摘要：
2015年1月，深圳市交警局交通科研所開展了交通信息采集與信息共用平臺(tái)項(xiàng)目以下簡稱”平臺(tái)項(xiàng)目的開發(fā)工作，該平臺(tái)項(xiàng)目是在多個(gè)現(xiàn)有交通監(jiān)控系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)整合及匯總的基礎(chǔ)上，按照業(yè)務(wù)要求，以一定的算法對交通歷史數(shù)據(jù)作出融洽、加工及統(tǒng)計(jì)分析等操作。為用戶提供實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確的市區(qū)內(nèi)整體交通狀況，實(shí)現(xiàn)智能化交通管理及監(jiān)控。我有幸參與了解這個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)，主要負(fù)責(zé)其中的項(xiàng)目采購管理和合同管理工作。

項(xiàng)目采購是從項(xiàng)目組織外部購買項(xiàng)目所需的產(chǎn)品和服務(wù)的過程，通過采購?fù)鈫挝坏漠a(chǎn)品或服務(wù)，以滿足自身業(yè)務(wù)的需求，提高自身業(yè)務(wù)能力水平和效益。合同管理則是確保供方的執(zhí)行符合合同的要求的過程。本文通過描述了本平臺(tái)項(xiàng)目的項(xiàng)目采購管理過程，詳細(xì)論述了項(xiàng)目中的采購管理和合同管理，以及采取的策越和步驟。同時(shí)，就本項(xiàng)目的采購管理和合同管理出現(xiàn)的問題和相應(yīng)措施進(jìn)行了一下反思。

正文：
2015年1月，我參與了深圳市交警局交通科技研究所的平臺(tái)項(xiàng)目的建設(shè)工作。在本平臺(tái)項(xiàng)目建設(shè)之前，該交警局就已有多個(gè)交通應(yīng)用系統(tǒng)，如：ATC及SMOOTH交通監(jiān)控系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)化車牌識別系統(tǒng)、交通誘導(dǎo)系統(tǒng)及OCTV人工錄入系統(tǒng)等。盡管這些系統(tǒng)在各自的領(lǐng)域里都能各司其職，但系統(tǒng)間彼此孤立，其交通信息數(shù)據(jù)的共享性和整合性較差，建設(shè)之初并且有考慮對市區(qū)整體交通信息數(shù)據(jù)的分析和利用。因此，就有必要建設(shè)一個(gè)能夠充分整合現(xiàn)有交通應(yīng)用系統(tǒng)各類交通信息的綜合信息平臺(tái)，以便實(shí)現(xiàn)各類交通信息的開發(fā)和共享。同時(shí)，通過平臺(tái)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析工作，把更完整、可靠的數(shù)據(jù)發(fā)送給外部發(fā)布系統(tǒng)，做到更加準(zhǔn)確和及時(shí)的交通監(jiān)控，從而實(shí)現(xiàn)智能化交通管理。

交通科技研究所是交警局一附屬企業(yè)，主要負(fù)責(zé)交警局新建系統(tǒng)項(xiàng)目的開發(fā)管理及對現(xiàn)有系統(tǒng)的維護(hù)。本所具有一定的開發(fā)能力，也有一些項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)，但人手較少，現(xiàn)有技術(shù)骨干人員手頭上都有相關(guān)的項(xiàng)目在管理和維護(hù)中。更為關(guān)鍵的是：本市8月中旬將舉行世界大學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)，根據(jù)交警局領(lǐng)導(dǎo)的批示，本平臺(tái)項(xiàng)目必須在6月底上線，試運(yùn)行一個(gè)月后，就要正式投入大運(yùn)會(huì)交通監(jiān)控管理的工作中。鑒于項(xiàng)目工期較緊迫，而且項(xiàng)目非常強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的穩(wěn)定性和成熟性，我所經(jīng)過幾次研討會(huì)議，決定通過向外單位采購方式解決項(xiàng)目需求。

采購策略可分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購，招標(biāo)采購就是由我方提出招標(biāo)條件和要求，由多方供應(yīng)商參與投標(biāo)。通過招標(biāo)的方式，我方能獲得比較合理的價(jià)格和優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，同時(shí)也可以促進(jìn)供應(yīng)商之間的公平競爭。非招標(biāo)方式多用于標(biāo)識規(guī)格的產(chǎn)品采購，通過市場多方詢價(jià)的方式，選擇供應(yīng)商，相對比較簡單方便。而對于項(xiàng)目的采購管理過程而言，則可分為6個(gè)過程：

