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2006年下半年論項目的整體管理

項目整體管理是項目管理中一項綜合性和全局性的管理工作。項目整體管理的任務之一就是要決定在什么時間做哪些工作，并協(xié)調各項工作以達到項目的目標。

項目經理或其所在的組織通常會將項目分成幾個階段，以增強對項目的管理控制并建立起項目與組織的持續(xù)運營工作之間的聯(lián)系。

請圍繞“項目的整體管理”論題，分別從以下三個方面進行論述：

1．簡要敘述你參與管理過的大型信息系統(tǒng)項目（項目的背景、發(fā)起單位、目的、項目周期、交付的產品等）。

2．針對下列主題，請結合項目管理實際情況論述你是如何進行項目整體管理的。

（1）信息系統(tǒng)項目的階段如何劃分？

（2）每個階段應完成哪些工作？

（3）每個階段應提交哪些交付物？

（4）每個階段都有哪些種類的人員參與？

（5）該項目實施階段有哪些過程？

3．結合大型項目管理的特點簡要敘述你管理大型項目的經驗體會。

論信息系統(tǒng)項目整體管理論文

摘要：

2013年3月，我參加了××集團信息化平臺的建設，擔任項目經理，負責項目的整體推進和管理工作。該項目預算500W，要求在6個月內完成。項目采用J2EE框架，三層結構，模組化思想設計。通過該項目的實施，為該集團建立了綜合物流業(yè)務平臺，并與財務、辦公、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)交互與共享，為集團建立了統(tǒng)一的內部門戶與決策管理平臺。幫助該集團順利通過了××省重點物流企業(yè)技術中心的評定。

本文結合作者在項目中管理中的實踐，討論了項目整體管理在項目建設中的重要性，通過科學的編制項目整體管理計劃，并據(jù)此指導和管理項目的執(zhí)行，重視項目整體變更控制，最后保證了項目能按時高質量的交付使用。

正文：

我于2013年3月參與了××集團信息化平臺項目的建設，在該項目中擔任了項目經理一職，該項目預算500W，要求在6個月內完成，經過項目組全體成員的共同努力，該項目9月正式驗收交付使用。并在此基礎上，幫該集團在10月順利通過了省重點物流企業(yè)技術中心的評定，項目取得了客戶較好的評價。

該集團原有的業(yè)務管理系統(tǒng)使用已有5年左右，功能相對簡單。隨著該集團的業(yè)務規(guī)模發(fā)展，在全國擁有15個物流分中心，原有的系統(tǒng)已經無法適應業(yè)務的需要，該集團提出要重新開發(fā)建設物流綜合業(yè)務平臺，并與在用的集團財務結算系統(tǒng)，集團辦公OA系統(tǒng)以及各分中心的視頻監(jiān)控系統(tǒng)等做系統(tǒng)集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)交互與共享。通過運用PDA、智能手機等移動終端、條碼技術、RFID標簽、GIS定位技術等先進技術實現(xiàn)物流業(yè)務的集中監(jiān)控、實時調度、實時反饋等智能化管理，提高作業(yè)效率，減少管理風險，提高綜合競爭力。

該項目在當年2月初公開招標，我所在的系統(tǒng)集成公司參與了投標并順利中標。項目合同在3月簽訂。由于我參與了該項目的前期投標工作，公司委派我為該項目的項目經理。接受任命后，隨后成立了項目組，進駐該集團參與項目前期的需求調研工作。通過專題座談會、問卷、訪談、現(xiàn)場查看等方式詳細了解了客戶的需求以及業(yè)務模式。結合合同標書以及需求調研了解的信息，我發(fā)現(xiàn)該項目存在干系人眾多、開發(fā)任務重、時間緊迫和成本投入大等問題，我認為要想順利完成該項目，必須對該項目進行科學的項目整體管理，制定項目整體管理計劃，并據(jù)此指導和管理項目的執(zhí)行，重視項目整體變更控制。保證項目范圍、時間、成本、質量、資源等各要素過程能相互協(xié)調統(tǒng)一，最終保證項目能按計劃順利實施交付使用。

下面就我在該項目管理中如何運用項目管理知識，實踐項目整體管理過程談一下我的做法與感受：

一、啟動項目、制訂項目章程、形成項目初步范圍說明書

項目章程是正式批準一個項目的文檔。在項目章程中描述了項目目的、干系人的期望需求、項目交付物、概要的預算、概要的里程碑、相關約束和假設等內容，最重要的是書面指定了項目經理，并對項目經理進行了明確的授權，以便他可以使用組織資源順利的開展執(zhí)行項目活動。

本項目是公司進入傳統(tǒng)物流領域的第一個大型信息系統(tǒng)集成項目，公司領導層對此項目都很重視。項目合同簽訂后，召開了項目啟動會議，正式發(fā)布了項目章程。會上任命我為該項目的項目經理，并安排了4名同事作為項目組成員共同展開工作，并承諾可以按項目的進度隨時申請調配資源。我們項目組隨后召開會議，根據(jù)項目章程、項目合同、項目標書等分析了項目干系人和項目的初步范圍，通過修改公司項目管理信息系統(tǒng)中的相應模板，形成項目初步范圍說明書，確定了初步的項目范圍。

