論信息系統(tǒng)項目的成本管理
摘要：

2013年8月，我作為項目經(jīng)理參與了某省公安廳警務(wù)地理信息基礎(chǔ)平臺的建設(shè)。該項目是XX省公安廳“天網(wǎng)計劃”的重要項目，該項目投資共1000萬人民幣，建設(shè)工期為1年。該系統(tǒng)利用空間地理信息技術(shù),以電子地圖為基礎(chǔ),以公安寬帶網(wǎng)絡(luò)為依托,以信息共享和綜合利用為目標(biāo),以實現(xiàn)公安基礎(chǔ)信息基于空間電子地圖的可視化查詢和分析,從而提高在指揮決策、快速反應(yīng)、反恐等方面的綜合能力,為治安管理、警力部署、巡邏布控、安全警衛(wèi)等公安業(yè)務(wù)提供行之有效的管理手段.該項目于2014年8月通過了業(yè)主方的驗收，贏得了用戶的好評。本文以此項目為例，結(jié)合作者的實際經(jīng)驗，討論了項目成本管理在項目建設(shè)過程中的重要性，論述了成本估算、成本預(yù)算、成本控制的過程及其對成本估算的積極意義，最后總結(jié)分享項目管理的成功經(jīng)驗，以及項目存在的不足及具體的改進措施。

正文：

某省公安廳警務(wù)地理信息基礎(chǔ)平臺是某省公安廳“天網(wǎng)計劃”的重要項目，該項目投資共1000萬人民幣，建設(shè)工期為1年。該省公安廳力圖通過警務(wù)地理信息系統(tǒng)的建設(shè)，匯聚整合全省基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)和公安機關(guān)內(nèi)外部各類信息資源，利用信息化手段構(gòu)建動態(tài)信息防控網(wǎng)絡(luò)，實施扁平化指揮調(diào)度，構(gòu)建信息系統(tǒng)應(yīng)用體系的全局性、綜合性、基礎(chǔ)性支撐工程，建設(shè)形成省廳“高端統(tǒng)籌，周到服務(wù)”的又一制高點，全面提升該省公安信息化深層次應(yīng)用的水平。我作為開發(fā)方的項目經(jīng)理，至始至終參與了整個項目的建設(shè)。自2013年8月項目啟動至2014年8月歷時一年，系統(tǒng)至今運行穩(wěn)定，取得了用戶的好評。

該警務(wù)地理信息系統(tǒng)的基本情況：系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)模式，服務(wù)器使用曙光刀片機，操作系統(tǒng)采用RHEL6.2，使用JAVA語言開發(fā)，SVN作為配置管理工具。中間件使用weblogic，數(shù)據(jù)庫采用oracle10g。該系統(tǒng)利用空間地理信息技術(shù),以電子地圖為基礎(chǔ),以公安寬帶網(wǎng)絡(luò)為依托,以信息共享和綜合利用為目標(biāo),以實現(xiàn)公安基礎(chǔ)信息基于空間電子地圖的可視化查詢和分析,從而提高在指揮決策、快速反應(yīng)/反恐等方面的綜合能力,為治安管理、警力部署、巡邏布控、安全警衛(wèi)等公安業(yè)務(wù)提供行之有效的管理手段.

由于本項目的順利上線涉及到業(yè)務(wù)的考核，因此在本項目中，成本管理就顯得尤為重要。這一點在工期緊、聚業(yè)務(wù)復(fù)雜、范圍涉及面廣、項目干系人眾多等特點于一身的XX省警務(wù)地理信息系統(tǒng)中得到了充分驗證。本文將討論成本管理相關(guān)的問題．其一、成本估算;其二、成本預(yù)算;其三、成本控制。下面將分別從三個方面進行論述．

一、成本估算

在以往的項目中，常出現(xiàn)成本估算和成本預(yù)算的出入比較大的現(xiàn)象，分析其原因，不外乎三點，一是草率的成本估算，而是在項目范圍尚未確定時就進行成本估算，三十對成本估算太樂觀或太保守。草率多是由于管理層的壓力而為，所以必須進行解釋并取得理解；而對于第二點，則在項目范圍確定后再進行估算。

鑒于警務(wù)地理信息系統(tǒng)項目周期較長，項目干系人眾多，項目采購的設(shè)備繁多，因而我在該項目的前期就組織人員制定了項目成本管理計劃，并根據(jù)成本管理計劃對該項目的成本進行了詳細(xì)的估算。因為項目估算應(yīng)該考慮到項目所使用的所有資源的成本，所以在該項目中主要對于項目所涉及設(shè)備、場地租用、人員費用、設(shè)備折舊與分?jǐn)傎M用等費用科目進行了估算。我根據(jù)之前XX省警務(wù)地理信息系統(tǒng)成本發(fā)生情況，作為該項目成本估算的重要參考，采用類比估算法，估算門診實時結(jié)算項目的所有資源科目。在此基礎(chǔ)上還根據(jù)該項目范圍說明書的要求，對于硬件設(shè)備的采購采用了資源單價的估算方法?？紤]到項目計劃中對于進度和人員的要求，根據(jù)項目的WBS結(jié)構(gòu)采用了自底向上的成本估算方法，估算總的工作量。成本估算是警務(wù)地理信息系統(tǒng)項目成本管理的一個非常重要的環(huán)節(jié)，正是因為在項目前期對可能發(fā)生的成本類型進行了詳細(xì)的估算，所以項目最終實際發(fā)生的成本與前期的估算成本偏差較小，控制在10%以內(nèi)。

