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信息系統(tǒng)項目管理師案例分析每日一練試題（2018/8/14）在線測試：m.xiexiliangjiufa.com/exam/ExamDayAL.aspx?day=2018/8/14

信息系統(tǒng)項目管理師案例分析每日一練試題內(nèi)容（2018/8/14）

試題三（25 分）
閱讀下述關(guān)于項目溝通管理的敘述，回答問題1 至問題3，將解答填入答題紙的對應(yīng)欄內(nèi)。
【說明】
老張是某個系統(tǒng)集成公司的項目經(jīng)理。他身邊的員工始終在抱怨公司的工作氛圍不好，溝通不足。老張非常希望能夠通過自己的努力來改善這一狀況，因此他要求項目組成員無論如何每周都必須按時參加例會并發(fā)言，但對例會具體應(yīng)如何進(jìn)行，老張卻不知如何規(guī)定。很快項目組成員就開始抱怨例會目的不明，時間太長，效率太低，缺乏效果等等，而且由于在例會上意見相左，很多組員開始相互爭吵，甚至影響到了人際關(guān)系的融洽。為此，老張非?？鄲?。
【問題1】（5 分）
針對上述情況，請分析問題產(chǎn)生的可能原因。
【問題2】（15 分）
針對上述情況，你認(rèn)為應(yīng)該怎樣提高項目例會的效率。
【問題3】（5 分）
針對上述情況，你認(rèn)為除了項目例會之外，老張還可以采取哪些措施來促進(jìn)有效溝通？

信管網(wǎng)中國移動考友：
問題1：
1、沒有制定項目溝通管理計劃，導(dǎo)致在溝通過程中沒有目的性
2、項目經(jīng)理缺乏必要的溝通技巧和方法，無法解決項目成員在溝通中存在的問題
3、在例行溝通過程中，沒有形成決意及相關(guān)措施，以至于問題不斷擴(kuò)大

問題2：
1、在項目例會前，應(yīng)明確例會的主題和目的，制定相關(guān)議程并發(fā)放至項目相關(guān)人員
2、在項目例會過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄與會人員提出的相關(guān)問題，并形成會議決意
3、會后應(yīng)根據(jù)決意內(nèi)容跟蹤問題處理的結(jié)果

問題3：
除了項目例會外，還可以進(jìn)行非正式溝通，例如單獨(dú)溝通的方式

信管網(wǎng)lhr2586：
一、問題1
一是會議例會目的不明，很可能是會前準(zhǔn)備不夠，沒有安排明確的議題。二是時間太長，會議溝通不足，導(dǎo)致會議議程不明確，以及會議主持人沒有掌控好會議時間。三是效率太低，缺乏效果，很可能沒有會議記錄，形成會議紀(jì)要，沒有會后跟蹤落實。
二、問題2
提高項目例會效率。
（一）做好會前準(zhǔn)備，會議前明確相關(guān)會議議題，并會前告知參會人員。二是制定會議發(fā)言規(guī)則，會議主持人要掌握會議節(jié)奏和時間。三是會后應(yīng)出臺會議紀(jì)要，確保會議議定事項及時跟進(jìn)落實。
三、問題3
采用以下方式：（一）非正式溝通交流，如談話談心活動；（二）集中辦公；（三）創(chuàng)造環(huán)境氛圍。

信管網(wǎng)maura_isles：
問題一，1，沒有建立好的溝通管理文檔
2，例會前，項目經(jīng)理沒有明確的例會目的。
3，公司高層領(lǐng)導(dǎo)沒有提供項目組成員的溝通交流平臺環(huán)境

問題二，
1，每周安排固定的例會時間。
2，可以邀請公司高層領(lǐng)導(dǎo)參與例會，給予指導(dǎo)
3，明確例會的目標(biāo)，要處理的問題。
4，積極調(diào)動組員的參與性，并合理的處理異議

信管網(wǎng)啊琳：
問題1：
問題產(chǎn)生的可能原因：
1、缺乏對項目組成員的溝通需求和溝通風(fēng)格的分析。
2、缺乏完整的會議規(guī)程，會議目的，議程、職責(zé)不清，缺乏控制，導(dǎo)致會議效率低下，缺乏效果。
3、會議沒有產(chǎn)生記錄。
4、會議沒有引發(fā)相應(yīng)的活動。
5、溝通方式單一。
6、沒有進(jìn)行沖突管理。

問題2：
提高項目例會的效率的方法：
1、事先制定一個例會制度，在項目溝通計劃里，確定例會的時間、參加人員范圍、一般議事議程等。
2、放棄可開可不開的會議，在決定召開一個會議前，首先應(yīng)該明確會議是否必須舉行，還是通過其他方式進(jìn)行溝通。
3、明確會議的目的和期望的結(jié)果，明確要開的會議目的，是集體討論一些想法，彼此互通信息還是解決面臨的一個問題，并確定會議的效果是以信息同步為結(jié)束還是要討論出一個確定的解決方案。
4、發(fā)布會議通知，在會議通知中明確：會議目的、時間地參加人員、會議議程議題，有一種被廣泛采用的決策方法是：廣泛征求意見，少數(shù)人討論，核心人員決策，許多會議不需要全體人員參加，因此需要根據(jù)會議的目的，來確定參會人員的范圍，實現(xiàn)應(yīng)明確會議的議程和要討論的問題，可以讓參會人員提前做準(zhǔn)備。
5、在會議前把會議資料發(fā)放到參會人員手中，對于需要背景資料支持的會議，應(yīng)是先將資料發(fā)給參會人員，以提前閱讀，直接在會上討論，可以有效節(jié)約會議時間。
6、可以借助視頻設(shè)備。對于有異地成員參加的會議，或者需要演示的場合，可以借助于一定的視頻設(shè)備，以提高會議效果；
7、明確會議規(guī)則。指定主持人，明確主持人的職責(zé)，主持人要對會議進(jìn)行有效控制，并營造一個活躍的會議氣氛。主持人要實現(xiàn)陳述會議的基本規(guī)則，例如明確每個人的發(fā)言時間，每次發(fā)言只有一個聲音，主持人根據(jù)會議的議程規(guī)定控制會議的節(jié)奏。保證每一個問題都得到討論；
8、會議后要總結(jié)，提煉結(jié)論。主持人在會后總結(jié)問題的討論結(jié)果，重申有關(guān)決議，明確責(zé)任人和完成時間；
9、會議要有紀(jì)要，如果將工作的結(jié)果、完成時間、責(zé)任人都記錄在案，則有利于檢查工作的完成情況；
10、做好會議的后勤保障，很多會議兼有聯(lián)絡(luò)感情的的作用，因此需要選擇一個合適的地點(diǎn)，提供餐飲、娛樂和禮品，制定一個有張有弛的會議議程。對有客戶和合作伙伴參加的會憶尤其如此。

問題3：
促進(jìn)有效溝通方法：
1、首先應(yīng)該對項目組成員進(jìn)行溝通需求和溝通風(fēng)格的分析；
2、對于不同溝通需求和溝通風(fēng)格的成員設(shè)置不同的溝通方式；
3、除了項目例會之外，可以通過電話、電子郵件、項目管理軟件、oa軟件進(jìn)行溝通；
4、正式溝通的結(jié)果應(yīng)該形成記錄，對于其中的決定應(yīng)該有人負(fù)責(zé)落實；
5、可以引入一些標(biāo)準(zhǔn)的溝通模板；
6、在項目組內(nèi)培養(yǎng)團(tuán)結(jié)的氛圍。