項(xiàng)目范圍管理也是老生常談的話題了，但在做項(xiàng)目的時(shí)候, 最會(huì)影響項(xiàng)目的莫過(guò)于項(xiàng)目范圍的控制了。
雖然目前有不少項(xiàng)目管理的書都有談到范圍管理, 但觀諸里面的說(shuō)明, 以我個(gè)人經(jīng)驗(yàn)來(lái)看, 最多只有講清楚范圍的功能, 對(duì)于如何把項(xiàng)目能在不受外力的影響, 而在控制的時(shí)間及預(yù)算來(lái)完成的部份, 幾乎都沒(méi)有著墨。
這樣的范圍管理是有了, 但于事無(wú)補(bǔ), 大多數(shù)的PM仍然在面對(duì)項(xiàng)目發(fā)展失控的壓力下。對(duì)PM而言, 如何控制范圍, 應(yīng)該是比范圍管理更為重要而且迫切。
所以, 我想和大家分享我個(gè)人對(duì)項(xiàng)目范圍控制的一些技巧, 希望能對(duì)苦于此事的朋友有些幫助。
我所認(rèn)為的項(xiàng)目范圍失控原因也許有很多的項(xiàng)目管理書藉列出了各式各樣項(xiàng)目管理失控的原因, 但這里只談我個(gè)人的想法, 沒(méi)有什么學(xué)術(shù)依據(jù), 不認(rèn)同就算了, 別跟我打筆戰(zhàn)。以下是原因條列：
(1) PM自己挖坑自殺
(2) PM缺乏領(lǐng)域知識(shí)
(3) PM做人太善良
...
以上諸點(diǎn)可能有些PM都會(huì)抱怨, 怎么都是PM的錯(cuò), 別人呢 ? 嗯, 的確少了一點(diǎn), 第(4)點(diǎn)就是"PM誤以為別人會(huì)負(fù)責(zé)"。
好了, 讓我來(lái)先談?wù)?quot;PM自己挖坑自殺"造成的范圍失控。我看過(guò)很多失控的項(xiàng)目, 自殺這類的項(xiàng)目是在一開(kāi)始就注定了要失控的命運(yùn)。這些項(xiàng)目的失控, 其實(shí)是PM自己造成的, 但PM自己卻渾然不覺(jué)。PM犯下這大錯(cuò)的時(shí)間, 就是在做項(xiàng)目啟動(dòng)簡(jiǎn)報(bào)時(shí)犯下的。
很多的PM, 在啟動(dòng)會(huì)議或是在介紹項(xiàng)目時(shí), 往往忘了他是PM, 不斷的在啟動(dòng)會(huì)議及介紹中強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目的效益及未來(lái)強(qiáng)大的愿景。PM要明白, PM并不是業(yè)務(wù)員, 在他接下任務(wù)時(shí), 推銷工作已結(jié)束了, 接下來(lái)他該做的, 就是讓項(xiàng)目能夠好好完成, 達(dá)成項(xiàng)目計(jì)劃中的項(xiàng)目目標(biāo), 所以在項(xiàng)目過(guò)程中去談?wù)撨^(guò)多的效益或愿景, 不但是畫蛇添足, 而且往往搬磚砸腳。
為什么說(shuō)PM在開(kāi)始時(shí)的愿景是搬磚砸腳呢 ?從溝通的角度來(lái)看, 雖然一個(gè)項(xiàng)目都有項(xiàng)目計(jì)劃, 也都在項(xiàng)目成立前有數(shù)不盡的會(huì)議在檢討, 在說(shuō)明。但往往愈是龐大的項(xiàng)目, 溝通及討論項(xiàng)目的細(xì)節(jié)時(shí), 都是項(xiàng)目規(guī)劃人員及少數(shù)的負(fù)責(zé)主管, 也只有他們彼此之間對(duì)項(xiàng)目有最符合實(shí)際的認(rèn)識(shí)。使用單位及高階主管, 并不像一般人想象的那么清楚和明白項(xiàng)目規(guī)劃人員中對(duì)項(xiàng)目勾勒的圖像, 雖然理論上他們也要很清楚, 但在這種畫餅階段, 這種理想是緣木求魚。
