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論信息系統(tǒng)項目的整體管理

【摘要】

2016年10月，XX省衛(wèi)生健康委啟動了XX省分級轉診服務平臺建設項目, 我在項目中擔任項目經理，負責項目的全面管理工作。該平臺作為全省上下級醫(yī)院轉診的信息化通道，為老百姓提供門診、檢查、住院、日間手術等4大轉診功能，建設費用440萬，于2017年10月順利通過客戶方驗收。該項目建設規(guī)模大，需求內容多，涉及軟件子系統(tǒng)和硬件設備繁多，集成難度較大，建設時間緊，涉及干系人多。本文以此項目為例，討論了信息系統(tǒng)項目建設過程中的整體管理，主要包括制定項目章程、制定項目管理計劃、指導與管理項目執(zhí)行、監(jiān)控項目工作、實施整體變更控制、結束項目等內容。項目有效提高了整體管理水平，滿足了項目干系人需求和期望。

【正文】

2016年10月，XX省衛(wèi)生健康委啟動了XX省分級轉診服務平臺建設項目，我公司在公開招標中成功中標，中標金額為440萬元。我在項目中擔任項目經理，負責項目的全面管理工作。該項目歷時一年，于2017年10月順利通過客戶方驗收。該項目旨在貫徹國家“分級診療”制度，建立“基層首診、雙向轉診、急慢分治、上下聯(lián)動”的分級診療體系，為分級診療搭建上下級醫(yī)院轉診的信息化通道。平臺為老百姓提供門診、檢查、住院、日間手術等4大轉診功能，采用J2EE技術架構，開發(fā)環(huán)境為eclipse，開發(fā)語言為Java，數據庫采用MySQL5.6。

該項目建設規(guī)模大，需求內容多，涉及軟件子系統(tǒng)和硬件設備繁多，集成難度較大，建設時間緊，涉及干系人多，是XX省衛(wèi)生健康委的年度重點工程。為了保證項目圓滿完成，我組建了強矩陣的項目組織結構，通過有效的項目管理，特別是出色的整體管理，獲得了良好的績效。本文將圍繞該項目的整體管理進行重點討論。

一、制定項目章程

項目章程是正式批準一個項目的文檔。我公司中標該項目后不久就發(fā)布了該項目的項目章程，對項目的目標、范圍、概要里程碑、概要預算等提出要求，并任命我為該項目的項目經理。之后由公司領導召集市場、軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成、售后維護、采購等部門人員以及客戶方項目負責人召開了啟動會。會上，公司領導授權我可以調配與項目有關的資源。有了正式任命和授權，為日后項目工作提供了良好的保證。項目啟動后，我邀請客戶方、監(jiān)理方、技術骨干確定了大致的項目范圍，也就是明確該項目需要開展哪些工作，需要提交哪些最終和階段交付物，并確定了它們的大致提交時間。

二、制定項目管理計劃

制定一個好的項目管理計劃是管理大型復雜信息系統(tǒng)項目的關鍵。在該項目一開始我將主要時間和精力用在項目管理計劃制定上，我組織項目骨干成員，根據項目章程、項目招投標文件搭建了《項目管理計劃主干計劃》，對項目的總體任務目標、整體進度安排、主要約束條件等進行了規(guī)劃。然后我組織其它計劃編制人員在主干計劃指導下依據公司的模板制定了《項目質量管理計劃》、《項目配置管理計劃》等子計劃。我們把這些子計劃整合到《項目管理計劃主干計劃》中。經過幾次調整，第一版《項目管理計劃》終于制定完畢。

