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論信息系統(tǒng)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理

[摘要]

本文以我所主持的某鋼鐵廠ERP系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目為實(shí)例，探討了信息系統(tǒng)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理在項(xiàng)目實(shí)施過程中的重要性，并分別論述了風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃編制、風(fēng)險(xiǎn)識別、風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃編制和風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控等項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理過程在整個(gè)項(xiàng)目生命周期內(nèi)所起的積極作用和實(shí)施經(jīng)驗(yàn)。在該項(xiàng)目中，本人擔(dān)任實(shí)施方的項(xiàng)目經(jīng)理，主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和管理等工作。該項(xiàng)目投資950萬元，于2015年9月啟動(dòng)， 2016年12月驗(yàn)收，歷時(shí)15個(gè)月。項(xiàng)目總體目標(biāo)為通過實(shí)施ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對物流、資金流、信息流一體化的管控，優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程，提高企業(yè)管理水平。該項(xiàng)目是一個(gè)復(fù)雜程度高、涉及面廣、實(shí)施周期長的綜合項(xiàng)目。我們科學(xué)地運(yùn)用了信息系統(tǒng)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的理論知識和指導(dǎo)方法，有效地保障了項(xiàng)目的順利實(shí)施，較好地達(dá)到了項(xiàng)目預(yù)期目標(biāo)。

[正文]

世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度放緩、全球鋼鐵產(chǎn)能過剩、國內(nèi)外市場競爭加劇。如何在日益嚴(yán)峻的經(jīng)濟(jì)形勢中求得生存與發(fā)展，是鋼鐵企業(yè)必須面對的問題。走新型工業(yè)化道路，以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，以工業(yè)化促進(jìn)信息化，借助ERP系統(tǒng)增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力，是現(xiàn)代鋼鐵企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的有效途徑。

2015年9月，本人參加了某鋼鐵廠ERP系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目。在該項(xiàng)目中，本人擔(dān)任實(shí)施方的項(xiàng)目經(jīng)理，主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和管理等工作。該項(xiàng)目投資950萬元，于2015年9月啟動(dòng)， 2016年12月驗(yàn)收，歷時(shí)15個(gè)月。項(xiàng)目目標(biāo)為通過實(shí)施ERP系統(tǒng)，建立一個(gè)以銷定產(chǎn)、產(chǎn)銷一體、管控一體的統(tǒng)一管理平臺，實(shí)現(xiàn)對物流、資金流、信息流一體化的管控；建立企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)核算體系，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)的一體化處理；通過規(guī)范基礎(chǔ)管理，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高企業(yè)管理水平，增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力。項(xiàng)目主要實(shí)施財(cái)務(wù)管理、采購管理、銷售管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、成本管理和預(yù)算管理等模塊以及系統(tǒng)二次開發(fā)。

該項(xiàng)目是一個(gè)復(fù)雜程度高、涉及面廣、實(shí)施周期長的綜合項(xiàng)目。涉及鋼鐵廠財(cái)務(wù)部、采購部、銷售部、生產(chǎn)部、人力資源部、煉鐵廠、煉鋼廠、軋鋼廠等10多家業(yè)主單位；涉及燒結(jié)、煉鐵、煉鋼、軋鋼生產(chǎn)工藝、供應(yīng)鏈管理、財(cái)務(wù)管理和人力資源管理等不同領(lǐng)域的專業(yè)知識。項(xiàng)目組共23人，由雙方項(xiàng)目經(jīng)理、12名業(yè)務(wù)人員、1名文檔管理員、3名IT人員、4名實(shí)施顧問、1名QA工程師組成。

項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理是項(xiàng)目管理中一個(gè)非常重要的部分。風(fēng)險(xiǎn)管理主要包括風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)識別、風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對和風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控等過程。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理貫穿于項(xiàng)目的整個(gè)過程，良好的風(fēng)險(xiǎn)管理會大大增加項(xiàng)目成功的概率。下面著重從風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃編制、風(fēng)險(xiǎn)識別、風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃編制和風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控等過程進(jìn)行簡要論述：

1、風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃編制。古語云：“謀定而后動(dòng)”。“謀”就是做計(jì)劃，也就是做事前，要有周密的計(jì)劃，項(xiàng)目管理也一樣。一個(gè)完備可行的風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃是必不可少的。我組織了由鋼鐵廠項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目組主要成員、用戶代表等項(xiàng)目干系人參與的項(xiàng)目計(jì)劃會議，制訂了項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃。計(jì)劃中描述了風(fēng)險(xiǎn)管理的角色與責(zé)任、風(fēng)險(xiǎn)管理的預(yù)算與活動(dòng)、風(fēng)險(xiǎn)類別、以及召開風(fēng)險(xiǎn)評估會議的頻次等等，例如每個(gè)月召開2次風(fēng)險(xiǎn)評估會議。

2、風(fēng)險(xiǎn)識別。風(fēng)險(xiǎn)識別是確定何種風(fēng)險(xiǎn)可能會對項(xiàng)目產(chǎn)生影響，并把這些風(fēng)險(xiǎn)特征描述出來。風(fēng)險(xiǎn)識別是一個(gè)在整個(gè)項(xiàng)目中不斷重復(fù)的過程，我們定期召開項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理會議，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別。在該項(xiàng)目中，我們主要采取了項(xiàng)目文檔評審、頭腦風(fēng)暴、德爾菲法和檢查表等方法，找出了此項(xiàng)目主要的風(fēng)險(xiǎn)種類、引起這些風(fēng)險(xiǎn)的主要因素、以及可能會引起的后果，形成了詳細(xì)的風(fēng)險(xiǎn)記錄。主要風(fēng)險(xiǎn)有：計(jì)劃執(zhí)行力不強(qiáng)、流程變革的阻力、解決方案與實(shí)際業(yè)務(wù)脫節(jié)、培訓(xùn)不到位、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、需求變更過多等等。

