小李是國(guó)內(nèi)某知名IT公司的項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)西南某省的一個(gè)企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)的管理。
在該項(xiàng)目合同中，簡(jiǎn)單列出了項(xiàng)目承建方應(yīng)該完成的工作，據(jù)此小李自己制定了項(xiàng)目的范圍說(shuō)明書(shū)，甲方的有關(guān)工作由其信息中心組織和領(lǐng)導(dǎo)，信息中心主任兼任該項(xiàng)目的甲方經(jīng)理。可是在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，有時(shí)是甲方的財(cái)務(wù)部直接向小李提出變更需求，有時(shí)是甲方的銷(xiāo)售部直接向小李提出變更需求，而且又是這些需求又是矛盾的，面對(duì)這些變更需求，小李試圖用范圍說(shuō)明書(shū)來(lái)說(shuō)服甲方，甲方卻動(dòng)輒用合同的響應(yīng)條款作為依據(jù)，而這些條款要么太粗，不夠明確，要么小李與他們理解不同，因此小李對(duì)這些變更需求不能簡(jiǎn)單的接受或拒絕而左右為難，他感到很沮喪，如果不改變這種狀況，項(xiàng)目看來(lái)是遙遙無(wú)期。
問(wèn)題一、針對(duì)上述情況，請(qǐng)分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因
問(wèn)題二、如果你是小李，你怎樣在合同談判、計(jì)劃和執(zhí)行階段分別進(jìn)行范圍管理
問(wèn)題三、說(shuō)明合同的作用，詳細(xì)范圍說(shuō)明書(shū)的作用，以及兩者之間的關(guān)系

問(wèn)題解答：
問(wèn)題一、問(wèn)題產(chǎn)生的原因：
1、合同沒(méi)有制定好，沒(méi)有對(duì)具體完成的工作行程明確清晰的條款
2、甲方?jīng)]有對(duì)各部門(mén)的需求及其變更進(jìn)行統(tǒng)一的組織和管理
3、缺乏變更/拒絕的準(zhǔn)則
4、由于乙方對(duì)項(xiàng)目的干系人及其關(guān)系分析不到位，缺乏足夠的信息來(lái)源，范圍定義不全面，不準(zhǔn)確
5、甲乙雙方對(duì)項(xiàng)目認(rèn)可和承諾
6、缺乏項(xiàng)目全生命周期的范圍控制
7、缺乏客戶(hù)/用戶(hù)參與
問(wèn)題二、在合同談判、計(jì)劃和執(zhí)行階段應(yīng)該：
合同談判階段
1、確定明確的工作說(shuō)明書(shū)或更細(xì)化的合同條款
2、在合同中明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，尤其是關(guān)于變更問(wèn)題
3、采取措施，確保合同簽約雙方對(duì)合同的條款理解是一致的
計(jì)劃階段
1、編制項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)
2、創(chuàng)建工作的分解結(jié)構(gòu)
3、制定項(xiàng)目的范圍管理計(jì)劃
執(zhí)行階段
1、在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)易分解的各項(xiàng)任務(wù)的跟蹤和記錄
2、建立與項(xiàng)目干系人進(jìn)行溝通的統(tǒng)一渠道
3、建立整體變更控制的規(guī)程并執(zhí)行
4、加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目階段性成果的審核確認(rèn)
項(xiàng)目全生命周期變更管理
1、在項(xiàng)目管理體系中應(yīng)該統(tǒng)一有一套嚴(yán)格、適用、高效、的變更程序
2、規(guī)定對(duì)用戶(hù)的范圍申請(qǐng)變更請(qǐng)求、應(yīng)正式提出變更申請(qǐng)，并經(jīng)雙方項(xiàng)目經(jīng)理審核后，作出相應(yīng)的處理
問(wèn)題三、合同的作用，詳細(xì)范圍說(shuō)明書(shū)的作用，以及兩者之間的關(guān)系
合同法規(guī)定，合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。合同是買(mǎi)賣(mài)雙方共同遵守的協(xié)議。賣(mài)方有義務(wù)提供和保證規(guī)定的產(chǎn)品和服務(wù)。而買(mǎi)方有義務(wù)支付合同規(guī)定地價(jià)款。
項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)詳細(xì)描述了項(xiàng)目的可交付物，和產(chǎn)生這些可交付物必須做的項(xiàng)目工作。項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)在所有項(xiàng)目干系人之間建立了一個(gè)對(duì)項(xiàng)目范圍的共識(shí)，描述了項(xiàng)目的主要目標(biāo)能使團(tuán)隊(duì)能進(jìn)行更詳細(xì)的規(guī)劃，指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目實(shí)施階段的工作，并為評(píng)估是否為客戶(hù)需求進(jìn)行變更或附加工作是否在范圍之內(nèi)提供基線。
合同是制定范圍說(shuō)明書(shū)的依據(jù)。