信息系統(tǒng)文檔的規(guī)范化管理主要體現(xiàn)在文檔書寫規(guī)范、圖表編號規(guī)則、文檔目錄編寫標(biāo)準(zhǔn)和文檔管理制度等幾個方面。
    1)文檔書寫規(guī)范
    管理信息系統(tǒng)的文檔資料涉及文本、圖形和表格等多種類型，無論是哪種類型的文檔都應(yīng)該遵循統(tǒng)一的書寫規(guī)范，包括符號的使用、圖標(biāo)的含義、程序中注釋行的使用、注明文檔書寫人及書寫日期等。例如，在程序的開始要用統(tǒng)一的格式包含程序名稱、程序功能、調(diào)用和被調(diào)用的程序、程序設(shè)計人等。
    2)圖表編號規(guī)則
    在管理信息系統(tǒng)的開發(fā)過程中用到很多的圖表，對這些圖表進行有規(guī)則的編號，可以方便圖表的查找。圖表的編號一般采用分類結(jié)構(gòu)。根據(jù)生命周期法的5個階段，可以給出如圖15-1所示的分類編號規(guī)則。根據(jù)該規(guī)則，就可以通過圖表編號判斷該圖表處于系統(tǒng)開發(fā)周期的哪一個階段，屬于哪一個文檔，文檔中的哪一部分內(nèi)容及第幾張圖表。
圖15-1 圖表編號規(guī)則
    3)文檔目錄編寫標(biāo)準(zhǔn)
    為了存檔及未來使用的方便，應(yīng)該編寫文檔目錄。管理信息系統(tǒng)的文檔目錄中應(yīng)包含文檔編號、文檔名稱、格式或載體、份數(shù)、每份頁數(shù)或件數(shù)、存儲地點、存檔時間、保管人等。文檔編號一般為分類結(jié)構(gòu)，可以采用同圖表編號類似的編號規(guī)則。文檔名稱要完整規(guī)范。格式或載體指的是原始單據(jù)或報表、磁盤文件、磁盤文件打印件、大型圖表、重要文件原件、光盤存檔等。
    4)文檔管理制度
    為了更好地進行信息系統(tǒng)文檔的管理，應(yīng)該建立相應(yīng)的文檔管理制度。文檔的管理制度需根據(jù)組織實體的具體情況而定，主要包括建立文檔的相關(guān)規(guī)范、文檔借閱記錄的登記制度、文檔使用權(quán)限控制規(guī)則等。建立文檔的相關(guān)規(guī)范是指文檔書寫規(guī)范、圖表編號規(guī)則和文檔目錄編寫標(biāo)準(zhǔn)等。文檔的借閱應(yīng)該進行詳細的記錄，并且需要考慮借閱人是否有使用權(quán)限。在文檔中存在商業(yè)秘密或技術(shù)秘密的情況下，還應(yīng)注意保密。特別要注意的是，項目干系人簽字確認后的文檔要與相關(guān)聯(lián)的電子文檔一一對應(yīng)，這些電子文檔還應(yīng)設(shè)置為只讀。