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論項(xiàng)目管理的干系人管理

【摘要】

2019年5月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了xx省xx國(guó)有紡織企業(yè)銷(xiāo)售erp信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)建設(shè)工作，該項(xiàng)目總投資180萬(wàn)元人民幣，建設(shè)工期為6個(gè)月。通過(guò)該項(xiàng)目的建設(shè)，利用信息化技術(shù)手段，解決了該國(guó)有紡織企業(yè)銷(xiāo)售系統(tǒng)內(nèi)部管理不暢，管理手段落后等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部銷(xiāo)售合同審批、在線訂單、產(chǎn)銷(xiāo)存實(shí)時(shí)監(jiān)控、多維度立體化銷(xiāo)售數(shù)據(jù)分析等方面的功能。該項(xiàng)目于2019年10月底通過(guò)了業(yè)主方的驗(yàn)收，贏得了用戶好評(píng)。本文結(jié)合作者的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，以該項(xiàng)目為例，討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的干系人管理，主要從識(shí)別干系人、規(guī)劃干系人管理、管理干系人參與、控制干系人參與幾個(gè)方面進(jìn)行了闡述。

【正文】

2019年5月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了xx省xx國(guó)有紡織企業(yè)銷(xiāo)售erp信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)建設(shè)工作，該項(xiàng)目總投資180萬(wàn)元人民幣，建設(shè)工期為6個(gè)月。通過(guò)該項(xiàng)目的建設(shè)，利用信息化技術(shù)手段，解決了該國(guó)有紡織企業(yè)銷(xiāo)售系統(tǒng)內(nèi)部管理不暢，管理手段落后等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了以下功能：（1）在業(yè)務(wù)運(yùn)行過(guò)程中，以銷(xiāo)售合同為主線，從合同簽訂到訂單執(zhí)行完畢的業(yè)務(wù)流程全過(guò)程的在線處理，切實(shí)提高了該企業(yè)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)效率。（2）實(shí)現(xiàn)了客戶下單在線處理。（3）產(chǎn)銷(xiāo)存全過(guò)程實(shí)時(shí)在線，使各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)ιa(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)、銷(xiāo)售全過(guò)程運(yùn)行情況及時(shí)掌握。（4）為領(lǐng)導(dǎo)層實(shí)現(xiàn)了多維度、立體化的數(shù)據(jù)分析與展現(xiàn)，使領(lǐng)導(dǎo)層能夠更加準(zhǔn)確、及時(shí)的對(duì)業(yè)務(wù)戰(zhàn)略方向做出指導(dǎo)?？紤]到軟件的易用性和可移植性，整個(gè)產(chǎn)品以業(yè)內(nèi)知名的k3/cloud為核心進(jìn)行定制開(kāi)發(fā)，業(yè)務(wù)架構(gòu)上貫穿流程驅(qū)動(dòng)與角色驅(qū)動(dòng)思想，采用三層C/S體系結(jié)構(gòu)，Oracle11g數(shù)據(jù)庫(kù)，采用JAVA編程語(yǔ)言，支持各類(lèi)平臺(tái)的接口。 由于本項(xiàng)目的順利上線涉及到業(yè)務(wù)的考核，而項(xiàng)目涉及部門(mén)多、干系人多，因此，項(xiàng)目的干系人管理非常重要。在本項(xiàng)目中，我作為項(xiàng)目經(jīng)理除了對(duì)其余管理領(lǐng)域進(jìn)行了恪盡職守的管理外，特別對(duì)項(xiàng)目的干系人管理從如下幾個(gè)方面進(jìn)行了管理。

2、識(shí)別干系人

識(shí)別能影響項(xiàng)目或者受項(xiàng)目影響的全部人員、群體或者組織，并分析和記錄他們的相關(guān)信息，是進(jìn)行干系人管理的前提。本項(xiàng)目的干系人包括業(yè)主方、我公司相關(guān)人員、項(xiàng)目組團(tuán)隊(duì)成員、團(tuán)隊(duì)成員原所屬部門(mén)、監(jiān)理方等各個(gè)方面的人員，我們?cè)陧?xiàng)目啟動(dòng)階段，根據(jù)《項(xiàng)目章程》等相關(guān)文件，采用干系人分析和會(huì)議等方式，識(shí)別出項(xiàng)目的大部分干系人，并把這些干系人的信息登記進(jìn)《干系人登記冊(cè)》，《干系人登記冊(cè)》包含了干系人的基本信息、評(píng)估信息、干系人分類(lèi)等內(nèi)容。作為項(xiàng)目經(jīng)理的我深知，干系人識(shí)別并非一蹴而就，還會(huì)有隱藏的干系人出現(xiàn)，對(duì)這些我們都提前做了預(yù)案分析。根據(jù)干系人登記冊(cè)，我們對(duì)干系人按照權(quán)利/利益方格進(jìn)行了分類(lèi)，以便于在后續(xù)的干系人溝通過(guò)程中有的放矢。

