō)明進(jìn)行修改和細(xì)化,以反映項(xiàng)目本身和外部環(huán)境的變化。但在做確認(rèn)之前能夠細(xì)化的還是要盡量細(xì)化,不要把能夠細(xì)化的工作移到后面去做。
　　我建議軟件項(xiàng)目的范圍說(shuō)明書起碼應(yīng)該包括以下三個(gè)方面的內(nèi)容:
A、項(xiàng)目的合理性說(shuō)明。即解釋為什么要實(shí)施這個(gè)項(xiàng)目,也就是實(shí)施這個(gè)項(xiàng)目的目的和意義。它可以為將來(lái)評(píng)估各種利弊關(guān)系提供評(píng)判基礎(chǔ)。
　　B、項(xiàng)目目標(biāo)。確定了項(xiàng)目目標(biāo),也就確定了成功實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目所必須滿足的某些數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)項(xiàng)目成功地完成時(shí),必須向他人表明,項(xiàng)目事先設(shè)定的目標(biāo)均已達(dá)到。值得注意的一點(diǎn)是,項(xiàng)目目標(biāo)要盡量量化,否則將承擔(dān)很大風(fēng)險(xiǎn)。
　　C、項(xiàng)目可交付成果清單。如果列入項(xiàng)目可交付成果清單的事項(xiàng)一旦被完滿實(shí)現(xiàn),并交付給使用者--項(xiàng)目的中間用戶或最終用戶,就標(biāo)志著項(xiàng)目階段或項(xiàng)目的完成。軟件開發(fā)項(xiàng)目的可交付成果一般包括能夠運(yùn)行的電腦程序、用戶手冊(cè)、維護(hù)手冊(cè)、安裝手冊(cè)和幫助用戶掌握該電腦軟件的交互式教學(xué)程序等。顯然,對(duì)于這些可交付成果都必須有明確的要求和說(shuō)明。
　　范圍說(shuō)明書因項(xiàng)目類型的不同而不同。規(guī)模大、內(nèi)容復(fù)雜的項(xiàng)目,其范圍說(shuō)明書也可能會(huì)很長(zhǎng)。有的范圍說(shuō)明書可以長(zhǎng)達(dá)幾百頁(yè),特別是要對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明的時(shí)候?？傊?范圍說(shuō)明書應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整以滿足不同的、具體項(xiàng)目的需要。不同項(xiàng)目的范圍說(shuō)明書所描述的重點(diǎn)也不一樣。重點(diǎn)是要把彈性的、模糊的內(nèi)容具體化、清晰化。
　　項(xiàng)目班子編寫出來(lái)的范圍說(shuō)明書要經(jīng)過(guò)項(xiàng)目干系人的評(píng)審確認(rèn),特別是要獲取用戶的同意和支持。但是如何才能得到他人的承認(rèn)呢?我覺(jué)得需要向他們表明項(xiàng)目事先設(shè)立的目標(biāo)均已明確體現(xiàn)并可衡量,至少要讓他們看到既定的費(fèi)用、進(jìn)度、可交付成果和質(zhì)量均將滿足要求。這個(gè)過(guò)程有時(shí)需要幾次的反復(fù),但無(wú)論多么艱難也必須取得通過(guò)才可以進(jìn)行下一步驟。
　　4、范圍管理的實(shí)施與控制
　　在范圍說(shuō)明書通過(guò)確認(rèn)以后,接下去的工作就是做好范圍管理的實(shí)施。范圍管理的實(shí)施,是指控制項(xiàng)目中實(shí)際執(zhí)行的工作,而通過(guò)活動(dòng)定義確定的活動(dòng)應(yīng)該按照項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施和控制。
