摘要：

      2008年6月，本人參與了“省圖書館RFID（無線射頻識別技術(shù)）信息管理系統(tǒng)”的項目建設(shè)，擔任項目經(jīng)理一職。系統(tǒng)通過數(shù)字化標簽讀取技術(shù)，極大地提高了圖書的流通和管理效率，降低了館員的工作強度，全面提高了圖書館的服務質(zhì)量和整體形象。該項目做為擬在全省范圍內(nèi)應用推廣的數(shù)字圖書館建設(shè)重點工程之一，受到省市及有關(guān)領(lǐng)導的高度重視。做為建設(shè)方的項目經(jīng)理，本人在項目的整體管理過程中，科學的運用項目整體管理的理論知識并結(jié)合我公司項目管理過程域的具體要求，采取了針對性的措施，注重與項目干系人保持積極有效的溝通，加強了項目計劃編制、項目計劃實施、項目綜合變更控制等項目整體管理過程，通過這些有效的方法與措施，平衡了各方的利益，使得項目實施順利進展，保證了項目的工期、成本及質(zhì)量，受到用戶方的高度評價。

正文：

一、             項目概述

隨著中國的社會經(jīng)濟文化持續(xù)發(fā)展，人們對科學文化教育事業(yè)的投入愈來愈多，圖書館的建設(shè)管理也是其中之一。圖書館的職能涵蓋圖書的采購、編目、典藏、流通、檢索等，目前都是依靠傳統(tǒng)的手工方式實現(xiàn)，效率低下，工作人員勞動強度大，應用RFID技術(shù)，可以將上述所有的業(yè)務環(huán)節(jié)進行信息化管理，提高各環(huán)節(jié)的服務品質(zhì)和工作效率，全面提高圖書館的服務質(zhì)量和社會效益。

本系統(tǒng)內(nèi)容主要包括：圖書出入庫采編管理子系統(tǒng)、圖書數(shù)字識別分類管理子系統(tǒng)、圖書安全管理子系統(tǒng)、圖書自助檢索借還子系統(tǒng)等。項目主要工作是RFID標簽及其讀寫設(shè)備的安裝調(diào)試、RFID信息管理系統(tǒng)配套軟件的規(guī)劃開發(fā)和實施等。

圖書館的管理流通模式，突出圖書館以人為本的管理模式，強調(diào)圖書館的服務功能，讀者在館內(nèi)擁有最大的自由活動空間，提高圖書館的管理效率，藏閱合一。結(jié)合圖書館的實際建設(shè)情況，在圖書館各層出入口設(shè)置圖書流通安全管理子系統(tǒng)，在各閱覽室內(nèi)設(shè)置RFID館員工作站和自助服務區(qū)，方便館員對圖書的管理以及讀者進行查詢和借/還書處理，在圖書館書庫集中區(qū)域設(shè)置RFID圖書館典藏識別分檢子系統(tǒng)，館員可快速查找圖書、分類管理，減輕館員的總工作量，提高圖書的流通及管理效率。

項目啟動后，本人被公司任命為該項目的項目經(jīng)理，全面負責項目的建設(shè)工作。

在有關(guān)領(lǐng)導的親切關(guān)懷下，以及項目各組干系人的配合與支持下，我與項目組全體成員一起并肩作戰(zhàn)，通過近10個月的努力，終于在2009年3月3日全面通過系統(tǒng)驗收，項目總花費成本為98.38萬元，比計劃提前了15天完成項目建設(shè)。

該項目的成功與很大程度上歸功于對項目整體的有效管理，下面分別對項目整體管理的幾個過程加以簡要論述。

二、制定項目章程

正式的宣布項目的啟動，粗略的規(guī)定項目的范圍，規(guī)定項目經(jīng)理的權(quán)利以及項目各成員的職責，還有其他干系人的職責。主要技術(shù)方法有項目選擇方法、項目管理方法論、項目管理信息系統(tǒng)、專家判斷。