可惜, 大部份的PM都故意忽略了這項(xiàng)重要的風(fēng)險(xiǎn)。并不是PM不明白, 而是PM在想到了這件事時(shí), 就會(huì)自動(dòng)犯下4號(hào)錯(cuò)誤, "PM誤以為別人會(huì)負(fù)責(zé)", 這種不務(wù)實(shí)的把政治問(wèn)題引入風(fēng)險(xiǎn)控管的PM, 當(dāng)然會(huì)把項(xiàng)目導(dǎo)向失控的不歸路。
坦白說(shuō), 在做項(xiàng)目計(jì)劃時(shí), 即使目標(biāo)訂定的再明確再簡(jiǎn)單, 但在"計(jì)劃永遠(yuǎn)趕不上變化"的墨菲定律影響下, 能否達(dá)成仍然是未定之天的。如果再加上前面的因素, 正確的做法應(yīng)該是少說(shuō)多做, 以最保守的描述及介紹, 來(lái)對(duì)項(xiàng)目的發(fā)展及結(jié)果來(lái)向參與過(guò)程中的使用者及高層務(wù)實(shí)說(shuō)明。但絕大多數(shù)的PM卻不是這樣, 他們?cè)谧鲞M(jìn)度簡(jiǎn)報(bào)時(shí), 很習(xí)慣的又把推動(dòng)項(xiàng)目的促銷手法又用了出來(lái), 然后高層及使用者心中就繼續(xù)充滿了美麗的想象, 把?油餅想成了海陸PIZZA, 但當(dāng)PM沾沾自喜的把手抓餅(比?油餅還高檔一點(diǎn)的)呈現(xiàn)出來(lái)時(shí), 被批評(píng)的體無(wú)完膚也就不會(huì)令人意外了。
當(dāng)打擊發(fā)生時(shí), PM 要知道, 除了 PM 自己人, 誰(shuí)曉得你已經(jīng)做的比當(dāng)初的計(jì)劃做的還好 ? 而且在高階紛紛批評(píng)后, 知道的人也不敢開(kāi)口了, 然后 PM 就會(huì)開(kāi)始被要求做海陸PIZZA了。在沒(méi)料又沒(méi)錢的情況下, 自然而然的就進(jìn)入了范圍失控狀態(tài)。PM 要怪別人嗎 ? 說(shuō)真的, 這根本是PM自己挖的坑, 實(shí)在不要去怪別人。
所以, 在項(xiàng)目的推動(dòng)過(guò)程, PM 愈是想突顯項(xiàng)目的重要性或是包裝項(xiàng)目, 他造成的誤解就愈多, 東一個(gè)自吹, 西一個(gè)自擂, PM就是不斷的在自己周圍埋上地雷, 最后是自己炸死了自己而已。
再來(lái), 會(huì)失控的另一個(gè)要素是PM對(duì)負(fù)責(zé)項(xiàng)目的領(lǐng)域知識(shí)(DOMAIN KNOWHOW)過(guò)于欠缺所造成的。
這一個(gè)因素相信是很好理解的, 由于PM 本身對(duì)領(lǐng)域知識(shí)的不足, 自然就容易被使用者或客戶牽著鼻子走, 在不斷的被質(zhì)疑及挑戰(zhàn)下, 就喪失了堅(jiān)持的正當(dāng)性及心理支撐, 接下來(lái)就開(kāi)始修正項(xiàng)目的范圍了, 終于又走到了失控的不歸路。要解決這種問(wèn)題, 并不是要每一個(gè)PM一接案子, 就要成為領(lǐng)域?qū)＜? 那很不切實(shí)際, 但至少, 要對(duì)這個(gè)領(lǐng)域下一點(diǎn)功夫, 先有個(gè)大致的了解, 這是任何一個(gè)PM都做得到的。
當(dāng)然, 有了這些常識(shí)性的了解后, 還是不足以去面對(duì)使用者不合理的要求及挑戰(zhàn), 但會(huì)使你有資格和使用者進(jìn)行工作討論, 而不會(huì)一昧的挨打, 這一點(diǎn)很重要。而在討論任何需求的變更時(shí), PM還需要一個(gè)打破沙鍋問(wèn)到底的精神, 及對(duì)合理性和邏輯性的堅(jiān)持。任何的需求改變, 都要詢問(wèn)清楚前因后果及評(píng)估可能的影響和代價(jià), 并且反復(fù)推估及演練, 并且將所有討論結(jié)果作成會(huì)議記錄, 要求使用者簽認(rèn)。