二、成本預(yù)算

通常情況下項目的預(yù)算常常會超過估算，這是因為估算劃分初步的估計，而預(yù)算是需要將成本估算分配到項目的各項WBS要素，確定各項工作和活動的成本定額，此時已經(jīng)可以比較準(zhǔn)確的判斷各個工作包的工作量及技術(shù)難度，并考慮人的成本因素，所以預(yù)算通常超過估算。

根據(jù)成本管理計劃，我結(jié)合項目的目標(biāo)，制定了切實可行的項目預(yù)算。我將得到批準(zhǔn)的項目估算總成本，逐項分?jǐn)偟矫恳粋€工作包中，為每一個工作包制定具體的項目預(yù)算，并且對于相對比較復(fù)雜的工作包還制定了成本控制的標(biāo)準(zhǔn)，確保項目所有的工作包預(yù)算累加不超過項目總體預(yù)算。在次基礎(chǔ)上將每一個工作包的雨傘再次分?jǐn)偟矫恳粋€項目活動中，以確定項目的每一項預(yù)算的支出時間，最終形成項目時間點對應(yīng)的項目預(yù)算累計支出，并形成項目預(yù)算支出計劃。在項目預(yù)算過程中我使用了成本總計方法，將WBS每一個工作包的預(yù)算累計成為WBS上一級的預(yù)算金額，最終累計成為整個項目總體預(yù)算。在進行成本預(yù)算時，考慮到了項目的管理上的儲備，尤其對于比較復(fù)雜的工作包，按照5%-10%的額度設(shè)定了管理儲備。

成本預(yù)算既是將成本估算進行細(xì)化，結(jié)合項目具體活動將項目成本進行預(yù)先的演練，同時又考慮成本控制的標(biāo)準(zhǔn)，在項目的各個里程碑確立成本控制的指標(biāo)。因此說，成本預(yù)算是成本控制的基礎(chǔ)。

三、成本控制

成本控制的目的就是使項目活動按照成本管理計劃完成，對項目實施過程中項目活動所發(fā)生的項目實際成本與項目預(yù)算進行對比、檢查、糾正，盡量使項目的實際成本控制在成本計劃和成本預(yù)算之內(nèi)的管理過程。

為了確保項目執(zhí)行過程的成本控制，每周做一次的績效測量，每兩周做一次整體項目的績效測量，通過計算項目掙值，與成本管理計劃和成本預(yù)算進行對比，找出與項目成本管理計劃和預(yù)算的差距。在項目實施過程中，我制定了公司級與項目級的丙級成本控制體系，根據(jù)項目實施過程的績效測量，當(dāng)與預(yù)算出現(xiàn)4%以內(nèi)的偏差時，在項目組內(nèi)部解決，出現(xiàn)4%以上的偏差，報公司解決。當(dāng)出現(xiàn)項目成本偏差時，通過成本變更申請、成本變更審批以及成本變更執(zhí)行最終完成成本變更。在項目執(zhí)行過程中也出現(xiàn)重大工作方式的變更，在工程監(jiān)理公司主持下經(jīng)過與用戶方進行溝通和研討，其中涉及到的成本變更最終可以修改成本基線計劃，并將修改的成本基線計劃報送項目各方。

在該項目管理過程中，我全面應(yīng)用了項目成本管理方法，使得該項目在成本管理方面較好地達(dá)到了預(yù)期目的。鑒于我們在項目初期就建立了項目成本管理計劃，并依據(jù)成本管理計劃對項目進行了估算，在項目估算的基礎(chǔ)上，考慮了項目的特點，并結(jié)合公司對該項目的要求，我制定了行之有效的項目預(yù)算，在警務(wù)地理信息系統(tǒng)項目執(zhí)行過程中，通過掙值分析進行項目成本與預(yù)算的比對，并形成項目于公司兩級成本控制體系，對于重大成本變更我們還通過監(jiān)理公司與用戶進行協(xié)調(diào)，項目最終發(fā)生的成本少于項目前期批準(zhǔn)的項目預(yù)算，為公司節(jié)約項目資金20萬元。

經(jīng)過我們的努力，該系統(tǒng)2014年8月上線成功，并在同年11月通過驗收?；仡欗椖窟M度管理的過程，項目能成功地通過驗收得益于在事前進行了充分的計劃和準(zhǔn)備工作。我覺得項目管理的能力和項目開發(fā)的能力是有很大的區(qū)別的。一個成功而高效的項目開發(fā)必須要有一個能統(tǒng)籌管理和善于溝通的項目經(jīng)理。雖然項目成功通過了驗收沒有大的事故發(fā)生，但任然存在許多問題，主要有以下幾點：

1．對項目工作分解結(jié)構(gòu)中個別工作包沒有進行量化。在項目驗收時，我們和客戶對工作包的認(rèn)識存在偏差，而對工作包的定義又沒有明確的量化，造成驗收工作的被動。通過和客戶的溝通，決定先進性系統(tǒng)的全面驗收，待到維護期時我們再進行改進。

2．軟件測試不系統(tǒng)，用例準(zhǔn)備扔不夠充分，忽視了壓力測試。系統(tǒng)實際運行后隨著數(shù)據(jù)量的增加，運行速度下降很快，達(dá)不到設(shè)計要求。雖然通過升級硬件解決了這個問題，但造成了資金的額外投入。。

綜上所述，在該項目的實施工程中，我得到了寶貴的經(jīng)驗和教訓(xùn)，如果對以上不足進行很好的總結(jié)和提高，可以“百尺竿頭更進一步，在我項目經(jīng)理的生涯中，在以后的工作中，我會留意克服，并將繼續(xù)努力學(xué)習(xí)、總結(jié)經(jīng)驗，更好地完成項目。