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論信息集成項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理2.0

【摘要】

2019年5月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了xx省xx國(guó)有紡織企業(yè)銷售erp信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)建設(shè)工作，該項(xiàng)目總投資180萬(wàn)元人民幣，建設(shè)工期為6個(gè)月。通過(guò)該項(xiàng)目的建設(shè)，利用信息化技術(shù)手段，解決了該國(guó)有紡織企業(yè)銷售系統(tǒng)內(nèi)部管理不暢，管理手段落后等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部銷售合同審批、在線訂單、產(chǎn)銷存實(shí)時(shí)監(jiān)控、多維度立體化銷售數(shù)據(jù)分析等方面的功能。該項(xiàng)目于2019年10月底通過(guò)了業(yè)主方的驗(yàn)收，贏得了用戶好評(píng)。本文結(jié)合作者的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，以該項(xiàng)目為例，討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)管理，主要從風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)劃、識(shí)別項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)施定性風(fēng)險(xiǎn)分析、實(shí)施定量風(fēng)險(xiǎn)分析、規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)、控制風(fēng)險(xiǎn)幾個(gè)方面進(jìn)行了闡述。

【正文】

2019年5月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了xx省xx國(guó)有紡織企業(yè)銷售erp信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)建設(shè)工作，該項(xiàng)目總投資180萬(wàn)元人民幣，建設(shè)工期為6個(gè)月。通過(guò)該項(xiàng)目的建設(shè)，利用信息化技術(shù)手段，解決了該國(guó)有紡織企業(yè)銷售系統(tǒng)內(nèi)部管理不暢，管理手段落后等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了以下功能：（1）在業(yè)務(wù)運(yùn)行過(guò)程中，以銷售合同為主線，從合同簽訂到訂單執(zhí)行完畢的業(yè)務(wù)流程全過(guò)程的在線處理，切實(shí)提高了該企業(yè)銷售業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)效率。（2）實(shí)現(xiàn)了客戶下單在線處理。（3）產(chǎn)銷存全過(guò)程實(shí)時(shí)在線，使各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)ιa(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)、銷售全過(guò)程運(yùn)行情況及時(shí)掌握。（4）為領(lǐng)導(dǎo)層實(shí)現(xiàn)了多維度、立體化的數(shù)據(jù)分析與展現(xiàn)，使領(lǐng)導(dǎo)層能夠更加準(zhǔn)確、及時(shí)的對(duì)業(yè)務(wù)戰(zhàn)略方向做出指導(dǎo)?？紤]到軟件的易用性和可移植性，整個(gè)產(chǎn)品以業(yè)內(nèi)知名的k3/cloud為核心進(jìn)行定制開(kāi)發(fā)，業(yè)務(wù)架構(gòu)上貫穿流程驅(qū)動(dòng)與角色驅(qū)動(dòng)思想，采用三層C/S體系結(jié)構(gòu)，Oracle11g數(shù)據(jù)庫(kù)，采用JAVA編程語(yǔ)言，支持各類平臺(tái)的接口。 由于本項(xiàng)目的順利上線涉及到業(yè)務(wù)的考核，而項(xiàng)目涉及部門(mén)多、干系人多，因此，項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理非常重要。在本項(xiàng)目中，我作為項(xiàng)目經(jīng)理除了對(duì)其余管理領(lǐng)域進(jìn)行了恪盡職守的管理外，特別對(duì)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理從如下幾個(gè)方面進(jìn)行了管理。

1.規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)管理

俗話說(shuō)：凡事預(yù)則立不預(yù)則廢，項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理亦是如此。規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)管理就是做一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃，本過(guò)程的主要輸入時(shí)項(xiàng)目管理計(jì)劃、項(xiàng)目章程、干系人登記冊(cè)以及組織過(guò)程資產(chǎn)和事業(yè)環(huán)境因素。接手項(xiàng)目以后，我根據(jù)以上信息，召集項(xiàng)目小組成員及主要干系人著手風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃的制定。對(duì)如何識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、如何對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行定性分析，如何對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行定量分析、如何對(duì)應(yīng)丟風(fēng)險(xiǎn)以及如何控制風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了討論和規(guī)劃，經(jīng)過(guò)評(píng)審以后，該計(jì)劃就作為項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的指南和方向。

2.識(shí)別項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)

識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)是指確定哪些風(fēng)險(xiǎn)會(huì)影響項(xiàng)目，并將其記載記錄的過(guò)程，風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別需要項(xiàng)目全員參與，需要貫穿項(xiàng)目全過(guò)程。作為項(xiàng)目經(jīng)理的我深知，風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別不可能一蹴而就，他是一個(gè)反復(fù)進(jìn)行的過(guò)程。項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃、成本管理計(jì)劃、進(jìn)度管理計(jì)劃、人力資源管理計(jì)劃、范圍基準(zhǔn)、活動(dòng)的成本和時(shí)間估算、干系人等等都是本過(guò)程的輸入，也就是本過(guò)程需要考慮的因素。我們根據(jù)上述因素，采用文檔審查、頭腦風(fēng)暴、核對(duì)表分析等技術(shù)，初步識(shí)別出本項(xiàng)目有17項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)我們逐一登記清單，并按照類別劃分為技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、人員風(fēng)險(xiǎn)、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、溝通風(fēng)險(xiǎn)四個(gè)類別。對(duì)暫時(shí)不能識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)，我們制作了潛在應(yīng)對(duì)措施清單。