三、指導與管理項目執(zhí)行

指導與管理項目執(zhí)行就是通過各種行動來執(zhí)行項目管理計劃，以完成項目范圍說明書中所定義的各項工作并提交項目合格交付物的過程。項目管理計劃解決了“如何做”的問題，而指導與管理項目工作就是解決“做得好”的問題。為了讓人人都能做好自己的工作，并發(fā)揮團隊的力量，我采用了一些措施。首先，我高度重視計劃的宣貫和執(zhí)行。我組織項目組所有成員認真學習《項目管理計劃》，要求他們必須從全局上了解項目的總體計劃。在此基礎上要求人人都要清楚自己的工作在整個計劃中的位置和作用，明白自己工作的標準。如果發(fā)現有人沒有達到所要求的做事標準，則要求小組負責人組織業(yè)務培訓，直至勝任工作。其次，我特別注意培養(yǎng)和塑造一種團隊協(xié)作的文化。雖然也認可少數成員的突出作用，但更多的是強調團隊的集體成績，使大家在潛意識中產生為團隊成績而努力的愿望。再次，我努力將管事和管人相結合。一方面，利用我豐富的項目經驗為大家做好工作提供力所能及的指導，同時也注意觀察項目成員的思想動態(tài)，發(fā)現工作表現深層次的原因，力爭治標又治本。

四、監(jiān)控項目工作

監(jiān)控項目工作就是將項目的執(zhí)行情況與計劃進行比較，發(fā)現偏差過大，及時采取糾偏措施的過程。在該項目中我主要采取掙值管理方法對項目的進度和成本進行綜合監(jiān)控。我們一般是每 2周進行一次掙值分析，將 PV（計劃值）、 AC（實際值）和 EV（掙值）繪制成“S曲線”，并根據 PV、AC和 EV及其它相關信息進行項目偏差分析和趨勢分析，根據偏差情況及時采取相應的控制措施。例如在項目進行到中期的時候，我們進行了一次績效測量， PV=150萬元，AC=140萬元，EV=130萬元，計算得出SV=EV-PV=130-150=-20元，CV=EV-AC=130-140=-10萬元，由此得出進度落后，成本超支。為此我們采取了幾項措施，主要包括：向公司要求增派高效的人手，內部進行了幾期培訓，對活動安排進行了適當調整等，取得了明顯的效果，一個月后，成本和進度都達到了計劃的要求。

另外，我們通過每周例會的方式進行監(jiān)控的。我們每周五下午召開項目例會，在例會上項目小組匯報工作完成情況、存在的問題等，會上大家對存在的問題進行分析，提出改進建議，會后形成正式會議紀要，并安排專人監(jiān)督和跟蹤落實。通過這些方法的綜合運用，有效地保證了項目工作的可控。

五、實施整體變更控制

實施整體變更控制是審查變更請求，批準或拒絕變更，并對變更處理結果進行溝通的過程。對變更控制管理得好壞直接關系到項目能否成功。我們與客戶深入溝通，共同制定了《項目變更控制管理辦法》。在該管理辦法中，明確了什么樣的變更需要什么的人批準，進行變更需要按照什么流程等。在項目進行過程中，雖然有不少甲方的人員提出了一些無理的變更，但由于有雙方領導簽字的變更管理辦法，比較容易化解這些人由于沒有按照其要求進行變更而產生的怨氣。同時遵循規(guī)范的流程進行變更，也避免了一些雙方無謂的爭執(zhí)。

六、結束項目或階段

項目收尾是指完結所有項目管理過程組的所有活動，以正式結束項目的過程。在本項目中，考慮到這是一個大型復雜項目，我們切實進行了項目收尾相關工作，主要包括：資料及維護工作移交售后部門，對售后人員進行了培訓，評估項目完成情況和質量，撰寫項目經驗教訓總結等。

【結束語】

在XX省分級轉診服務平臺建設項目中，我全面應用了項目整體管理方法，使得該項目在整體管理方面取得良好績效。平臺在2017年10月全部上線并順利通過用戶驗收。截止目前，平臺運行穩(wěn)定，已經為120萬人提供了轉診服務。我總結了如下幾條經驗：把自己的主要精力放在項目計劃和對項目整體工作的宏觀把控上;建立項目的內部管理團隊，實現分級管理，但必要時，也要深入一線了解項目的具體情況;建立起各方的協(xié)同工作機制，用機制來推動各項工作的開展。當然在成功的背后也存在一些不足之處，例如制定計劃過程中項目成員參與不夠，雖然我自己很重視計劃，但制定出來的計劃團隊成員不一定認同。牢記不足，吸取教訓，相信通過不斷的積累和不懈的努力，我的信息系統(tǒng)項目管理能力一定可以得到不斷提高。

【備注】

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