二、制定項目管理計劃

古語有云“凡事預則立，不預則廢”，意思是做任何是都要事先制訂計劃。項目計劃是項目管理的基礎，計劃的制訂貫穿于整個項目過程，項目實施過程中各種因素的變化都可能導致項目計劃的修正，所以說一份科學合理的項目整體計劃可以指導項目的順利實施，是保證項目取得成功的關鍵。

在本項目中，我們運用公司數(shù)據(jù)庫中的項目管理計劃模板進行編制，主要包括：項目簡介、項目組織、管理過程、技術過程以及進度和成本等五個部分。管理過程重點從項目范圍、質量、風險、溝通、人力資源這幾個方面確定相應的管理計劃；技術過程主要從開發(fā)工具、方法和技術以及軟件需交付的產品、文檔等方面制訂詳細計劃；另外對項目實施影響大的成本和進度我們單獨進行了詳細的計劃編制，確定了項目里程碑及預算投入計劃。通過項目整體計劃的編制，明確了項目的各項有關內容，如組織結構、項目的可交付物、使用的技術方法、資源的需求、成本預算的分配、進度計劃等等，為指導和管理項目的執(zhí)行提供了具體依據(jù)。

三、通過對項目進度、成本、質量的全面跟蹤和控制，指導和管理整個項目的執(zhí)行

項目的實施需要依靠項目計劃來進行指導和管理。項目經理應該對項目的進度、成本、質量做到全面的跟蹤和掌控。在本項目中，我通過詳細的工作進度計劃表，結合責任分配矩陣，為每個項目組成員分配了相應的項目活動以及活動的起止時間和持續(xù)時間。通過要求項目組成員每天撰寫工作日志，以及每周舉行工作例會的方式，時刻掌握項目的進展狀況。通過運用掙值計算的方法，判斷項目進度、成本的偏差情況，運用計劃比較甘特圖確定項目當前的進度以及所處的狀態(tài)，并對項目未來的進度、成本等進行預估，繼而形成項目績效報告，向公司領導以及甲方領導等干系人進行匯報。另外在項目執(zhí)行中，我也注重團隊建設和管理，通過集中辦公、虛擬團隊等方式開展工作，根據(jù)大家的興趣愛好，組織大家爬山、郊游等活動增進團隊的凝聚力。在項目推進中，我還注重項目的風險管理和溝通管理工作，項目執(zhí)行過程中發(fā)生的變更會導致項目風險的發(fā)生，這就需要項目經理時刻注意進行風險識別和防范，通過和項目團隊成員的溝通、和甲方干系人的溝通、和公司領導的溝通，尋找解決問題的最佳方案。本項目中我們還專門設置了質量管理員，建立了質量管理計劃，通過實施質量管理過程，保證了項目的高質量交付。

項目計劃和項目實施之間是相互關聯(lián)不可分割的，計劃指導項目實施，項目實施又促進了計劃的改進。作為項目經理要清晰的認識到這一點，才能做好項目的整體監(jiān)控。

四、項目計劃的監(jiān)控和整體變更控制

計劃的編制都是基于原有的經驗來做的，難免會和實際情況有所偏差。監(jiān)督和控制項目工作就是要對項目的整個執(zhí)行過程采取糾正和預防措施來控制項目績效的過程，它貫穿于項目的整個生命周期。對于可能發(fā)生的變更，需要采取有效的整體變更控制技術加以管理，始終使項目變更處在可控的狀態(tài)。這也是項目經理和項目組的一項重要工作。

考慮到本項目是軟硬件集成項目，軟件開發(fā)活動占主要部分。我們從一開始就建立了配置管理系統(tǒng)，制定了變更控制流程，并實行了單一接口人制度。當項目干系人提出變更請求時，由項目組受理請求并進行評估（時間、質量、范圍、成本方面），不涉及基線的直接由我批準變更，涉及基線的變更需向CCB（本項目的CCB由甲方信息部經理、QA人員、我以及一位公司副總組成）提交書面變更申請，由CCB審批同意后進行變更，變更實施后需驗證變更效果，按溝通管理計劃通知相關干系人，最后將變更記錄歸檔。通過建立配置管理系統(tǒng)和實施變更控制流程，使本項目的變更控制與管理工作規(guī)范有序。

五、項目收尾

項目整體管理計劃還需執(zhí)行項目收尾工作，主要分合同收尾和管理收尾。

管理收尾包括項目階段性收尾和整個項目的收尾。在本項目中，我們設置如下幾個重要里程碑：需求分析、平臺開發(fā)、系統(tǒng)集成、驗收交付。在每個里程碑處，我都要求進行評審確認，把項目和階段信息進行歸檔以便為未來的項目提供參考。項目經理還需要認真做好合同收尾工作，根據(jù)本次合同約定的付款條款，根據(jù)項目的進度情況，我及時要求甲方履行合同付款義務，保障了公司的利益。

該項成功實施順利交付使用已經一年有余，至今運行良好，獲得了客戶的好評。回顧整個過程，主要得益于在項目初期對項目進行了整體管理，合理科學的制定了整體管理計劃并以此指導項目的執(zhí)行、在執(zhí)行過程中認真執(zhí)行了項目整體變更控制，使項目始終處在可控狀態(tài)。這為我在今后的項目管理積累了寶貴的實戰(zhàn)經驗。