3.實(shí)施定性風(fēng)險(xiǎn)分析

對(duì)已經(jīng)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，我們邀請(qǐng)熟悉業(yè)務(wù)的干系人對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了概率和影響評(píng)估，包括可能對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量、成本、進(jìn)度等造成的積極影響和消極影響，根據(jù)評(píng)估結(jié)果制作了概率和影響矩陣，對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)按照影響程度大小進(jìn)行了排序，在本項(xiàng)目中，我們把因?qū)徔椥袠I(yè)業(yè)務(wù)不熟不能完全理解客戶需求的風(fēng)險(xiǎn)列為第一位，把項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中核心技術(shù)人員離職風(fēng)險(xiǎn)列為第二位，把項(xiàng)目資金無(wú)法按進(jìn)度到位列為第三位，其余風(fēng)險(xiǎn)也按影響大小進(jìn)行了排序。通過(guò)以上工作，我們更新了項(xiàng)目文件中的風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)、假設(shè)條件日志等內(nèi)容。

4.實(shí)施定量分析

為做好項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制，我們對(duì)定性分析中確定的對(duì)項(xiàng)目影響較大的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)一步通過(guò)技術(shù)手段進(jìn)行定量分析，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)一步做了量化。本過(guò)程的依據(jù)主要有：風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃、項(xiàng)目成本管理計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度管理計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)等。在分析過(guò)程中，我們使用到了敏感性分析、模型和模擬技術(shù)，對(duì)量化后的風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)更新到了項(xiàng)目文件中。

5.規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)

作為項(xiàng)目經(jīng)理的我深知，風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別出來(lái)只是工作的第一步，如何應(yīng)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)才是減少項(xiàng)目失敗威脅的重要工作。比如針對(duì)需求分析過(guò)程可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，我們計(jì)劃邀請(qǐng)業(yè)主方為我們組織了兩場(chǎng)專題業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時(shí)在溝通計(jì)劃的制定上，也主要依據(jù)可能的風(fēng)險(xiǎn)，計(jì)劃加強(qiáng)與業(yè)主方信息技術(shù)部門(mén)的溝通，通過(guò)他們?cè)诩夹g(shù)語(yǔ)言和業(yè)務(wù)語(yǔ)言之間做了很好的轉(zhuǎn)化;對(duì)于項(xiàng)目過(guò)程中可能出現(xiàn)的核心技術(shù)人員離職，我們計(jì)劃采用關(guān)鍵崗位AB角色設(shè)置的方式;在項(xiàng)目資金計(jì)劃爭(zhēng)取方面，我們計(jì)劃在項(xiàng)目進(jìn)度、成本預(yù)算方面加強(qiáng)與公司財(cái)務(wù)部門(mén)的溝通，獲取他們的理解和支持。

6.控制風(fēng)險(xiǎn)

風(fēng)險(xiǎn)檢測(cè)與控制就是在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中識(shí)別、分析和規(guī)劃新生風(fēng)險(xiǎn)，追蹤已識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)和“觀察清單”中的風(fēng)險(xiǎn)，重新分析現(xiàn)有風(fēng)險(xiǎn)，監(jiān)測(cè)應(yīng)急計(jì)劃和參與風(fēng)險(xiǎn)，審查風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略的實(shí)施并評(píng)估其效果的過(guò)程。在風(fēng)險(xiǎn)控制過(guò)程中，我使用了交叉分析和趨勢(shì)分析技術(shù)，采取每半個(gè)月一次定期審計(jì)的方式，并在工作過(guò)程中，時(shí)刻關(guān)注工作績(jī)效。比如在進(jìn)度和成本的管理上，采用掙值分析的方法，評(píng)估進(jìn)度和績(jī)效偏差，在項(xiàng)目進(jìn)行到中后期的一次例行工作分析會(huì)上，我發(fā)現(xiàn)報(bào)表集成模塊的 SPI等于0.98，說(shuō)明進(jìn)度績(jī)效出現(xiàn)小幅度的偏差，通過(guò)分析發(fā)現(xiàn)，因?yàn)殚_(kāi)發(fā)工程師因家中有事請(qǐng)假三天，導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度落后，我及時(shí)調(diào)整項(xiàng)目人力資源，從流程模塊抽調(diào)專業(yè)人員協(xié)助采用趕工方式追上了進(jìn)度，避免了對(duì)項(xiàng)目整個(gè)工期的影響。

【結(jié)尾語(yǔ)】

經(jīng)過(guò)我們團(tuán)隊(duì)的不懈努力，歷時(shí)半年，本項(xiàng)目終于于2019年10月底，通過(guò)了業(yè)主方組織的驗(yàn)收，為用戶解決了通過(guò)對(duì)銷售業(yè)務(wù)全過(guò)程的在線管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)多個(gè)產(chǎn)品模塊多維度、立體化的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)分析與展現(xiàn)，使企業(yè)的銷售運(yùn)營(yíng)管理上了一個(gè)新的臺(tái)階，得到了業(yè)主的好評(píng)。項(xiàng)目的成功得益于我有效的風(fēng)險(xiǎn)管理。當(dāng)然，在本項(xiàng)目中，還有一些不足之處，比如，在項(xiàng)目的干系人識(shí)別時(shí)，一開(kāi)始忽視了財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)人這個(gè)隱含的項(xiàng)目干系人，導(dǎo)致在銷售系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的接口過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，不過(guò)，經(jīng)過(guò)我后期的糾偏，并沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生什么影響。在后續(xù)的學(xué)習(xí)和工作中，我將不斷地充電學(xué)習(xí)，進(jìn)一步加強(qiáng)與同行的交流，提升自己的業(yè)務(wù)和管理水平，力爭(zhēng)為我國(guó)的信息化建設(shè)做出自己的努力。

【備注】

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