3、風(fēng)險(xiǎn)分析。風(fēng)險(xiǎn)分析是對已識別的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行優(yōu)先級排序，以作為進(jìn)一步風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)的依據(jù)。在該項(xiàng)目中，我組織了由鋼鐵廠項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目組成員、行業(yè)資深顧問參加的風(fēng)險(xiǎn)分析會議，進(jìn)行了風(fēng)險(xiǎn)評估。評估每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)的概率水平以及對項(xiàng)目目標(biāo)造成的影響，風(fēng)險(xiǎn)概率和影響級別分為“非常低”、“低”、“中”、“高”、“非常高”。同時(shí)采用了專家判斷的方法,結(jié)合我公司歷史項(xiàng)目的數(shù)據(jù)，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)定量分析，量化地評估項(xiàng)目各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，判定最應(yīng)關(guān)注的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。經(jīng)過排序，風(fēng)險(xiǎn)最高的是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確?！叭旨夹g(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，如果輸入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是垃圾，輸出的也必然是垃圾。根據(jù)ERP 項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，造成項(xiàng)目延期，系統(tǒng)不能順利切換，或系統(tǒng)用不起來，八成是因?yàn)榛A(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

4、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃編制。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃編制是指開發(fā)一些應(yīng)對方案和措施以提高項(xiàng)目成功的機(jī)會、降低項(xiàng)目失敗的威脅。根據(jù)定性和定量分析的結(jié)果，我們對已識別的風(fēng)險(xiǎn)，制訂了應(yīng)對計(jì)劃。使制定的策略和方法遵循風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃與風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重程度相適應(yīng)、經(jīng)濟(jì)有效、可操作、責(zé)任落實(shí)到人的原則，同時(shí)兼顧增加對項(xiàng)目有利的機(jī)會、減少對項(xiàng)目的威脅，對不同的風(fēng)險(xiǎn)，采取了不同的策略，比如：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，應(yīng)對措施是建立標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備模板、建立數(shù)據(jù)小組、強(qiáng)力推進(jìn)數(shù)據(jù)收集工作、盡早對賬、批量數(shù)據(jù)導(dǎo)入、數(shù)據(jù)驗(yàn)證；計(jì)劃執(zhí)行力不強(qiáng)，應(yīng)對措施是獲得鋼鐵廠高層經(jīng)理的支持、建立強(qiáng)矩陣型組織、抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干人員、計(jì)劃落實(shí)責(zé)任到人、建立項(xiàng)目獎(jiǎng)懲制度并嚴(yán)格執(zhí)行；流程變革的阻力，應(yīng)對措施是制定完善的變革策略、注意變革的可行性、獲得鋼鐵廠高層經(jīng)理的支持、加強(qiáng)ERP知識宣傳工作；解決方案與實(shí)際業(yè)務(wù)脫節(jié)，應(yīng)對措施是加強(qiáng)業(yè)務(wù)調(diào)研的深度，方案與實(shí)際業(yè)務(wù)緊密結(jié)合、模擬運(yùn)行來驗(yàn)證方案的可行性、高級顧問對業(yè)務(wù)解決方案進(jìn)行評估；培訓(xùn)不到位，應(yīng)對措施是多層次與多角度培訓(xùn)、良好的培訓(xùn)環(huán)境，規(guī)范的培訓(xùn)考核制度、內(nèi)容有針對性，將理論、具體的操作與業(yè)務(wù)流程的培訓(xùn)相結(jié)合；需求變更過多，應(yīng)對措施是充分溝通、規(guī)范需求變更流程、書面形式提交申請、分批處理、由變更控制委員會CCB進(jìn)行變更評審。

5、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控。風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控是在項(xiàng)目的整個(gè)生命周期內(nèi)，跟蹤已識別的風(fēng)險(xiǎn)，監(jiān)視殘余風(fēng)險(xiǎn)，識別新的風(fēng)險(xiǎn)，執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃，以及評估這些工作的有效性。我們主要采用了偏差分析、項(xiàng)目績效評估和風(fēng)險(xiǎn)會議等方法對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控。主要判斷：ERP項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施是否按計(jì)劃實(shí)施；風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施是否有效，是否需要制定新的措施；風(fēng)險(xiǎn)的狀態(tài)是否在改變；是否有未識別的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生等等。

經(jīng)過項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的共同努力，順利完成了業(yè)務(wù)調(diào)研、解決方案制定、模塊實(shí)施、系統(tǒng)測試、上線準(zhǔn)備等階段實(shí)施工作，項(xiàng)目于2016年9月成功上線，1個(gè)月后拋掉了手工帳，3個(gè)月后通過了鋼鐵廠驗(yàn)收。

回顧歷程，應(yīng)該得益于我們在項(xiàng)目實(shí)施過程中科學(xué)地運(yùn)用了信息系統(tǒng)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的理論知識及其指導(dǎo)方法，重點(diǎn)做好了風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃編制、風(fēng)險(xiǎn)識別、風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃編制和風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控等管理工作，有效地保障了項(xiàng)目的順利實(shí)施，較好地達(dá)到了項(xiàng)目預(yù)期目標(biāo)。該項(xiàng)目雖然順利完成實(shí)施，但在項(xiàng)目管理過程中也存在一些不足之處，例如：風(fēng)險(xiǎn)識別不夠充分，導(dǎo)致有一些風(fēng)險(xiǎn)未有效識別；風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃的備選方案準(zhǔn)備不夠、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施考慮不全面等等。在以后的項(xiàng)目管理工作中，我要深化各方的溝通，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)識別，多向?qū)＜覍W(xué)習(xí)，做好風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃，更好地完成項(xiàng)目。