三、編制項目范圍說明書

項目范圍說明書列出項目及其相關(guān)產(chǎn)品、服務的特性和項目邊界以及范圍控制和接受的方法，并提請項目干系人確認，作為項目范圍控制的基線。

四、項目計劃編制
    項目計劃是項目管理的基礎(chǔ)，計劃的制訂與跟蹤是貫穿于項目生命周期中持續(xù)不斷的工作，凡是為實現(xiàn)項目而進行的活動都應該納入到計劃之中。如何得到一份科學合理、可用于指導項目實施和控制的計劃文件，是項目順利實施并最終取得成功的關(guān)鍵。

做為該項目的負責人，本人在項目計劃的編制過程中，按照公司的計劃管理過程域的要求，與項目組的QA人員共同針對本項目的實際情況，對組織級的項目定義過程進行了必要的裁減，形成本項目的已定義過程（PDP），將項目的整體過程分為項目管理、工程過程、支持過程三大類，其中每一大類又包含若干具體的過程，按照項目的各個已定義過程，同時參照歷史項目經(jīng)驗數(shù)據(jù)，本人組織了專家組對項目各個過程的規(guī)模、工作量、成本、工期、資源等進行了估算，在估算數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上編制了科學、合理、周密的項目總體計劃與項目進度表。在項目總體計劃中，對項目目標、項目范圍、項目組織、項目監(jiān)控等措施進行了明確，并定義了各里程碑的完成時間點以及主要的交付物。

為確保該計劃得以順利進行地執(zhí)行，項目干系人計劃的必要承諾與認可是十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。為此本人十分注重在制訂計劃之前以及在制訂的過程中，與客戶方、公司上層、其它設(shè)備供應商、項目團隊各技術(shù)和管理小組進行充分的溝通與協(xié)商，明確確定項目的有關(guān)內(nèi)容，如項目可交付成果、技術(shù)方法工具、組織結(jié)構(gòu)、各工作包、資源要求、預算分配、進度計劃等。并在計劃初稿完成后，提交計劃評審申請至公司項目管理部，由其組織高層經(jīng)理、項目經(jīng)理、客戶代表、項目成員以及其它所有受影響的項目干系人共同正式評審計劃，并在評審通過后由高層經(jīng)理對該計劃進行了批準，使所制訂的項目計劃獲取所有各方的正式承諾，并納入計劃基線的管理。

五、項目計劃實施

項目計劃實施是指對項目計劃中所規(guī)定的工作進行管理和實施，以達成最終項目目標的過程。這個過程中涉及如何協(xié)調(diào)人和相關(guān)資源，完成項目或階段的各項活動，并使這些活動與項目管理計劃保持一致。項目產(chǎn)品的主要都在項目實施階段產(chǎn)生出來，所以項目的大部分時間和預算都花在這一階段，一旦實施中的任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都有可能情致項目的失敗。本人做為項目經(jīng)理，此階段主要的工作是按照預先制訂的項目計劃，利用項目團隊組織機構(gòu)和工作程序，領(lǐng)導項目團隊開展各項工作，管理和協(xié)調(diào)各利益相關(guān)者的關(guān)系，成功地將項目計劃投入實施。做好計劃的實施管理，是保證項目能夠按時、按預算交付合格產(chǎn)品的關(guān)鍵。為此本人在實施過程中充分重視對項目進行定期性跟蹤，及時了解項目的進展情況，如項目的規(guī)模、工作量、成本、進行等是否存在偏差，及時分析偏差的原因并采取必要的糾正措施。在計劃實施過程中根據(jù)項目進展狀態(tài)，定期與用戶、公司高層、相關(guān)設(shè)備供應商等干系人進行必要的溝通，是保證實施順利開展的重要條件。本人任項目期間，基本以周或事件驅(qū)動為規(guī)定時間點，向用戶及高層經(jīng)理提交項目狀態(tài)報告，該報告包括“當周完成工作情況、；輸出的工作產(chǎn)品、截止目前為止項目進度與計劃基線的偏差、對偏差采取的糾正措施、需要用戶配合協(xié)調(diào)的事宜”等項。每周定期當面向用戶方的項目負責人交流項目進展中存在的問題，了解用戶服務方對項目的意見建議。通過這些交流措施，有力地保證了項目順利進展。尤其是在項目接近驗收階段，用戶方根據(jù)我司的割接準備工作通知，進行了通力的配合，確保了各類設(shè)備安裝、接口調(diào)試的按時完成，并調(diào)配了相應的測試人員配合我司共同完成系統(tǒng)測試工作，從而比原計劃提前了25天完成了項目驗收。