2、規(guī)劃干系人管理

凡事預(yù)則立不預(yù)則廢，項(xiàng)目的干系人管理亦是如此。規(guī)劃干系人管理就是基于干系人的需求、利益及對(duì)項(xiàng)目成功的潛在影響的分析，制定合理的管理策略，來(lái)有效調(diào)動(dòng)干系人參與整個(gè)項(xiàng)目周期的過(guò)程，根據(jù)這一過(guò)程做出的《干系人管理計(jì)劃》為干系人管理提供了方向和指南。 做過(guò)多年項(xiàng)目的我深知，規(guī)劃干系人管理是一個(gè)反復(fù)的過(guò)程，需要定期開(kāi)展。因此，我根據(jù)干系人權(quán)利/利益方格及干系人分析矩陣，把項(xiàng)目各個(gè)時(shí)期干系人的影響做了可視化的圖表展示，評(píng)估出每個(gè)干系人在項(xiàng)目中的影響大小，并將這些影響按照權(quán)重大小進(jìn)行排序，以便重點(diǎn)做好最這些干系人的管理。

3、管理干系人參與

管理干系人參與是在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中，與干系人進(jìn)行溝通和協(xié)作，已滿足他的需求和期望，解決實(shí)際出現(xiàn)的問(wèn)題，并促進(jìn)干系人合理參與項(xiàng)目活動(dòng)的過(guò)程，通過(guò)這一過(guò)程，幫助我提升干系人對(duì)項(xiàng)目的支持，把干系人的抵制降到最低。我們根據(jù)本項(xiàng)目特點(diǎn)及以往項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，盡最大可能讓項(xiàng)目干系人，尤其是項(xiàng)目各階段的主要影響干系人參與到項(xiàng)目計(jì)劃中來(lái)。根據(jù)項(xiàng)目的《干系人管理計(jì)劃》、《溝通管理計(jì)劃》，我們?cè)O(shè)計(jì)了相應(yīng)的進(jìn)度、績(jī)效溝通報(bào)表（圖）。比如對(duì)權(quán)力大、利益大的客戶方銷(xiāo)售副總，因?yàn)樗琼?xiàng)目的發(fā)起人，也是業(yè)務(wù)需求的主要干系人，我們除了在項(xiàng)目的啟動(dòng)會(huì)議、階段總結(jié)會(huì)議上邀請(qǐng)他參加以外，對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量保證、控制措施也定期采用報(bào)告、報(bào)表的方式進(jìn)行匯報(bào)，使其了解項(xiàng)目進(jìn)展。對(duì)項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中，干系人提出的變更請(qǐng)求，在充分溝通征得理解的基礎(chǔ)上，我們采取正規(guī)的變更流程，通過(guò)CCB進(jìn)行審批，保證了項(xiàng)目范圍不發(fā)生蔓延和鍍金行為。

4、控制干系人參與

隨著項(xiàng)目進(jìn)展和環(huán)境變化，為了維持并提升干系人參與活動(dòng)的效率和效果，我們需要在項(xiàng)目過(guò)程中全面監(jiān)督項(xiàng)目干系人之間的關(guān)系，根據(jù)變化適時(shí)調(diào)整策略和計(jì)劃。在本項(xiàng)目的進(jìn)展過(guò)程中，業(yè)主方財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)人一開(kāi)始對(duì)項(xiàng)目工作非常支持，愿意把本部門(mén)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)鏈接到平臺(tái)，在應(yīng)收賬款往來(lái)中共享數(shù)據(jù)，同時(shí)在調(diào)用本系統(tǒng)的物流單據(jù)直接用于結(jié)算運(yùn)輸費(fèi)用的依據(jù)。但臨近系統(tǒng)接入階段，該負(fù)責(zé)人又提出由于擔(dān)心財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)泄露，不同意財(cái)務(wù)系統(tǒng)與銷(xiāo)售系統(tǒng)的接口。但這樣會(huì)造成銷(xiāo)售業(yè)務(wù)操作人員一套數(shù)據(jù)要在兩個(gè)系統(tǒng)中分別操作的情況，既增加了工作量又降低了準(zhǔn)確性。鑒于這種情況，我首先與該負(fù)責(zé)人溝通，告知其采用分級(jí)設(shè)定權(quán)限的方式不會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息的泄露，并向其展示了本系統(tǒng)的安全保證策略，另一方面，通過(guò)業(yè)主方項(xiàng)目發(fā)起人進(jìn)一步溝通說(shuō)明情況，最終打消了財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)人的顧慮，順利實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口問(wèn)題。

【結(jié)尾語(yǔ)】

經(jīng)過(guò)我們團(tuán)隊(duì)的不懈努力，歷時(shí)半年，本項(xiàng)目終于于2019年10月底，通過(guò)了業(yè)主方組織的驗(yàn)收，為用戶解決了通過(guò)對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)全過(guò)程的在線管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)多個(gè)產(chǎn)品模塊多維度、立體化的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)分析與展現(xiàn)，使企業(yè)的銷(xiāo)售運(yùn)營(yíng)管理上了一個(gè)新的臺(tái)階，得到了業(yè)主的好評(píng)。項(xiàng)目的成功得益于我有效的干系人管理。當(dāng)然，在本項(xiàng)目中，還有一些不足之處，比如，在項(xiàng)目的干系人識(shí)別時(shí)，一開(kāi)始忽視了財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)人這個(gè)隱含的項(xiàng)目干系人，導(dǎo)致在銷(xiāo)售系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的接口過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，不過(guò)，經(jīng)過(guò)我后期的糾偏，并沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生什么影響。在后續(xù)的學(xué)習(xí)和工作中，我將不斷地充電學(xué)習(xí)，進(jìn)一步加強(qiáng)與同行的交流，提升自己的業(yè)務(wù)和管理水平，力爭(zhēng)為我國(guó)的信息化建設(shè)做出自己的努力。

【備注】

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