采購計(jì)劃編制：確定是否采購，采購什么，如何采購、何時(shí)采購等問題；合同編制：包括準(zhǔn)備招標(biāo)、詢價(jià)所需要的文件和確定合同簽訂的評估標(biāo)準(zhǔn)。記錄項(xiàng)目對于產(chǎn)品和服務(wù)的需求，并且尋找潛在的供應(yīng)商；招標(biāo)：依法公平、公正、公開地進(jìn)行招標(biāo)工作，發(fā)布項(xiàng)目采購招標(biāo)書，接受供應(yīng)商的投標(biāo)書；供方選擇：按照科學(xué)、合理的評估標(biāo)準(zhǔn)，組織相關(guān)專家進(jìn)行評標(biāo)活動(dòng)，審查、比較所有投標(biāo)書，選擇綜合能力及性價(jià)比較高的供應(yīng)商與之談判并簽訂最終合同；合同公里：合同管理是依據(jù)簽署的協(xié)議，確保供方的項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)符合合同要求的一系列過程；合同收尾：包括確認(rèn)產(chǎn)品或服務(wù)是否符合合同要求，以及對項(xiàng)目管理過程的收尾。

采購工作說明書，是根據(jù)項(xiàng)目范圍說明書、WBS和WBS字典制定而成。說明書詳細(xì)地規(guī)定了采購項(xiàng)目，以便潛在的供方確定他們是否有能力提供項(xiàng)目。項(xiàng)目合同就是定義買賣雙方各自義務(wù)的協(xié)議，對于供應(yīng)商而言，就是定義其提供的指定產(chǎn)品或服務(wù)，項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、款項(xiàng)交付等事項(xiàng)的協(xié)議。項(xiàng)目合同是項(xiàng)目的采購管理計(jì)劃得以瞎利實(shí)施的保證。

綜合項(xiàng)目的復(fù)雜程度和專業(yè)性，我所決定通過招標(biāo)方式，選擇實(shí)力及規(guī)模較大的行業(yè)領(lǐng)先軟件企業(yè)作為項(xiàng)目的軟件供應(yīng)商。對于硬件設(shè)備，其價(jià)格比較透明，技術(shù)參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)化程度較高，購買及維護(hù)也比較方便。因此，我們決定自行通過國內(nèi)代理商訂購所需產(chǎn)品。

對于項(xiàng)目的采購過來工作而言，其成敗的關(guān)鍵在于采購計(jì)劃編制活動(dòng)、招標(biāo)活動(dòng)的科學(xué)合理的安排以及對項(xiàng)目采購合同的完善管理：

一、充分了解項(xiàng)目狀況和項(xiàng)目實(shí)際需求，做好采購計(jì)劃編制。

在編制采購計(jì)劃前，我們組織相關(guān)行業(yè)特別是有同類型項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的專家，對平臺(tái)項(xiàng)目的開發(fā)成本做了估算。一方面，估算平臺(tái)大致成本，以便檢查是否有直接預(yù)算支持；另一方面，也

可以作為合同的一個(gè)約束條件，控制項(xiàng)目成本。經(jīng)過多次商討，定出成本估算值，并決定采用固定總價(jià)合同類型。

編制項(xiàng)目采購計(jì)劃最忌“關(guān)起門來，自作自受”，詳細(xì)、科學(xué)、合理的采購計(jì)劃是以項(xiàng)目實(shí)際情況作為立足點(diǎn)的。特別是對本平臺(tái)項(xiàng)目，涉及多個(gè)不同的應(yīng)用系統(tǒng)，用戶類型和交涉的部門都比較多。因此，在制定采購計(jì)劃前，我們多次走訪各部門業(yè)務(wù)人員，并特別就業(yè)務(wù)關(guān)鍵崗位進(jìn)行了全方位的學(xué)習(xí)和深入了解。這大大方便了我們界定清楚項(xiàng)目范圍，制作出初步的項(xiàng)目范圍說明書，并以其為基礎(chǔ)制作項(xiàng)目采購工作說明書及采購管理計(jì)劃。

二、科學(xué)、合理的招標(biāo)過程，是為了通過公平、公開的競爭，讓優(yōu)秀的供應(yīng)商脫穎而出，這也是獲得優(yōu)質(zhì)的項(xiàng)目成果的關(guān)鍵。

