論信息系統(tǒng)項目的采購管理
摘要：

2013年8月，我作為甲方項目經(jīng)理參與了某省公安廳警務(wù)地理信息基礎(chǔ)平臺的建設(shè)。該項目是某省公安廳“天網(wǎng)計劃”的重要項目，該項目投資共1000萬人民幣，建設(shè)工期為1年。該系統(tǒng)利用空間地理信息技術(shù),以電子地圖為基礎(chǔ),以公安寬帶網(wǎng)絡(luò)為依托,以信息共享和綜合利用為目標(biāo),以實現(xiàn)公安基礎(chǔ)信息基于空間電子地圖的可視化查詢和分析,從而提高在指揮決策、快速反應(yīng)、反恐等方面的綜合能力,為治安管理、警力部署、巡邏布控、安全警衛(wèi)等公安業(yè)務(wù)提供行之有效的管理手段.該項目于2014年8月通過了業(yè)主方的驗收，贏得了用戶的好評。本文以此項目為例，結(jié)合作者的實際經(jīng)驗，討論了項目采購管理在項目建設(shè)過程中的重要性，論述了編制采購計劃、編制詢價計劃、詢價、供方選擇、合同管理、合同收尾，最后總結(jié)分享項目管理的成功經(jīng)驗，以及項目存在的不足及具體的改進(jìn)措施。

正文：

某省公安廳警務(wù)地理信息基礎(chǔ)平臺是XX省公安廳“天網(wǎng)計劃”的重要項目，該項目投資共1000萬人民幣，建設(shè)工期為1年。該省公安廳力圖通過警務(wù)地理信息系統(tǒng)的建設(shè)，匯聚整合全省基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)和公安機關(guān)內(nèi)外部各類信息資源，利用信息化手段構(gòu)建動態(tài)信息防空網(wǎng)絡(luò)，實施扁平化指揮調(diào)度，構(gòu)建信息系統(tǒng)應(yīng)用體系的全局性、綜合性、基礎(chǔ)性支撐工程，建設(shè)形成省廳“高端統(tǒng)籌，周到服務(wù)”的又一制高點，全面提升該省公安信息化深層次應(yīng)用的水平。我作為開發(fā)方的項目經(jīng)理，至始至終參與了整個項目的建設(shè)。自2013年8月項目啟動至2014年8月歷時一年，系統(tǒng)至今運行穩(wěn)定，取得了用戶的好評。

某省警務(wù)地理信息系統(tǒng)的基本情況：系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)模式，服務(wù)器使用曙光刀片機，操作系統(tǒng)采用RHEL6.2，使用JAVA語言開發(fā)，SVN作為配置管理工具。中間件使用weblogic，數(shù)據(jù)庫采用oracle10g。該系統(tǒng)利用空間地理信息技術(shù),以電子地圖為基礎(chǔ),以公安寬帶網(wǎng)絡(luò)為依托,以信息共享和綜合利用為目標(biāo),以實現(xiàn)公安基礎(chǔ)信息基于空間電子地圖的可視化查詢和分析,從而提高在指揮決策、快速反應(yīng)/反恐等方面的綜合能力,為治安管理、警力部署、巡邏布控、安全警衛(wèi)等公安業(yè)務(wù)提供行之有效的管理手段.

由于本項目的順利上線涉及到業(yè)務(wù)的考核，因此在本項目中，采購管理就顯得尤為重要。這一點在聚業(yè)務(wù)復(fù)雜、范圍涉及面廣、項目干系人眾多等特點于一身的XX省警務(wù)地理信息系統(tǒng)中得到了充分驗證。本文將討論進(jìn)度管理相關(guān)的問題．其一、范圍計劃的內(nèi)容及作用;其二、詳細(xì)范圍說明書的內(nèi)容及作用;其三、創(chuàng)建WBS的原則;其四、如何進(jìn)行范圍確認(rèn)和范圍控制;其五、資源沖突解決方法;針對這些問題，本人作為項目經(jīng)理，采用了會議評審; 變更控制系統(tǒng);提高項目優(yōu)先級保證項目所需資源等方法予以解決．下面將分別從五個方面進(jìn)行論述．