六、項目的監(jiān)督與控制

監(jiān)督和控制項目的啟動、計劃、執(zhí)行和收尾等各個過程，以完成項目管理計劃所定義的項目目標。

七、綜合變更控制

綜合變更控制是指在項目生命周期內(nèi)對項目變更進行識別、評價和管理的工作，這也是項目經(jīng)理及其項目團隊的一項重要工作。在本人所領(lǐng)導的項目組中，除了一名成員做過圖書館綜合管理系統(tǒng)以外，其它人員之前均是從事校園IC卡業(yè)務，從未接觸過圖書館RFID信息管理業(yè)務。且圖書館主管領(lǐng)導對RFID基礎(chǔ)知識并不十分清晰，導致其所提的需求時常變動。如何管理好變更，做好變更的控制，乃是使項目順利實施的關(guān)鍵所在。針對本項目組成員以及用戶服務的特點，在前期需求設(shè)計階段，本人帶領(lǐng)著項目組的需求、設(shè)計人員經(jīng)過與圖書館相關(guān)領(lǐng)導、館員的反復溝通與確認，確保了項目組對需求理解的正確性及一致性。同時對相關(guān)的領(lǐng)導不斷宣貫RFID信息系統(tǒng)知識，使他們認識到圖書管理必須走信息化、網(wǎng)絡化的道路，該系統(tǒng)是他們今后工作中不可缺少的部分。對于他們的需求意見進行引導，提出他們需要真正解決的問題。另外當有變更提出的時候，作為項目經(jīng)理，我都要求事先提交書面的變更申請，并組織項目團隊相關(guān)人員，進行變更評審和工作安排。主要內(nèi)容有：

1、變更紀錄：所有的變更，必須由申請人事先提交《變更申請單》，其中應當說明：變更原因、變更內(nèi)容及變更可能對項目造成的影響和影響范圍。如系客戶提出的變更，則需由客戶方相關(guān)人員簽字確認；

2、對變更因素加以影響：通過在范圍、時間、成本和質(zhì)量等關(guān)鍵項目尺度的權(quán)衡，對促使變更形成的因素進行分析和采取對策，確保變更對項目有利；

3、確定是否執(zhí)行變更：經(jīng)過對變更影響的分析，確定是否執(zhí)行變更。尤其是一些重大變更，本人在進行變更決策前將與高級經(jīng)理以及其它利益相關(guān)者進行必要的交流與溝通。

4、對變更加以管理：按照項目整體管理的指導方法，我們在變更發(fā)生時，要求必須輸入項目計劃、項目范圍說明書、變更申請和績效報告等重要內(nèi)容。決定進行變更后，輸出更新后的項目計劃、糾正措施和經(jīng)驗教訓紀錄等。通過這些做法，使我們的項目變更控制與管理工作規(guī)范有序。

八、總結(jié)

該項目經(jīng)過全體成員近十個月的努力，得以順利完成。我們的項目組贏得了公司與客戶的一致好評?；仡櫠裕椖康某晒艽蟪潭壬蠚w功于我們在項目進行的最初階段就引入項目整體管理理念和方法，對項目進行了科學、規(guī)范的整體管理。通過項目的整體管理，使項目所有的組成要素在適當?shù)臅r間充分地、有機地結(jié)合在一起，極大地提高了項目實施的效率，保證了產(chǎn)品質(zhì)量，從而最大限度地滿足項目干系人的需求和希望的目的。