在招標(biāo)過程中，我們先在本市的政府采購中心網(wǎng)站登記相關(guān)招標(biāo)信息，并舉行了最初的供應(yīng)商碰頭會(huì)，以便我們就參與投標(biāo)的各個(gè)供應(yīng)商一個(gè)初步了解，也有利于潛在供應(yīng)商對我們的項(xiàng)目有一個(gè)清晰、共同的理解。投標(biāo)之前，我們同行業(yè)專家就相關(guān)競標(biāo)企業(yè)進(jìn)行了摸底排查，大致對其規(guī)模和實(shí)力有一定的了解。同時(shí)，就平臺(tái)項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定了評標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)及策略。招標(biāo)過程中，我們先根據(jù)本行業(yè)信息系統(tǒng)的要求，設(shè)置篩選系統(tǒng)要求競標(biāo)企業(yè)必須擁有計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成二級（或以上）資質(zhì)和國家涉密計(jì)算機(jī)系統(tǒng)集成乙級或以上資質(zhì)。然后依據(jù)前期研討會(huì)確定的項(xiàng)目技術(shù)參數(shù)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，按照重要程度對每一個(gè)評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定一個(gè)權(quán)重，按照供方所得項(xiàng)目技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)綜合分，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)價(jià)格作為選擇供方的依據(jù)。

經(jīng)過幾輪評選活動(dòng)后，我們選擇了一家規(guī)模和實(shí)力較大，技術(shù)綜合得分及性價(jià)比都比較高的A公司作為本平臺(tái)項(xiàng)目的供方。A公司作為本行業(yè)的領(lǐng)先者，擁有多個(gè)類似項(xiàng)目的成功案例，而且之前也和本市警局做過其他業(yè)務(wù)項(xiàng)目，用戶口碑和行業(yè)評價(jià)都比較好。因?yàn)橹芭c交警局有過合作項(xiàng)目，也比較熟悉我方的采購管理流程。

三、合同管理是確保供方的執(zhí)行符合合同要求的過程，是規(guī)范供方項(xiàng)目建設(shè)行為的標(biāo)準(zhǔn)。

鑒于本平臺(tái)項(xiàng)目的特殊情況，在本合同中，我們特別強(qiáng)調(diào)平臺(tái)項(xiàng)目的交付期和質(zhì)量。平臺(tái)項(xiàng)目開發(fā)期從2015年1月中旬開始，計(jì)劃6月底交付系統(tǒng)并進(jìn)行試運(yùn)行。合同的付款方式，我們按照這一的模式進(jìn)行：附有首付款，按照項(xiàng)目關(guān)鍵里程碑設(shè)置多個(gè)進(jìn)度款，每個(gè)里程碑能如期完成的支付特定額度的款項(xiàng)一般為合同的20%-30%。未能按期完成的，按照進(jìn)度情況處于相應(yīng)罰款。平臺(tái)項(xiàng)目能如期充工，并順利通過試運(yùn)行及驗(yàn)收，按合同說明共支付90%的合同額。項(xiàng)目建設(shè)完成后，留10%作為尾款，在供方免費(fèi)維護(hù)期過后一年付清。系統(tǒng)開發(fā)過程中涉及交警局的機(jī)密信息和部分執(zhí)法信息，對此，我們也做了信息保密的要求。在多方共同合作努力下，平臺(tái)項(xiàng)目在2015年6月底順利通過驗(yàn)收，基本實(shí)現(xiàn)了合同協(xié)議和項(xiàng)目范圍說明書的要求。經(jīng)過一個(gè)月的試運(yùn)行后，正式投入使用，并在大運(yùn)會(huì)期間獲得良好的實(shí)用效果，得到了相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和國外來賓的高度評價(jià)。

我也就項(xiàng)目采購管理過程的一些不足之處進(jìn)行了反思，例如：合同管理中，我們就A公司一些不符合合同要求的現(xiàn)象，在未經(jīng)溝通情況下，對其進(jìn)行了處罰。A公司認(rèn)為是雙方溝通不到位造成的，所以對單方面的處罰多有微詞。經(jīng)過這次項(xiàng)目建設(shè)，我體會(huì)到，項(xiàng)目合同不應(yīng)該成為甲方的“棒子”，而是作為雙方共同為項(xiàng)目目標(biāo)努力的標(biāo)尺，這也是項(xiàng)目采購管理的成功保障。

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