一．編制采購計劃

編制采購計劃前，我組織相關(guān)行業(yè)特別是有同類型項目類型經(jīng)驗的專家，對平臺項目的開發(fā)成本做了估算。一方面，估算平臺大致成本，一遍檢查是否有直接預(yù)算支出；另一方面，也可以作為合同的一個約束條件，控制項目成本。經(jīng)過多次商討，定出成本估算值，并決定采用固定總價合同類型。

編制項目采購計劃最忌“關(guān)起門來，自作自受”，詳細(xì)、科學(xué)、合理的采購計劃是以項目實際情況作為立足點的。特別是對本平臺的項目，業(yè)務(wù)復(fù)雜、范圍涉及面廣、項目干系人眾多，項目時間緊。因此，在制定采購計劃前，我們多次走訪各部門業(yè)務(wù)人員，并特別就業(yè)務(wù)關(guān)鍵崗位進(jìn)行了全方位的學(xué)習(xí)和深入了解。這大大方便了我們界定清除項目范圍，制作出初步的項目范圍說明書，并以其作為基礎(chǔ)制作了項目采購工作說明書及采購計劃。

為規(guī)范項目采購管理工作，我們同客戶方共同制定了“三審”制，即采購申請審批、詢價申報審批和到貨驗收審批三個關(guān)鍵點的審查。采購申請審批是在項目選型經(jīng)過技術(shù)論證、用戶試用并確認(rèn)后開展；詢價申報審批是在確認(rèn)供應(yīng)商，并通過談判確認(rèn)最終采購價格后開展，同時需提交供應(yīng)商的相關(guān)證明文件、售后保證等承諾等文件；到貨驗收審批是依據(jù)采購合同，執(zhí)行到貨驗收的審查工作。“三審”制對于保證采購工作合理、規(guī)范的開展，發(fā)揮了重要作用。

二．從滿足實際需求出發(fā)，合理、規(guī)范、高效地完成項目采購工作

在招標(biāo)過程中，我們先在本市的政府采購中心網(wǎng)站登記相關(guān)招標(biāo)信息，并舉行了最初的供應(yīng)商碰頭會，一遍我們就參與投標(biāo)的各個供應(yīng)商一個初步了解，也有利于簽字供應(yīng)商對我們的項目有一個清晰、共同的理解。投標(biāo)之前，我會同相關(guān)行業(yè)專家就相關(guān)競標(biāo)企業(yè)進(jìn)行了摸底排查，大致對其規(guī)模和實力有一定的了解。同時，就平臺項目的實際情況知道了評標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)及策略。招標(biāo)過程中，我們先根據(jù)本行業(yè)信息系統(tǒng)的要求，設(shè)置篩選系統(tǒng)：要求競標(biāo)企業(yè)必須擁有計算機系統(tǒng)集成二級或意思資質(zhì)和國家涉密計算機系統(tǒng)集成乙級（以上）資質(zhì)。然后依據(jù)前期研討會確定的項目技術(shù)參數(shù)及驗收標(biāo)準(zhǔn)，按照重要程度對每一個評價標(biāo)準(zhǔn)舍得一個權(quán)重，按照供方所得項目技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)綜合分，結(jié)合項目建設(shè)價格作為選擇供方的依據(jù)。

經(jīng)過幾輪評選活動后，我們選擇了一家規(guī)模和實力較大，技術(shù)綜合得分及性價比都比較高的A公式作為本平臺項目的供方。A公司作為本行業(yè)的領(lǐng)先者，擁有多個類似項目的成功案例，而且之前也和本事交警局坐高其他業(yè)務(wù)項目，用戶口碑和行業(yè)評價都比較好。