PM要有一個(gè)認(rèn)識(shí), 范圍的失控, 并不會(huì)是因?yàn)樯贁?shù)的一兩個(gè)大要求所造成的, 反而是積沙成塔, 從一個(gè)又一個(gè)的小要求里釀成了大禍的。所以, 任何一個(gè)改變需求的要求, 那怕是多么的微不足道, 都要堅(jiān)持住要遵守需求變更程序的原則或規(guī)定。這一點(diǎn)通常很難, 而且會(huì)讓PM給人一種不近人情的感覺(jué), 有時(shí)會(huì)連團(tuán)隊(duì)的成員都會(huì)請(qǐng)你不要這么"機(jī)車", 但請(qǐng)PM務(wù)必守住這個(gè)原則, 這可以說(shuō)是我多年來(lái)的教訓(xùn), 也是很多資深PM的經(jīng)驗(yàn)談。
說(shuō)到這里, 就自然的帶出來(lái)了下一個(gè)讓范圍失控的因素, PM做人太善良?；旧蠐?dān)任了PM, 心里就應(yīng)該要有思想準(zhǔn)備的, 但我個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)卻發(fā)現(xiàn), 沒(méi)有人教我們PM的心態(tài)應(yīng)該是什么 ?
基本上, 做一個(gè)好PM, 在一個(gè)項(xiàng)目里, 大概就很難和"好人"畫上等號(hào)了。我們要控制這控制那的, 還要去安排這安排那, 理論上都會(huì)要我們擅長(zhǎng)溝通協(xié)調(diào)和做好政治工作, 以致于我所看到的大部份PM, 都過(guò)的很沒(méi)有尊嚴(yán), 內(nèi)憂外患。在內(nèi)被當(dāng)作緩沖墊, 出氣筒, 對(duì)外被當(dāng)成了高級(jí)侍從官, 總之, PM就是要打不還手罵不還口, 提要求, 就要達(dá)成, 更且不會(huì)增加預(yù)算或時(shí)間的高級(jí)不吃草千里馬。
但可能嗎 ? 當(dāng)然是不可能, 但在錯(cuò)誤教育的認(rèn)識(shí)下, 整個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程中, PM常要扮演著弱勢(shì)者的角色, 一個(gè)弱勢(shì)者, 又怎么可能把一個(gè)項(xiàng)目管好 ? 更惶論是把范圍給控制在原先預(yù)定的范圍里了。
強(qiáng)勢(shì)而柔軟的PM, 這是管理好項(xiàng)目的不二法門。但有人會(huì)問(wèn), 你想要強(qiáng)勢(shì), 就強(qiáng)勢(shì)嗎 ? 老板不鳥你, 你又能怎樣 ? 請(qǐng)注意我是請(qǐng)各位PM做個(gè)強(qiáng)勢(shì)而柔軟的管理者。
對(duì)外, PM要"原則上強(qiáng)勢(shì), 態(tài)度上柔軟"。
對(duì)內(nèi), PM則要"控制上強(qiáng)勢(shì), 執(zhí)行上柔軟"。
對(duì)于團(tuán)隊(duì)之外的老板, 使用者, 態(tài)度上要保持腰軟嘴甜腳勤快, 但在原則上, 那就要寸步不讓, 或者一定要對(duì)方付出了相應(yīng)的代價(jià)后, 才可以作交換。這樣講起來(lái)可能有點(diǎn)矛盾, 但請(qǐng)各位回想一下日本式拒絕就會(huì)明白了, 穿著整齊的服務(wù)員, 對(duì)著你的要求, 深深的一個(gè)九十度大躬, 抬起頭來(lái)滿臉的陽(yáng)光笑容, 然后口中輕輕的吐出 "對(duì)不起, 不行" … 相信面對(duì)這樣的服務(wù)人員, 很多人都有一種不得不接受的無(wú)可奈何感。做個(gè)PM, 對(duì)外, 要的就是這種方式和態(tài)度。沒(méi)有了原則的堅(jiān)持, PM的案子是做不下去的, 早也是死, 晚也是死, 何不死的有尊嚴(yán)一點(diǎn) ?