　　可能有人會(huì)認(rèn)為,范圍說(shuō)明書一旦通過(guò)確認(rèn),就萬(wàn)事大吉了,掌握了約束客戶的"條款",可以完全按照范圍說(shuō)明書進(jìn)行開發(fā),不允許有其他的變更,直至項(xiàng)目的成功。根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)判斷及行業(yè)專家的分析,這種想法是很不切實(shí)際的。在實(shí)際的項(xiàng)目實(shí)施中,要建立和維護(hù)變更控制系統(tǒng)以作為進(jìn)行范圍管理的基礎(chǔ)。
　　變更,是指項(xiàng)目干系人常常由于項(xiàng)目環(huán)境或者是其它的各種原因、要求而對(duì)項(xiàng)目的范圍計(jì)劃進(jìn)行修改,甚至是重新規(guī)劃,而這一類修改或變化就叫做變更。范圍的變更管理是對(duì)項(xiàng)目中存在的或潛在的變化,采用正確的策略和方法成功地處理它。項(xiàng)目范圍的變更多數(shù)由于客戶對(duì)原有需求的修改或者追加造成的,而且其中可能有部分需求是合理的、迫切需要追加的,這時(shí)需要我們給予足夠的理解并想辦法接納,但必須有足夠的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。在我負(fù)責(zé)項(xiàng)目的時(shí)候,合同/范圍說(shuō)明書隨時(shí)都是帶在身邊,經(jīng)?？纯?特別是有需求變更的時(shí)候,好好分析確定是否符合合同的要求,是否符合既定的范圍以及它可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。在客戶有較多超出原定范圍的開發(fā)內(nèi)容時(shí),應(yīng)該盡量說(shuō)服客戶分期開發(fā),把新開發(fā)內(nèi)容作為第二期項(xiàng)目,還可以把第二期的項(xiàng)目作大,那樣可以使第二期的項(xiàng)目有條不紊受控運(yùn)作,又為公司創(chuàng)造了新的商業(yè)機(jī)會(huì),還能較好的推動(dòng)客戶的信息化應(yīng)用,何樂(lè)而不為?
　　這里補(bǔ)充說(shuō)明一點(diǎn),范圍變更控制應(yīng)當(dāng)全過(guò)程地與其他控制過(guò)程結(jié)合起來(lái),如進(jìn)度控制、成本控制、質(zhì)量控制等。
　　5、范圍核實(shí)
　　最后,我們來(lái)談?wù)劮秶藢?shí)。范圍核實(shí),是項(xiàng)目干系人正式接受項(xiàng)目范圍的過(guò)程,需要審查可交付成果和工作結(jié)果,以確保它們都已經(jīng)正確圓滿的完成。一般在每個(gè)項(xiàng)目生命周期的收尾階段進(jìn)行,以工作結(jié)果、產(chǎn)品文檔、工作分解結(jié)構(gòu)、范圍說(shuō)明和項(xiàng)目計(jì)劃為依據(jù),通過(guò)檢查,來(lái)正式接受項(xiàng)目范圍。一般來(lái)說(shuō),項(xiàng)目完成了既定范圍目標(biāo),滿足了項(xiàng)目三要素:時(shí)間進(jìn)度、成本控制、質(zhì)量要求,就可以認(rèn)為項(xiàng)目是成功的。但我認(rèn)為有時(shí)候項(xiàng)目的成果被客戶接受,通過(guò)了范圍核實(shí),也可認(rèn)為成功,因?yàn)樵贗T行業(yè)里,產(chǎn)品研發(fā)突破原定時(shí)間、成本要求的情況非常普遍,這是篇首提到的軟件的復(fù)雜性、可變性、多樣性和不可見(jiàn)性造成的。
　　6、結(jié)束語(yǔ)
　　范圍管理在軟件項(xiàng)目管理中具有及其重要的意義。我個(gè)人認(rèn)為,成功的項(xiàng)目運(yùn)作來(lái)自于較好的范圍管理。范圍管理的好壞直接影響到對(duì)項(xiàng)目時(shí)間、質(zhì)量、成本的有效掌控,清晰的范圍定義可以極大的降低項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)。