三、高度重視采購風(fēng)險，采取有效的措施控制采購風(fēng)險。

應(yīng)用支撐平臺的采購實施是該項目的重要建設(shè)內(nèi)容，決定項目建設(shè)的效果和整體實施進(jìn)度，加之涉及采購金額較大，必須要高度重視和控制采購風(fēng)險。詳細(xì)的采購合同是項目的“憲法”，合同中定義不清楚或者不定義，在項目建設(shè)時項目經(jīng)理就無法控制各個供應(yīng)商。從法律之外，也許可以通過人際關(guān)系或者公司合作關(guān)系，促成有效的合作。但我認(rèn)為最直接有效的還是采購合同。

回顧整個采購歷程，經(jīng)歷了自制-采購決策、試點應(yīng)用、專家評審三個階段。在自制-采購決策階段，采用了兩條腿走路策略，一方面采用自行開發(fā)方式，只限于公共基礎(chǔ)模塊；另一方面在對市面上主流的應(yīng)用支撐平臺進(jìn)行技術(shù)論證。事實證明，采用自行開發(fā)的方式，開發(fā)出的產(chǎn)品存在質(zhì)量等諸多問題，后因客戶不認(rèn)可中途夭折。市面的產(chǎn)品從功能和性能上大多不能完全滿足用戶的需求，經(jīng)過項目組反復(fù)技術(shù)論證，并通過集體評審，暫定了一款產(chǎn)品。這樣就進(jìn)入了試點應(yīng)用階段。我們決定將目前在用的比較有代表性的一個子系統(tǒng)導(dǎo)入到此平臺。該產(chǎn)品的供應(yīng)商調(diào)集了核心開發(fā)人員參與到系統(tǒng)導(dǎo)入工作，因時間緊，采用封閉開發(fā)方式，期間克服了種種困難，在短短三個月內(nèi)完成系統(tǒng)構(gòu)建，并成功實施，獲得用戶認(rèn)可。基于試點試用情況，邀請了知名的專家對該產(chǎn)品開發(fā)及應(yīng)用情況進(jìn)行了評審。獲得了專家的充分肯定。最終客戶同意了該產(chǎn)品的采購。通過以上三個階段，很好的控制了該產(chǎn)品的采購風(fēng)險。在后續(xù)的實施中，主要應(yīng)用系統(tǒng)均基于該產(chǎn)品進(jìn)行構(gòu)建，取得了較好的應(yīng)用效果，達(dá)到了預(yù)期的目標(biāo)。

經(jīng)過我們的努力，該系統(tǒng)2014年8月上線成功，并在同年11月通過驗收?；仡欗椖窟M(jìn)度管理的過程，項目能成功地通過驗收得益于在事前進(jìn)行了充分的計劃和準(zhǔn)備工作。我覺得項目管理的能力和項目開發(fā)的能力是有很大的區(qū)別的。一個成功而高效的項目開發(fā)必須要有一個能統(tǒng)籌管理和善于溝通的項目經(jīng)理。雖然項目成功通過了驗收沒有大的事故發(fā)生，但任然存在許多問題，主要有以下幾點：

1．對項目工作分解結(jié)構(gòu)中個別工作包沒有進(jìn)行量化。在項目驗收時，我們和客戶對工作包的認(rèn)識存在偏差，而對工作包的定義又沒有明確的量化，造成驗收工作的被動。通過和客戶的溝通，決定先進(jìn)性系統(tǒng)的全面驗收，待到維護(hù)期時我們再進(jìn)行改進(jìn)。

2．軟件測試不系統(tǒng)，用例準(zhǔn)備扔不夠充分，忽視了壓力測試。系統(tǒng)實際運行后隨著數(shù)據(jù)量的增加，運行速度下降很快，達(dá)不到設(shè)計要求。雖然通過升級硬件解決了這個問題，但造成了資金的額外投入。。

綜上所述，在該項目的實施工程中，我得到了寶貴的經(jīng)驗和教訓(xùn)，如果對以上不足進(jìn)行很好的總結(jié)和提高，可以“百尺竿頭更進(jìn)一步，在我項目經(jīng)理的生涯中，在以后的工作中，我會留意克服，并將繼續(xù)努力學(xué)習(xí)、總結(jié)經(jīng)驗，更好地完成項目。