而在對(duì)團(tuán)隊(duì)成員部份, PM要取得足夠的控制權(quán), 這里面, PM本身的態(tài)度很重要, 就是不要怕和團(tuán)隊(duì)里面的人在工作項(xiàng)目上鬧翻。講白了, 不接受指揮的成員, 寧可退貨, 也不要屈就, 實(shí)在退不掉, 你就自己自殺出局吧, 因?yàn)閷?duì)外就前路多艱了, 還要花心思在對(duì)內(nèi)的安撫上, 那實(shí)在是內(nèi)外交迫, 手上案子少還可以撐一下, 但很少PM手上只有一兩個(gè)案子的, 那你大概不久就要陣亡了, 如前所述, 與其屈辱而死, 不如尊嚴(yán)而退。
不過(guò), 在實(shí)務(wù)上, 公司并不會(huì)明刀明槍的支持你, 要想擁有足夠的控制權(quán), 就要你態(tài)度堅(jiān)定而且一致, 良好的領(lǐng)域知識(shí)及周嚴(yán)的項(xiàng)目規(guī)劃絕對(duì)是取得成員尊重的不二法門。要怎么收獲要先那么栽, 沒(méi)有人會(huì)因?yàn)槟銚碛幸粋€(gè)頭銜而去尊重你, 所以想要讓項(xiàng)目不失控, PM要靠?jī)?nèi)涵和努力去塑造出威嚴(yán), 這才是我強(qiáng)調(diào)控制權(quán)的意義所在。
最后一點(diǎn), 也是最重要的一點(diǎn), PM要明白, 項(xiàng)目既然歸你管, 那么項(xiàng)目的成敗, 你就是最終要負(fù)責(zé)的那個(gè)人。因此, 不論是你能掌握原因的也好, 不能掌握的原因也好, 都不會(huì)有別人為你負(fù)責(zé)。保護(hù)好你自己的方法, 就是堅(jiān)定而且透明。堅(jiān)定已經(jīng)說(shuō)了很多, 透明就是所有的變動(dòng)都要公開(kāi)而且制度化, 依循在項(xiàng)目執(zhí)行之前的規(guī)范, 該到那個(gè)層級(jí)就到那個(gè)層級(jí), 不管和你協(xié)調(diào)的是什么人, 如果你沒(méi)有資格扛下那個(gè)責(zé)任, 那就不論對(duì)方把胸脯拍的怎么響, 請(qǐng)都不要相信他, 一切依程序來(lái), 一切白紙黑字留證據(jù), 這比什么都重要。
也許我這篇文章寫的還不夠詳細(xì), 但仔細(xì)品味一下, 有經(jīng)驗(yàn)的PM應(yīng)該也能明白我想傳遞的消息, 有時(shí)候, 我們因?yàn)闆](méi)有別人的參考, 會(huì)很猶豫是不是要如此干, 所以我才把我的經(jīng)驗(yàn)分享出來(lái), 讓其它的PM明白, 這樣子做是對(duì)的, 而且可以做到, 雖然你會(huì)因此在項(xiàng)目里變成"萬(wàn)人嫌", 但那又何妨呢 ? 案子成功了, 達(dá)標(biāo)了, 客戶和公司會(huì)喜歡你的, 畢竟是金子總是要發(fā)光的 !!
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